ERP-системы: что это и для чего нужны

Простыми словами, ERP система — это набор инструментов, которые помогают управлять бизнес-процессами в организации, контролировать поставки и расход сырья, вести кадровую работу. Все внутренние ресурсы компании отражаются в ERP-системе. Разумеется, система ERP — это решение для крупных организаций с большим товарным ассортиментом и множеством внутренних процессов.

ERP системы — что это такое и для чего используются подобные программные продукты? Ответ на этот вопрос заложен в самом названии этого класса ПО. Аббревиатура расшифровывается как Enterprise Resource Planning. Планирование ресурсов предприятия — наиболее правильное определение ERP системы.

ERP системы — это комплексное решение, интегрирующее все данные о работе компании на одной платформе. На основании информации, фигурирующей в ERP-системах, руководство получает возможность принимать взвешенные решения, оперируя полным объемом информации.

За счет концентрации данных о ресурсозатратах компании ERP система — это незаменимый инструмент для стратегического планирования. Именно грамотное распределение ресурсов является основным преимуществом внедрения ERP системы на предприятии.

У многих может возникнуть резонный вопрос — зачем нужна ERP система, если на большинстве предприятий и так используются различные программные продукты для учета сырья, работы с персоналом или отслеживания поставок? Базовое назначение ERP системы — комплексное отражение всех процессов, включенных в работу компании. Они связывают разрозненную информацию в один общий массив. При этом основным назначением ERP систем является автоматизация. Такие программные продукты помогают:

• улучшить качество планирования работы разных отделов компании;
• обеспечить прозрачность всех процессов;
• работать по единым стандартам, которые установлены программой;
• наладить эффективный контроль за работой сотрудников;
• настроить автоматические отчеты по интересующим критериям;
• быстро оценивать качество работы;
• соблюдать сроки производственных этапов.

Вся информация о работе автоматически собирается ERP-системами, а последующий анализ данных помогает определить проблемные места и своевременно отреагировать на изменение показателей. Важное преимущество ERP-системы заключается и в том, что для настройки программы не нужно обладать навыками программирования — такие продукты можно с относительной легкостью адаптировать под особенности работы компании.

Согласно оценкам компании Apps Run the World, мировой рынок ERP в 2020 году оценивался в 94 миллиарда долларов. При этом темпы развития этой сферы дают основания полагать, что уже к 2024 году цифра вырастет до 97 миллиардов.

Как понять, что нужно купить ERP систему

Прежде чем проводить сравнительный анализ ERP систем, важно понять, нужно ли это вам. Если у вас небольшой бизнес, а всю информацию о работе компании можете удержать в голове, внедрение ERP системы вряд ли потребуется. Но стоит задуматься о внедрении, если столкнулись с некоторыми из перечисленных ниже ситуаций:

• Нарушено взаимодействие отделов, из-за чего переход задачи между подразделениями занимает много времени.
• Сотрудники тратят много времени на выполнение рутинных задач.
• Бухгалтерия медленно оформляет документы.
• Не получается быстро получить информацию о работе какого-либо отдела.
• Сложно контролировать эффективность персонала.
• Данные об остатках на складе не обновляются в режиме реального времени.
• Взаимодействие с клиентами усложнено.
• Рабочая среда разрознена, файлы нельзя перенести из одной программы в другую.

Если даже 2-3 из перечисленных проблем актуальны, имеет смысл выбрать ERP систему для внедрения.

Как не запутаться при выборе ERP системы

Итак, вы уже знаете плюсы ERP-системы и что это такое. Предстоит разобраться в том, как ее выбрать. Примеры ERP систем показывают, что сделать ошибку можно уже на самом первом этапе, остановившись на продукте, который не соответствует актуальным требованиям. Потому что понять, что такое ERP система — это относительно просто, а вот выбрать из ассортимента продуктов, представленных на рынке, уже сложнее.

Не все руководители изначально осознают, что такое ERP-система, поэтому при выборе ПО делегируют эту задачу. Но это ошибка. Не стоит доверять выбор такого ПО ни системному администратору, ни коммерческому директору, ни руководителю производства. Важно понимать при выборе ERP системы, что она будет отражением вашего бизнеса. Поэтому программа должна быть понятна для того, кто этим бизнесом руководит.

