Все чаще работодатели вместо штатных сотрудников нанимают ИП или самозанятых, и наша компания не исключение. Если с ИП все более-менее понятно, то с самозанятыми не так, поскольку такому формату занятости всего несколько лет. Эта статья будет полезна компаниям, которые только начинают сотрудничать с фрилансерами и сомневаются, все ли делают правильно.
Чаще всего мы нанимаем фрилансеров для разовых задач, которые по разным причинам не могут выполнить штатные специалисты. Мегаплан обычно сотрудничает с индивидуальными предпринимателями и самозанятыми — физлиц среди внештатников у нас почти не осталось. Правда, в последнее время и индивидуальных предпринимателей поубавилось.
Оформлять ИП выгодно не всем, поскольку предприниматели обязаны платить фиксированные страховые взносы и подавать отчеты в налоговую. А это время, деньги и штрафы, если что-то сделано не вовремя или неправильно. Как правило, если у фрилансера небольшое дело, которое он выполняет сам, то он работает как самозанятый, а если бизнес растет и появляются помощники, то открывает ИП.
У каждого статуса есть свои особенности и ограничения, которые нужно учитывать. Чаще всего заказчики ошибаются при составлении договоров, что ведет к проблемам с налоговой, трудовой инспекцией и может закончиться судом. Рассказываем о самых досадных ошибках в работе с фрилансерами.
1. Не уточнять, с кем имеете дело
Перед тем как заключать договор и давать задания, мы спрашиваем у исполнителя, в каком формате он работает: самозанятость или ИП.
Почему так важен статус исполнителя?
Самозанятым нельзя заниматься некоторыми видами деятельности. Например:
- перепродавать чужие товары;
- реализовывать подакцизные товары и товары, подлежащие обязательной маркировке;
- заниматься добычей и (или) реализацией полезных ископаемых.
Полный список ограничений можно посмотреть здесь.
К тому же нельзя работать со специалистом в статусе самозанятого, который:
- менее двух лет назад работал у вас по трудовому договору;
- длительно выполняет одну и ту же работу, сидит в офисе за рабочим компьютером и каждый месяц получает фиксированную зарплату. С большой вероятностью это сочтут сокрытием трудовых отношений.
- просит заключить с ним договор поручения, комиссии или агентский договор, поскольку это противоречит сути самозанятости.
У ИП нужно проверить:
- код общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД). Он должен, во-первых, входить в перечень разрешенных для ИП, а во-вторых, соответствовать фактически предоставляемым услугам.
Проверить статус самозанятого можно здесь, а статус ИП — тут.
2. Не убедиться, что в договоре указан именно исполнитель
Часто бывает, что заказчик заключает договор с одним человеком, а работу вместо него делает его родственник или знакомый. Мы всегда проверяем, что исполнителем будет тот человек, с которым мы собираемся оформить договор.
Это важно, поскольку человек, который в действительности выполнял работу — например, рисовал иллюстрацию или проводил аудит сайта, — может пойти в суд и заявить, что исполнителем является он, а результаты его интеллектуального труда использовали незаконно.
3. Не уточнять сумму оплаты
При работе с ИП заказчик перечисляет ему полную сумму за выполненные работы или оказанные услуги, а те сами платят налоги в зависимости от выбранной ими системы налогообложения: ОСНО, УСН, патент. Самозанятые тоже сами разбираются с налогами. Сотрудничая с юрлицами и ИП — 6%, с физлицами — 4%.
Мы уже привыкли к тому, что, озвучивая заказчику ожидания по оплате, самозанятые учитывают налоговые выплаты, то есть они называют сумму гонорара с учетом процентов, которые им придется отдать государству. Однако случается, что подрядчики все-таки забывают о налоге, а потом удивляются, почему заказчик сам не учел его в гонораре.
4. Договариваться на честном слове
С ИП и самозанятыми нужно заключать договор гражданско-правового характера (ГПХ): подряда, возмездного оказания услуг, авторского заказа или хранения. В обычном трудовом договоре фиксируются трудовые отношения: например, обязанность соблюдать должностные инструкции, оговаривается размер оплаты труда, отпуск и социальные гарантии. В договоре ГПХ не должно быть признаков трудовых отношений: например, обязанности находиться в офисе в определенные дни или часы.
Мы указываем в договоре не только статус исполнителя (самозанятый или ИП), но и обязанность уведомить нас, если он откажется от него или его потеряет. Это важно, потому что при сотрудничестве с физлицами по ГПХ мы платим за них НДФЛ в размере 13%. Если фрилансер потеряет свой статус, заказчик, даже если об этом не знал, должен будет доначислить и уплатить налоги.
Помимо основных пунктов, в документе должны быть прописаны:
- вознаграждение исполнителя и порядок расчетов;
- порядок сдачи и приемки выполненных работ (услуг);
- ответственность сторон;
- для ИП — ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя), а также ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности).
5. Не обменяться оригиналами
Мы всегда обменивались оригиналами договоров и закрывающих документов со всеми ИП и самозанятыми. Кажется, что это не обязательно, однако по закону иметь оригинал документа с личной подписью исполнителя не желание, а обязанность заказчика.
Если вдруг случится судебное разбирательство, суд сможет учесть электронные документы (сканы), только если обе стороны сами их добровольно признают. В противном случае их даже не будут рассматривать.
Поэтому лучше сразу обменяться оригиналами или электронными документами с цифровой подписью при помощи электронного документооборота (ЭДО).
Так как электронную подпись нужно покупать, ИП или самозанятые чаще всего пользуются классической почтой.
6. Не составить акта
После выполнения заказа мы всегда составляем акты для ИП и самозанятых, на основании которых выплачиваем гонорар. Это дополнение к договору ГПХ. Каждая новая услуга — новый акт. Он описывает, какую именно работу сделал исполнитель, а также подтверждает, что мы ее приняли и не имеем претензий к качеству.
Подписывая акт и присылая нам скан, исполнитель передает нам право использовать результаты его труда. После этого можно с легкой душой оплачивать услуги исполнителя по реквизитам, указанным в договоре.
7. Заплатить и забыть
После оплаты ИП передают оригиналы актов либо с курьерами, либо почтой. Схема отлаженная, поэтому бухгалтеры обычно не забывают об этом. С самозанятыми сложнее. Налог на профессиональный доход действует всего несколько лет, поэтому не все заказчики знают, что после оплаты нужно просить еще и чек. Делается это так: самозанятый вносит продажу в личный кабинет в приложении или на сайте, чтобы зафиксировать оказание услуг, затем отправляет нам чек, в котором указано, что, кому и за какую сумму он сделал.
Важно, чтобы чек содержал отсылку к заключенному договору — нужно просить исполнителя включить эти данные в наименование услуги. Например: Услуга самозанятого по Акту №Х от 15.09.2022 г. по Договору № ХХ-ХХ-ХХ от 01.06.2022 г. ИГК (все вместе примерно 20-25 символов). Кроме того, мы проверяем за исполнителем правильность заполнения ИНН нашей компании и сумму до копеек.
***
За 12 лет, которые Мегаплан сотрудничает с фрилансерами, мы хорошо отладили это взаимодействие. Следя за документооборотом, не забывать выстраивать с внештатными исполнителями нормальные рабочие отношения: вежливо общаться, давать качественную обратную связь, не пропадать и выплачивать вовремя гонорар. Так мы укрепляем репутацию надежной компании и привлекаем профессионалов.
Текст: Анастасия Добровольская. Иллюстрации: Светлана Светликова
Подпишитесь
на рассылку Мегаплана
Или следите за нашими обновлениями в Telegram>
