Хорошее письмо — плохое письмо

В январе социальная сеть «Линкед-ин» опубликовала статью Кевина Руса «Как орфографические ошибки и нарушение письменного этикета помогают преуспеть».

Кевин Рус — бизнес-писатель журнала «Нью-Йорк мэгэзин» и автор книги о секретах Уолл Стрит «Молодые деньги». Он провел 8 лет, наблюдая за карьерой сотрудников крупнейших банков и раскрывая тайны финансовой отрасли.

Статья Кевина Руса рассказывает о «стратегической небрежности» — подходе к деловому письму, который помогает продвинуться в карьере и сэкономить время. Публикую перевод в своей строгой редакции.

Цукерберг написал

Представьте, что вам 22 года и вы совладелец небольшого технологичного стартапа. Однажды вы получаете письмо от миллиардера и основателя Фейсбука Марка Цукерберга. В нем Цукерберг хвалит вашу компанию, называет себя вашим «большим поклонником» и говорит, что будет рад встрече с вами один на один в штаб-квартире Фейсбука.

Что вы ответите? Опытные специалисты посоветовали бы вам успокоиться, сделать глубокий вдох и написать вежливый ответ. Он должен начинаться со слов «Дорогой Мистер Цукерберг» и выражать восхищение знаменитым бизнесменом (ведь он один из ваших кумиров!). После этого вы пишите: «Да, я с большим удовольствием встречусь с вами при первой же возможности. Если вы хотите увидеться сегодня, я прилечу в Сан-Франциско ближайшим рейсом».

Но основатель Снэпчата Эван Шпигель сделал не так. Когда Цукерберг написал ему в ноябре 2012-го , вместо лести и заискивания он отправил со смартфона пару будничных строк:

Спасибо :-) С удовольствием встречусь. Я дам знать, когда буду в районе Кремниевой долины.

Скриншот переписки Эвана Шпигеля и Марка Цукерберга. Источник — Valleywag

Полная версия переписки:

— Привет, Эван! Я большой поклонник Снэпчата. Я бы хотел встретиться и услышать твои мысли о продукте. Если ты не против, дай мне знать, и мы как-нибудь прогуляемся вокруг офиса Фейсбука.

— Спасибо :-) С удовольствием встречусь. Я дам знать, когда буду в районе Кремниевой долины.

— Отлично. Планируешь приехать до конца года?

— Ничего не планировал. Давай встретимся в новом году :-)

— У вас офис в Лос-Анджелесе? Я в конце месяца буду в ваших краях, так что можем пересечься.

— Да. Напиши, как будешь проездом. Наколдуем тебе хорошую погоду

И всё. Никаких «дорогой» или «искренне ваш», никаких щедрых похвал. Просто смайлик и короткий текст с расплывчатым предложением встретиться в какой-то неопределенный момент в будущем. Подобное сообщение вы бы написали надоедливому однокласснику, но не технологическому магнату с миллиардным состоянием, который мог бы купить вашу компанию и сделать вас богатым.

Марк Цукерберг — герой многих стартаперов. Источник фото — Admingroup

Шпигель опубликовал письмо, и его сообщение назвали дерзким и высокомерным. Журнал Форбс охарактеризовал ответ как «неуместный» . Он таким и был. Тем не менее, он был блестящим.

Обыграв легкий, неформальный стиль письма Цукерберга, Шпигель в своем ответе представил себя равным знаменитому бизнесмену. Большинство людей на месте Шпигеля были бы удивлены и взволнованы возможностью приблизиться к кому-то вроде Цукерберга.

Шпигель набивал себе цену, и Цукерберг впоследствии предложил продать Снэпчат Фейсбуку за 3 миллиарда долларов. Шпигель отказался.

Стратегическая небрежность

В большинстве случаев полезно соблюдать проверенные временем правила общения: хорошие правописание и грамматика, любезность и профессионализм. Но письмо Шпигеля показывает, что есть другой подход. И он может быть даже эффективнее в попытке произвести впечатление.

Назовем его «стратегической небрежностью». Мы всегда знали, что чем более высокую должность занимаешь, тем больше прав получаешь в сфере деловой коммуникации. Поэтому Майкл Блумберг отвечает «спс» вместо правильного «спасибо». А генеральный директор Амазона Джефф Бэзос пересылает своим подчиненным жалобы клиентов с единственным знаком вопроса от себя поверх сообщения. Если вы начальник, вы можете писать сколь угодно неправильно. Это одновременно экономит время и показывает ваше превосходство.

Мэр Нью-Йорка Майкл Блумберг спрашивает сурка о приходе весны. Источник — Nydailynews.com

В очень редких случаях рядовые сотрудники тоже выигрывают, пренебрегая правилами. Кевин Рус ведет блог о технических новинках. Компании, которые рекламируют гаджеты и приложения, забрасывают его анонсами о новых продуктах. В 90% случаях он без раздумий удаляет эти письма. Но остальные 10% получают внимание адресата. Он до сих пор помнит пиарщика, который написал: «Какие гаджеты мне вам отправить, чтобы вы действительно написали об этом хламе?». Это было прямо, необычно и очень не официально. Русу понравилось, и он ответил на письмо.

Другой пример. Это письмо обошло Уолл Стрит в прошлом году. Автор — студент, который ищет стажировку в инвестиционном банке. Он принял решительно честный тон:

«Я не собираюсь тратить ваше время, чтобы убедить в значимости моих заслуг, прошлых должностей и прочей фигне. Буду честен, у меня нет никаких потрясающих профессиональных навыков или гениальных способностей, но у меня есть почти отличный средний балл за обучение, и я готов работать как проклятый».

