Почему складской учет в Excel ведет бизнес в тупик

Система складского учета — это набор правил и процедур, позволяющий поддерживать оптимальный набор товаров на складе. Оптимальный набор подразумевает, что товара на складских стеллажах всегда в достатке, но не в избытке. Работа склада обычно автоматизируется в специализированных программах или комплексных программных решениях.

Торговые и производственные компании с небольшим штатом сотрудников и складом на несколько десятков позиций обычно организуют складской учет в Excel. Возможностей Excel может вполне хватать, когда бизнес вот-вот стартовал или находится на переходном этапе от малого к среднему. Когда заказов становится больше и в компании начинается дополнительный наем, таблица складского учета в Excel перестает справляться с возросшим объемом задач. И начинаются проблемы.

Разберем самые частые ошибки в управлении растущим складом, если используется учет складских остатков в Excel, и покажем, как можно избавиться от большинства проблем с помощью склада в CRM.

Плюсы и минусы Excel для склада

В интернете есть много инструкций, как вести учет складских остатков в Excel. Они подробно описывают, какие данные в какие колонки и строки следует заносить, как часто обновлять таблицы и как на их основе делать аналитические отчеты. Вы можете с нуля организовать в Excel складской учет: скачать готовый шаблон и адаптировать. Можно использовать в складском учете в Excel пример таблицы, например с сайта VC, и добавить туда свою номенклатуру.

Сторонники Excel любят хвались функционал таблиц. Однако, по мнению большинства успешных компаний, единственный плюс такого подхода состоит в том, что можно вести учет в Excel бесплатно. То есть на первых порах вам не придется тратить деньги, которые в небольшой компании почти всегда находятся в обороте, на покупку дополнительной программы. Действительно, складской учет в Excel приход и расход может демонстрировать вполне наглядно, если правильно настроен. Таблица учета в Excel, скачать бесплатно которую можно из интернета, поможет запустить базовый учет склада в компании. Но не более того.

И если первое время таблицы Excel действительно могут приносить пользу для ведения склада, потом они же начинают приводить к ошибкам и мешают вести объективную аналитику. Ошибки появляются, когда несколько человек одновременно вносят изменения в файл с совместным доступом или когда в компании существует несколько файлов и сложно понять, какой из них отражает реальное положение дел на складе. Когда же учет складских остатков в Excel ведется спустя рукава, данные в таблицах не совпадают с реальными, и это приводит к сбоям в сборке заказов, а в будущем к оттоку клиентов. Поэтому учет в Excel бесплатно работать хорошо и долго не может.

Программа складского учета в Excel — это дешево и доступно, но почти всегда неудобно: как в ежедневной работе, так и в долгосрочной перспективе. Ведя складской учет в Excel примерно, очень сложно посчитать дебиторскую задолженность, составлять бюджеты и планировать закупки. К тому же большинство табличных файлов и ссылок теряются или остаются у продавцов, когда они берут больничный, уходят в отпуск или увольняются. Не помогает даже шаблон учета в excel, скачать бесплатно который достаточно просто в интернете.

Однако главный недостаток ведения складского учета в Excel – невозможность связать учет с заказами и клиентами. Что же делать?

Ответ: объединить в CRM склад и продажи

Гораздо удобнее и дальновиднее вести и формировать заказы в CRM — там же, где вы ведете список клиентов. Склад в CRM — альтерантивное ведение складского учета в Excel — почти так же понятно, только намного удобнее. Если вы хотите развивать компанию, но пока не готовы вкладываться в специализированный складской сервис, это решение вам точно подойдет. Интегрированный в CRM склад позволяет фиксировать всю информацию о движениях товаров: приход, расход, остатки, а также оформлять сопроводительную документацию.

Сотрудникам часто кажется, что вести складской учет в Excel проще, они боятся автоматизированных решений. Это не более чем предубеждение, которое ни на чем не основано. В CRM вашим продавцам будут доступны технические карточки товаров и комплектов, где можно будет сразу видеть точные данные по наличию их на складе. Менеджеры смогут самостоятельно в пару формировать заказы и ориентировать клиентов по срокам. Складской учет материалов в Excel, напротив, не позволяет оперативно отражать складские характеристики и привязывать заказы к сделкам и проектам.

Кому точно нужен склад в CRM

1. Менеджерам по продажам, которые могут работать в одном окне, не отвлекаясь на складской учет в Excel: приход, расход, остаток — все будет видно в списке номенклатуры.
2. Руководителям, которые смогут вести нормальную аналитику. Им больше не понадобится таблица складского учета в Excel; пример, образец для них теперь точно будет складской модуль.

В автоматизированных отчетах будет собираться аналитика по накладным: кто и сколько накладных выписал, кто из контрагентов и что оплатил. Даже если у вас параллельно будет таблица складского учета в Excel, скачать такой отчет оттуда у вас попросту не получится. В конце концов, из-за множества неудобств вы сами от нее откажетесь.

Когда складской модуль вшит в CRM, менеджеры могут не только общаться с клиентами и вести их по воронке продаж, но и проверять остатки, резервировать товары, посмотреть карточки товаров и комплектов, проводить накладные. Складской учет в Еxcel скачать бесплатно такие сведения не позволит, да и работать с ними внутри программы тоже не получится.

Благодаря складскому модулю Мегаплана стало еще удобно управлять продажами, так как все нужные данные подтягиваются из 1С. Работает интеграция с «1С: Управление небольшой фирмой», на подходе интеграция с «1С: Управление торговлей». Интеграции с 1С позволят системам автоматически обмениваться данными складского учета.

Чтобы быстрее перестать вести складской учет в Excel, пример таблицы номенклатур можно посмотреть в справочном центре Мегаплана.

Итак, какие новые возможности дает интеграция склада в CRM:

• продавцы больше внимания уделяют продажам, так как не тратят время на переключение между разными программами;

• бухгалтерия, продажи и склад работают без претензий друг к другу — каждый отдел в своей программе, никто не ущемляет ничьих интересов;

• руководители получают объективную аналитику продаж в связке со складом, могут еще точнее планировать закупки и гибче управлять продажами.

Ваша таблица складского учета в Excel бесплатно импортируется в CRM, после чего вы сможете легко поддерживать порядок в заказах и востребованный набор товаров на стеллажах.

Посмотрите пример того, как не может работать программа складского учета в Excel бесплатно в нашем видео:

Вопросы и ответы

Можно ли внести в складской учет в Excel шаблон из интернета?

Конечно, в Сети можно найти много шаблонов таблиц для складского учета. Однако не все из них подойдут в силу отраслевой и иной специфики в разных компаниях. Гораздо проще и удобнее выбрать CRM сразу для продаж и складского учета: перенести туда список номенклатур и работать с остатками в режиме реального времени.

Можно ли программы складского учета в Excel скачать бесплатно?

Программы складского учета не обязательно скачивать на компьютер. Например, Мегаплан с поддержкой склада доступен в облаке, то есть через интернет-браузер. У вас будет 14 дней для бесплатного тестирования. За это время вы поймете, подходит ли вам складской учет в CRM.

Чем полезен склад в CRM для руководителя складом?

Работники склада могут продолжать вести учет складских остатков в Excel (шаблонпоможет), как привыкли, или в специализированной программе. Менеджеры по продажам останутся в привычном интерфейсе, если уже пользуются CRM, и быстро оценят выгоды комплексного решения, так как смогут более точно формировать заказы и более качественно обслуживать клиентов.