Система управления проектами

Управление бизнес-проектами в любой компании является важнейшим моментом организации работы — это помогает не только прогнозировать результат, но и обеспечивает достаточную прозрачность. Каждый руководитель стремится к тому, чтобы быть в курсе того, как сотрудниками выполняются задачи. Поэтому система управления проектами на предприятии, как правило, незаменима.

Правильное управление проектами организации неизбежно приводит к повышению эффективности. Любая CRM-система помогает вести работы по разным направлениям за счет контроля за:

1. Сроками выполнения проекта.
2. Переходами задач из одного статуса в другой.
3. Эффективностью работы сотрудников.
4. Ведением документооборота.
5. Взаимодействием менеджеров с заказчиками и контрагентами.

Это далеко не все функции системы управления проектами — список может существенно увеличиваться в зависимости от выбора CRM, которая будет внедрена на предприятии.

Преимущества и недостатки проектного управления бизнесом

Вне зависимости от специфики сферы, в которой работает компания, внедрение системы управления проектами — это способ наладить контроль за тремя ключевыми направлениями:

1. Качество выполняемой работы.
2. Расход бюджета.
3. Время, затрачиваемое на выполнение задач.

Разумеется, на эффективности проект-менеджмента в первую очередь сказывается уровень квалификации управляющего персонала. Но, в любом случае, система управления проектами в организации дает набор инструментов, которые ощутимо оптимизируют работу. Во многом благодаря автоматизации.

Разработка системы управления проектами, вне зависимости от отрасли, предусматривает предоставление пользователям максимально обширного функционала, направленного на экономию времени. Начиная с автоматической отправки уведомлений и заканчивая простым формированием отчетов, учитывающих конкретные показатели. Кроме того, существенно упрощается коммуникация между отделами и подразделениями — сотрудники своевременно получают уведомления, а все рабочее общение происходит в пределах одной платформы, а не с помощью разрозненных мессенджеров.

Упрощение работы и исключение ряда рутинных задач — это базовые требования к системе управления проектами. Благодаря этому можно снизить нагрузку на персонал, автоматизировав даже такой процесс, как продажи. Точнее, ряд этапов этого процесса, связанных с документооборотом.

Но при внедрении CRM существует и несколько моментов, которые многие руководители расценивают как недостатки. Прежде всего, это затраты на покупку и настройку. Цена на некоторые продукты, представленные на этом рынке, может показаться высокой. Также иногда осложняет интеграцию человеческий фактор — не все сотрудники быстро усваивают правила работы с системой управления проектами, а функции CRM кажутся им избыточными. Поэтому возникают осложнения — персонал игнорирует проставление статусов, загрузку документов и другие действия. Поэтому на начальных этапах важно контролировать, насколько система задействована в рабочих процессах.

Где уместно использовать системы управления проектами

Программы для управления проектами в организации разрабатываются с прицелом на широкий круг сфер, благодаря чему в разных CRM есть отраслевые решения, которые помогают быстро и максимально бесшовно интегрировать новое ПО, адаптировав его под определенные задачи.

Внедряя CRM-систему важно учитывать специфику проектов и бизнес-процессов, запущенных в компании — это помогает выбрать программу, максимально соответствующую задачам. Благодаря широкому функционалу, за счет такого ПО возможно не только управление проектами в проектной организации. CRM активно используют в промышленных и коммерческих компаниях, на предприятиях полного цикла, а также в медиа-бизнесе.

Перед внедрением нужно соотнести функционал выбранной системы для управления с задачами, которые вы хотите выполнить. Кроме того, уместно воспользоваться опцией, которую предоставляет практически каждый разработчик — это тестовый период. Пары недель «пилотного» использования CRM хватит, чтобы понять, насколько выбранный продукт соответствует требованиям и пожеланиям.