Блог

Просмотрено 102

Преимущества программ для контроля за исполнением поручений

Программа контроля исполнения поручений незаменима при реализации масштабных проектов и повседневных задач. Большая часть таких программных продуктов не имеет акцента на использование в конкретной отрасли, поэтому это универсальные решения, которые могут использоваться в любом направлении, от строительства и производственной деятельности до сферы услуг. Внедрение такого ПО оптимизирует контроль исполнения поручений — программы показывают выполнение задач в режиме реального времени.

В большинстве случае в подобных программных продуктах присутствуют следующие инструменты, помогающие ставить задачи и отслеживать их выполнение:

  • Планировщик. Во многих программах он синхронизируется с Google-календарем, что помогает проверять список дел даже со смартфона или другого компьютера, подключенного к тому же аккаунту. Кроме того, этот инструмент показывает загрузку персонала, что помогает равномерно распределять задачи.
  • Система уведомлений. Благодаря оповещениям не приходится тратить время на звонок или отправку сообщения о поставленной задаче — исполнитель получает уведомление на компьютер, электронную почту или мобильный телефон.
  • Набор статусов. Благодаря такому разграничению задач всегда видно, какие из поручений взяты в работу, а какие еще ждут своей очереди.
  • Диаграмма Ганта. Это решение помогает отслеживать ход работ даже по сложному и многоэтапному проекту, а также планировать дальнейшие действия. Каждая задача показана визуально.

Когда требуется обеспечить контроль исполнения поручений и оформления документов, программа полезна не только для руководителей, но и для рядовых сотрудников. С ее помощью персонал всегда знает, какие задачи предстоит выполнить, а также видит наиболее приоритетные дела. Это помогает повысить продуктивность работы: исполнители не теряют времени в ожидании поручения. Кроме того, снижается влияние человеческого фактора, когда руководитель забыл сообщить о задаче, которую нужно выполнить.

программа контроля исполнения поручений с диаграммой ганта

Отдельным плюсом является прозрачность — в списке поручений всегда видно кто поставил задачу, когда она принята к исполнению, вносил ли кто-либо в нее изменения. Но это не предел. Так, к примеру, в Мегаплане видно, какие сотрудники увидели не только задачу, но и комментарий к ней. Благодаря этому исполнитель не сможет оправдать срыв дедлайна тем, что был не в курсе, — программа покажет даже время просмотра.

Как ПО для контроля поручений экономит время

Когда в компании внедрена программа для контроля исполнения поручений, в большинстве случаев это приводит к положительным последствиям — к экономии времени. Такой эффект происходит благодаря шаблонам. Они полезны и при постановке однообразных задач, и при заполнении документов — не приходится повторно выполнять одни и те же действия.

Внедренная в организации программа для контроля исполнения поручений позволяет снизить количество планерок и совещаний, которые зачастую приводят к потерям времени. Кроме того, за счет удобного интерфейса она помогает с легкостью контролировать даже большой объем задач.

Экономия времени происходит и за счет автоматизации ряда процессов. Это отправка уведомлений и составление отчетов. Помогает в этом и уже упомянутая диаграмма Ганта, которая наглядно показывает затраты времени на каждую из поставленных задач — это помогает оптимизировать сроки.


Повышайте эффективность с Мегапланом
Выполнение задач и управление продажами еще никогда не были такими простыми и эффективными!
Попробовать бесплатно

Какую программу выбрать для контроля за исполнением задач

Многим пользователям интересна какая-либо бесплатная программа для контроля исполнения поручений — такие варианты снижают расходы на ПО. Но важно понимать, что у такого софта могут быть недостатки.

Минусы программы контроля исполнения поручений

Поэтому бесплатные программные продукты оправдывают свое использование только в случаях, когда речь идет об очень небольшом бизнесе или ПО устанавливается как прикладной софт для выполнения какой-либо одной задачи. В более крупных компаниях внедрение таких решений может привести к снижению качества выполнения поручений или срыву сроков.

Выбирая Мегаплан, вы получаете современный программный продукт, ориентированный на использование в организациях различного масштаба, от малого бизнеса до крупных холдингов. Это ПО, ориентированное на удобную постановку и контроль за выполнением задач даже в масштабных проектах. Простой интерфейс способствует быстрому внедрению: он понятен даже пользователям, которые ранее не сталкивались с такими программами.

С помощью Мегаплана можно:

  • ставить задачи и отслеживать сроки выполнения;
  • распределять поручения между исполнителями, руководствуясь их загруженностью;
  • делегировать задачи для оптимизации рабочего времени;
  • разграничивать доступ к данным, чтобы у каждого сотрудника было свое рабочее поле;
  • контролировать продуктивность персонала;
  • планировать личные и рабочие дела;
  • проводить совещание по видео;
  • автоматически формировать отчеты.

К преимуществам Мегаплана можно отнести и бесплатный тестовый период, который предоставляется пользователям на две недели. За это время можно попрактиковаться в контроле задач, которые выполняют сотрудники компании. Кроме того, можно упростить внедрение ПО, воспользовавшись помощью учебного центра Мегаплана, — это обеспечит быструю адаптацию персонала к новой программе.

Вопросы и ответы

Можно ли пользоваться программой и на компьютере, и на смартфоне?

Такая возможность зависит от разработчика. Так, пользователям Мегаплана доступно мобильное приложение, с помощью которого можно контролировать работу в компании, находясь вдали от компьютера.

Насколько сильно нужно менять техническую базу, чтобы внедрить такую программу?

Если выбрана облачная версия Мегаплана, никакой модернизации технической базы не потребуется. Все данные в этом случае хранятся на серверах разработчика. Не стоит волноваться за конфиденциальность — они надежно защищены.

Как происходит выполнение задачи, когда в работе задействованы разные отделы?

Никаких дополнительных действий предпринимать не придется — задача при смене статуса автоматически будет направлена по цепочке, если заранее определен такой сценарий. Это решение помогает снизить потери времени при выполнении задач, включенных в проект.

Может заинтересовать: