Программы управления компанией: 7 поводов для использования такого ПО

Современные программы для управления компанией — это комплексное решение многих проблем, с которыми сталкиваются предприниматели из разных сфер бизнеса. Поэтому установка такого ПО — это, скорее, необходимость, а не причуда прогрессивного руководителя. Но в этом правиле есть и исключения — о них поговорим чуть позже. Начнем с того, почему компаниям нужны программы для управления бизнесом.

Расширение штата

В небольших компаниях иногда достаточно обычного офисного пакета программ и стандартного онлайн-планировщика с канбан-доской. Причина — небольшая численность персонала и относительная простота рабочих процессов. Но по мере роста компании становится актуальным использование профильных программ для бизнеса. Оптимальным решением в таком случае становится CRM.

С помощью CRM-системы можно эффективно управлять даже теми компаниями, у которых множество филиалов в разных регионах страны. Внедрение такой программы необходимо для тех руководителей, которые хотят получать объективные сведения о работе организации и управлять большим коллективом.

С помощью CRM можно не только ставить задачи сотрудникам, но и отслеживать ход работ по проектам, оценивать эффективность персонала. Программа помогает соблюдать сроки и упрощает управление компанией.

Рост объема продаж

Когда растет поток заказов, менеджерам по продажам не помешает помощь. В этом случае пригодится CRM. В отделах продаж ее можно использовать в различных целях:

• Автоматизация оформления счетов и договоров.
• Прием заказов.
• Напоминание о запланированных звонках и встречах.
• Дополнительные продажи.

Как показывает практика, внедрение CRM в отделе продаж зачастую приводит к росту конверсии — меньше потенциальных заказчиков отказывается от сделки. При этом важную роль играет автоматизация. CRM может сама завести карточку клиента, отправить уведомление заказчику, а также напомнить о том, что нужно позвонить для контроля качества. И это оказывает комплексный эффект — клиенты не хотят уходить от тех компаний, где о них заботятся.

Запуск новых бизнес-процессов

Поводом для внедрения CRM может стать не только рост числа сотрудников или приток клиентов, но и появление новых бизнес-процессов. И здесь не обойтись без профильного программного обеспечения.

Бизнес-процессами называют регулярно повторяющуюся последовательность действий, ориентированных на достижение какого-либо результата. Они связаны не только с обслуживанием клиентов, но и деятельностью внутри компании. Работа HR или бухгалтерии — это тоже бизнес-процессы. Кроме того, сюда же можно отнести и управленческую деятельность.

И если программных методов для отслеживания продаж много, то к прочим бизнес-процессам требуется особый подход. В том числе, когда речь идет о необходимости аудита подобной активности. Если в CRM в достаточной мере проработаны аналитические инструменты, можно объективно отследить эффективность всех бизнес-процессов, запущенных в компании.

Человеческий фактор

Если перефразировать один из законов Мерфи, всегда найдется сотрудник, который что-либо испортит. И в перспективе любая компания может понести большой ущерб из-за проявлений человеческого фактора. CRM сократит вероятность репутационного или финансового урона из-за неблагонадежных сотрудников. В основном это забывчивость и ошибки при оформлении документов.

Программа в этом случае выступит как заботливый помощник, который напомнит о запланированном звонке, а также автоматически заполнит бланк договора или счета. После этого останется лишь проверить внесенную информацию. Сотрудникам разных компаний CRM ежедневно экономит массу времени.

Потери времени

И раз уж заговорили о времени, нельзя не упомянуть автоматизацию в целом. CRM может не только оформлять документацию, но и составлять отчеты. Это универсальная функция, которая будет полезна вне зависимости от сферы, в которой работает компания.

В отделах продаж CRM и вовсе незаменима. В зависимости от настроек программа может:

• Собирать заявки и распределять их между менеджерами.
• Автоматически заводить новую карточку клиента, если заказчика нет в базе данных.
• Самостоятельно выводить карточку клиента при его звонке в отдел продаж.
• Напоминать о запланированных звонках.
• Делать рассылку по отдельным категориям клиентов, чтобы направлять целевые предложения.