Прежде всего, выберите одно из требований к ERP-системам, которые уже сформированы текущей ситуацией. При этом не стоит в качестве основного условия применять фразу из разряда «оптимизация работы компании». Это абстрактное понятие, лишенное конкретики. Сформулируйте цель, использовав простой язык. Например, «автоматическое формирование понятных отчетов» или «учет используемого сырья в режиме реального времени». Важно понимать при оценке задач, выполняемыми ERP-системами, что это способ упростить ежедневную работу. Поэтому, чем конкретнее будет сформулированы пожелания в техзадании на внедрение, тем больше шансов, что вы получите эффективный рабочий инструмент, который принесет пользу.

Современная ERP система: что она должна включать

Стоит понимать, работая в ERP-системах, что это такое универсальное средство, которое предоставляет консолидированный объем данных о работе компании на всех уровнях. Именно поэтому позитивной стороной внедрения ERP-систем является получение исчерпывающей информации о ресурсах, которые затрачиваются на выполнение поставленных задач.

Любая ERP систем делится на два уровня.

Структура ERP системы всегда одинакова, но набор модулей может меняться в зависимости от задач, которые вы преследуете. Разумеется, системы ERP должны предоставлять весь необходимый массив отчетов – без них, как и без аналитики, не получится полноценно планировать работу компании. ПО автоматически собирает данные, формируя отчеты по различным направлениям, от сроков поставок сырья до финансовых данных. Важно, чтобы этот модуль можно было настроить, адаптировав под специфику организации и отрасли, в которой она работает.

Но модули ERP системы одними отчетами не ограничиваются. Любая ERP система для управления производством или продажами — это инструмент, который должен помогать работать и по другим направлениям:

• Управление персоналом. Этот сегмент подразумевает отображение структуры компании, учет заработной платы, оформление трудовых договоров. Будет неплохо, если программа способна хранить данные о соискателях, которые уже проходили собеседование ранее — это поможет быстро закрывать освободившиеся вакансии.
• Работа с документами. Здесь подразумевается не только быстрое прохождение файлов между отделами, когда требуется многоэтапное согласование. Важно, когда ПО дает возможность отправить документ клиенту или подрядчику, не прибегая к помощи сторонних сервисов.
• Единое пространство для работы. Одно из наиболее весомых преимуществ, которые дают информационные системы ERP — это предоставление данных без разрывов. То есть в одной программе можно посмотреть сведения и о поставках, и о сбыте.
• Сбор информации о клиентах. Будет преимуществом, если в программе можно фиксировать все данные о заказчике, от истории заявок до краткого резюме каждого разговора. Это важно не только для увеличения объема продаж, но и для контроля за дебиторской задолженностью. Поэтому карточка клиента должна быть понятной и информативной.
• Работа с поставщиками. Использование ERP-систем упрощает этот сегмент работы — программы показывают пути прохождения каждой поставки, помогают рассчитать себестоимость с учетом затрат. Отдельный плюс, когда с помощью ПО можно сравнить аналогичные предложения от разных поставщиков.
• Пользовательский доступ. Функции ERP систем различаются для сотрудников из разных отделов. Должны быть отличия и в уровнях доступа. Это помогает предотвратить утечку информации и в целом не усложнять работу с программой — каждый сотрудник будет видеть именно те модули, которые ему нужны.

Как показывают и отзывы пользователей ERP системы, и примеры внедрения, одним из наиболее важных положительных последствий от перехода на такое ПО является прозрачность всех процессов. Так, по каждому поставщику или клиенту можно увидеть дату заключения договора, оплаченные и неоплаченные счета, заказанные товары, время отгрузки.

Разновидности ERP систем

Если говорить о классификации таких программ, выделяют различные виды ERP систем. Все зависит от критерия, по которому оценивается ПО. Так, можно провести разграничение по типу архитектуры. Модульные программы мы уже упомянули — в этом случае функциональность можно полностью адаптировать под особенности компании или сферы. Но существуют продукты и с единой архитектурой, когда ПО представляет цельное пространство с неизменным набором модулей.

Важнее провести сравнение ERP систем, исходя из их назначения.

• Комплексные. Это универсальные ERP-системы, примеры внедрения которых можно встретить в различных отраслях. Как правило, разработчиками предусмотрены и способы интеграции с другим ПО.
• Отраслевые. В этих случаях разработка ERP систем ориентирована на конкретную сферу, например на строительство.
• Для малого бизнеса. Как уже было сказано ранее, концепция ERP систем не подразумевает внедрение в небольших компаниях, но все же некоторые разработчики создают упрощенное ПО, наделенное базовым набором функций.