Тупое, неотполированное письмо было огромной авантюрой. И она окупилась, потому что нарушала правила и выделяла автора среди других претендентов со стандартными резюме. Несколько компаний пригласили его на собеседование.

А теперь несколько предостережений

Стратегическая небрежность подходит не для всех ситуаций. По моему опыту, сверхбудничный стиль письма лучше всего использовать, когда адресат знаком с вами и вашей работой. При этом он заинтересован в вас как в сотруднике или партнере для проекта. Использовать стратегическую небрежность с незнакомцами рискованно: вы не знаете их стиль общения. То же самое с начальниками, которые настроены более консервативно и могут принять ваш тон как знак неуважения.

Не используйте небрежность в резюме. Особенно если отправляете его на должность ответственного редактора.

Не будьте небрежным настолько, что поставите под сомнение свой интеллект или речевые навыки. Одно дело — написать «спс» вместо «спасибо», и совсем другое — написать «мне нравиться» вместо «мне нравится».

Стратегическая небрежность работает не в каждой компании. Дерзкое письмо с ошибками, которое положительно оценили на Уолл Стрит, наверняка, рассмешило бы сотрудников юридической компании.

Не переусердствуйте. Цель — казаться значимым, а не некомпетентным. Одной ошибкой вы даете понять, что слишком заняты, чтобы перепроверять каждое письмо. Двенадцатью ошибками вы говорите: «У меня плохо с грамматикой».

Профессиональная коммуникация — чрезвычайно опасная территория с высокими ставками. Если вам некомфортно использовать стратегическую небрежность в работе, забудьте о ней. Пока вы чувствуете неловкость, ваши письма в любом случае будут выглядеть натянуто, что приведет к неудаче.

Но если вы, как Эван Шпигель из Снэпчата, хотите показать влиятельному человеку свою значимость, дерзайте. Верное использование стратегической небрежности может отлично сравнять силы на игровом поле. Только, пожалуйста, никаких подмигивающих смайликов.

Мой опыт

В Мегаплане и на прошлых работах мне приходилось писать много писем. За это время у меня появились свои правила.

Язык личной переписки отличается от деловой. Но одно дело — писать уважительно, и совсем другое — казаться бездушным роботом. Хорошее деловое письмо выглядит вежливым и при этом не создает дополнительной дистанции между отправителем и адресатом.

Многие привычные слова деловой переписки мешают сделать письмо эффективным. На основе личного опыта я составила список самых распространенных клише-вредителей. Хочу, чтобы письма наших читателей помогали им достигать профессиональных целей.

Настоящим уведомляю, довожу до вашего сведения

Подобные фразы не несут пользы, а лишь отталкивают своим официозом. Чаще всего после них идет официальная информация с датой и событием. В этих случаях вступление отбрасывается без потери для смысла и красоты письма.

Дорогие коллеги! Довожу до вашего сведения, что в связи с государственными праздниками 1–4 мая объявляются выходными днями .

Поправим:

Дорогие коллеги! По производственному календарю на 2014 год 1–4 мая — выходные.

Являться

Обычно «являюсь» и «является» пишут перед должностью или направлением компании. Это создает впечатление, будто отправитель письма стесняется своей позиции или сферы деятельности компании:

Добрый день! Я являюсь управляющим партнером сети кафе «Горшочек, вари!» .

Поправим:

Добрый день! Я управляющий партнер сети кафе «Горшочек, вари!»

Данный

Это слово делает письма казенными и неестественными. Почти всегда оно безболезненно удаляется из текста. В других случаях заменяется на человеческое «этот». Моя бывшая коллега писала так:

Коллеги! Помогите данному клиенту разобраться с данным вопросом.

Поправим:

Коллеги! Помогите клиенту решить вопрос.

А именно

Любое письмо станет лучше без этого клише.

Я готов встретиться на следующей неделе, а именно 8 апреля.

Поправим:

Я готов встретиться 8 апреля.

Осуществлять, производить

В реальной жизни никто не говорит: «Я осуществляю ремонт квартиры». Это нелепо. Мы уже привыкли видеть подобные фразы в письмах, поэтому не обращаем на них внимания. Текст станет убедительнее и эстетичнее без этих слов.

Помню письмо на прошлой работе:

Добрый день, коллеги! В понедельник, с 16:00 до 18:00, возле ресепшена будет производиться раздача подарков для детей сотрудников .

Поправим:

Добрый день, коллеги! Подарки для детей сотрудников выдаем в понедельник, с 16:00 до 18:00, возле стойки администратора.

И еще чуть-чуть:

Дорогие сотрудники! Наша компания приготовила новогодние подарки для ваших детей. Чтобы их получить, подходите к стойке администратора в понедельник, с 16:00 до 18:00.

Теперь компания стала добрее к своим сотрудникам.

КАК Я СТАЛА ПИСАТЕЛЕМ МЕГАПЛАНА

Сила письма огромна. Когда редактор Мегаплана Максим Ильяхов искал писателя-помощника, мы с ним не были знакомы, но вакансия меня заинтересовала.

Я живу в Рязани, и мне хотелось обойтись без поездки в Москву на собеседование. В противном случае мне пришлось бы брать выходной на работе и объясняться с начальством. Единственное возможное решение — подготовить качественное письмо о себе.

Я отнеслась к этому серьезно: выбрала самую полезную информацию, отшлифовала текст, попросила подругу-дизайнера помочь с оформлением. Эти усилия окупились: после двух писем Максим сообщил, что принимает меня на должность писателя Мегаплана. Встреча не понадобилась. И вот перед вами моя рассылка.

Статья Людмилы Сарычевой