К тому же, CRM сокращает время адаптации новых менеджеров. Сотрудник сможет поднять историю заказов, чтобы изучить предпочтения конкретного клиента — программа аккумулирует различные данные. Особенно это важно для увеличения доли дополнительных продаж.

Несколько каналов продвижения товара

Многие компании, работающие в сфере продаж, для продвижения товаров или услуг используют несколько каналов. Это не только активные звонки, но и сайт, мессенджеры, электронная почта. При такой сегментации легко упустить заявку или отреагировать на нее с задержкой. CRM не позволит этому случиться — программа собирает заказы со всех каналов. Все заявки тут же отображаются в интерфейсе системы, из-за чего не придется переключаться между вкладками браузера.

CRM сама распределяет заявки между менеджерами. Алгоритм может отличаться. В зависимости от настроек программа ориентируется на приоритет заказа или на загрузку сотрудников, выбирая того, кто быстрее обработает заявку.

Обилие рутинных рабочих процессов

Со временем увеличивается и объем рутины в ежедневном рабочем круговороте. Составление планов и отчетов, заполнение документации, уведомления о выполнении задачи — каждое из этих действий отнимает время, которое можно было уделить чему-либо полезному. В результате работа становится утомительной и монотонной. Эту проблему решает CRM.

Достаточно настроить программу так, чтобы она самостоятельно выполняла все эти действия. Кроме экономии времени есть еще один плюс — руководитель компании будет получать объективно составленные сводки, которые к тому же и весьма информативно оформлены. Все это возможно благодаря тому, что такие CRM, как Мегаплан, оснащены набором эффективных инструментов для аналитики.

Когда можно обойтись без программы для управления компанией

В ряде случаев можно обойтись и без установки CRM — практика показывает, что это может не принести ожидаемого эффекта в трех случаях:

• Организация обслуживает 2-3 крупных клиентов.
• В компании мало сотрудников — не более 5.
• В списке товаров не более 3 позиций, и компания специализируется только на их продаже.

Во всех остальных случаях можно рекомендовать внедрение CRM — программа принесет положительные результаты, особенно если правильно ее настроить и адаптировать к специфике бизнеса.

Какую программу выбрать

На российском рынке представлено множество CRM, среди которых есть и профильные, которые ориентированы на конкретную сферу бизнеса, и универсальные. Многие пользователи выбирают Мегаплан из-за насыщенного функционала и возможности использовать программу в различных сценариях. Она хорошо себя проявляет и в отделах продаж, и в производственных или строительных компаниях.

С помощью Мегаплана можно управлять компанией, достигая большей эффективности. В программе есть много полезных функций, от автоматизации рутинных процессов до видеоконференций.

Отдельное преимущество — помощь во внедрении. В компании есть специальный отдел, который специализируется на адаптации CRM-системы под нужды заказчика, а также обучает персонал. Это снижает сроки адаптации к программе — уже через несколько дней она будет задействована по максимуму. При необходимости можно получить консультацию или воспользоваться бесплатным тестовым периодом, который длится две недели. На этот срок все функции Мегаплана будут доступны без ограничений.

Вопросы и ответы

Как в CRM автоматизировать заполнение документов?

При настройке шаблона достаточно указать данные, которые будут автоматически скопированы из карточки клиента. Это могут быть его реквизиты или какие-либо другие сведения. В результате время оформления договоров и счетов сократится до нескольких секунд.

Насколько возможно с помощью CRM распределить заказы с разных каналов по отдельным менеджерам?

Это возможно. При необходимости можно распределять заказы с разных каналов по сотрудникам, которые закреплены за ними. Программа будет направлять заявки в соответствии с введенными настройками.

Доступно ли ежедневное составление отчетов в CRM?

Да, можно выбрать любой временной промежуток, через который программа будет анализировать работу компании.