Кроме того, рынок ERP-систем предоставляет и программы, различающиеся по типу размещения. Это либо коробочная версия, при установке которых все данные хранятся на внутренних серверах компании, либо облачная. Во втором случае ответственность за сохранность данных берет на себя разработчик ПО.

Минусы и преимущества ERP систем

У таких программ обилие плюсов, о которых мы рассказали выше. Это и автоматизация рутинных процессов, и упрощение контроля за работой разных отделов компании. Стоит выделить и удобный учет ресурсов, который обеспечивает ERP система — примеры успешного внедрения красноречивы. Но не стоит забывать и про недостатки ERP систем.

Впрочем, не все недостатки ERP-систем обязательно проявят себя на этапе внедрения. Так, половина из перечисленных минусов относится к коробочной версии. При выборе облачной ERP все заботы о технологической стороне эксплуатации будут задачей для разработчика, который несет за это ответственность, как и за сохранность информации, размещенной на серверах. Но даже если выбрана такая ERP система, цена программы и необходимость обучения персонала останутся в списке сдерживающих факторов.

Методы внедрения ПО

Существуют разные способы внедрения ERP системы на предприятии, и пример наименее рискованной интеграции — это пошаговая. В этом случае работа идет постепенно, с поочередным подключением модулей. Минус в том, что в этом случае адаптация программы, как и полный переход, занимает больше времени. Существует и комплексное внедрение. В этом случае работа в ERP системе начинается максимально быстро, потому что ПО устанавливают во всех отделах компании, настраивая под каждый процесс.

Золотой серединой можно назвать третий метод, комбинирующий тактику двух предыдущих. В этом случае работа идет по всем направлениям, но с соблюдением этапов. Такой вариант внедрения ERP системы — это пример проведения работ в относительно сжатые сроки и с минимумом ошибок.

ERP-системы в России: какую выбрать

Список, включающий популярные ERP системы, обширен. В нем можно найти и отечественные ERP системы, и зарубежные продукты, распространенные по всему миру. Во втором случае сдерживающим фактором может оказаться не только высокая стоимость, но и языковой барьер — не каждый разработчик локализует ПО под другие страны. Поэтому в 90% случаев ERP системы в России представлены отечественным ПО.

Если нужна ERP система, пример успешного внедрения в другой компании не должен быть ключевым фактором, как и цена интеграции ПО. Стоит отталкиваться от функционала программы и от того, насколько она подходит под специфику работы предприятия. Важно не забывать, что в плане функционала не отстают от ERP и CRM системы. Несмотря на бытующее мнение о том, что CRM — это продукт, ориентированный на работу с клиентами, многие из отечественных разработчиков стремятся расширить функционал ПО.

Среди отечественных CRM можно встретить и универсальное ПО, которое может выполнять те же задачи, что и ERP. Одна из таких программ — Мегаплан. Пользователи получают доступ не только к тщательно проработанным карточкам клиентов. В их распоряжении оказывается качественный инструмент для автоматизации бизнес-процессов. Это и работа с документами, и составление отчетов, и сквозная аналитика. Мегаплан разработан с учетом специфики проектной работы в строительстве, торговле или на производстве — для разных сфер есть соответствующие отраслевые решения. Благодаря им сокращаются сроки внедрения ПО и адаптации персонала. Доступен бесплатный тестовый период две недели, а ускорить интеграцию программы в компании способен Учебный центр Мегаплана, сотрудники которого работают с новыми клиентами, помогая им максимально быстро освоить программу.

Вопросы и ответы

Существуют ли бесплатные ERP системы?

В силу того, что это масштабное программное решение для крупного бизнеса, в большинстве случаев бесплатных версий ПО не предусмотрено. Существуют программы с открытым кодом, доступные бесплатно, но их внедрение и настройка подразумевает работу программиста. К тому же во многих случаях не исключены и платные опции, такие как помощь в интеграции и дальнейшая техническая поддержка.

Возможно ли сочетать работу ERP и других программ, которые использует предприятие?

Это зависит от ПО, которое используется в компании. Если разработчиками предусмотрена интеграция приложения через API, его можно будет объединить с ERP или CRM, чтобы обмениваться данными без потерь.

На что в первую очередь обращать внимание при выборе ERP?

Кроме заявленного разработчиками функционала и предоставляемого набора модулей, не менее важно обращать внимание и на удобство работы с программой. Потому что сложный интерфейс — это одна из распространенных причин, по которым затягивается интеграция программы на предприятии. В результате сотрудникам оказывается неудобно работать с программой.