Как расположить к себе коллег, если все на удаленке

Удаленная работа для многих офисных сотрудников — приобретение 2020 года. Кабинет переехал домой даже к тем, кто и помыслить о таком не мог.

Во время весеннего локдауна больше половины компаний перевели работников на удаленку. Таких людей стало в восемь раз больше, чем было до самоизоляции. Из них 60% отнеслись к этому отрицательно и столкнулись с разного рода трудностями.

Сейчас многие адаптировались к дистанционному режиму и даже нашли в нем плюсы. На рынке появились вакансии для удаленных работников, которые могут так никогда и не прийти в офисы. А значит, никогда не встретиться с коллегами вживую. На эти места пришли люди. Для них офис остался дома, а коллектив сменился. И тут началось самое интересное. С командой надо познакомиться, наладить взаимодействие и отношения. Стандартные, казалось бы, задачи в дистанционном формате требуют нестандартных решений.

Как влиться в коллектив и завоевать авторитет у коллег, если вы никогда не видели этих людей (и, возможно, не увидите)? Статья будет полезна тем, кому предстоит освоиться на новом месте, работая удаленно.

Не забывайте представляться

Казалось бы, познакомиться с новыми коллегами проще простого. Подключаетесь к очередной утренней видеолетучке и проводите краткую самопрезентацию. Но вот незадача: не все команды регулярно практикуют формат видеоконференций. Чаще о приходе нового специалиста коллектив узнает, когда замечает проделанную им работу. Вчера отчетов или комментариев от некоего Степана Кузнецова не было, а сегодня все вдруг их получили. И удивились.

Если вы оказались на месте Степана Кузнецова, не забывайте представляться во время общения с новым коллегой. В первом сообщении — не так важно, будет это электронное письмо или реплика в чате, — назовите себя, должность и ключевую задачу. Так коллеги поймут, кто вы и чем займетесь в компании, а значит, быстрее запомнят.

Пример
Здравствуйте. Я Степан Кузнецов, новый финансовый аналитик. Каждый месяц буду готовить отчеты о положении компании на рынке. Вот — первый.

Вы руководитель? Смело пользуйтесь положением. Даже если ваши работники сотрудники никогда не участвовали в видеоконференциях, подарите им такой опыт. Подготовьтесь к знакомству с коллективом и устройте общее онлайн-совещание. Шансы произвести хорошее впечатление возрастут, если сразу установите тайминг и продумаете структуру выступления. Упомяните о своем опыте, поделитесь рабочими планами, разрешите задать вам вопросы в конце. Отвечайте в позитивном ключе, емко и по делу.

Просите обратную связь

Отправлять работу в электронном виде удобно. Если по ту сторону экрана молчат, появляется ощущение, что работаешь в стол. Лучше сразу просить обратную связь, но сдержанно и доброжелательно. Особенно если вы пришли на новую для компании должность. Вероятно, ваши задачи раньше были распределены между членами команды. И коллеги могут привычно что-то доделывать и переделывать за вас. Радоваться не стоит. Позже они начнут злиться и недоумевать. Запросив обратную связь, вы покажете, что эти задачи отныне в вашей компетенции и коллегам больше не нужно тратить на них силы.

Пример
Добрый день. Высылаю финансовый отчет за октябрь. Если у вас появятся вопросы, замечания или пожелания, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением, Степан Кузнецов

Если вам отвечают, благодарите и внимательно относитесь к тому, что вам написали или сказали во время видеоконференции. Поступайте так же, если обратную связь ждут от вас. Делайте замечания и даже критикуйте, если понадобится, но сдержанно, без лишних эмоций и конструктивно. Спор не должен затеваться ради спора, а переход на личности недопустим.

А если что-то срочное?

В каком формате общаются между собой коллеги, как узнают даты и время важных совещаний, как связываются друг с другом по неотложным вопросам, какие сервисы в ходу — всё это стоит выяснить сразу.

Если компания пользуется Мегапланом, организовать совместную работу не проблема. Ведь в нем можно и задачи ставить, и проекты вести, и бизнес-процессы регламентировать. А новый календарь теперь не только показывает занятость коллег, но и дает возможность перейти из карточки события к видеозвонку, без ограничений по времени и сложных логинов.

Когда всё разрозненно и единых стандартов взаимодействия у компании нет, придется приспосабливаться: устанавливать кучу приложений и регулярно их проверять. Неспроста почти половина россиян на удаленке столкнулись с трудностями в освоении нового программного обеспечения. Если возникли вопросы, связанные с работой программ, задавайте их сразу. Вашей репутации больше угрожают не они, а последствия, если нажать «не ту кнопку» и отправить письмо «не туда».

Мониторинг нескольких сервисов отнимает время и может отвлекать — особенно тех, кто привык прогуливаться в соседний отдел, чтобы посоветоваться. В мобильном приложении Мегаплана можно настроить уведомления так, чтобы они появлялись на экране поверх остальных окон. Вы их точно не пропустите! К сожалению, так не везде, и если ваша новая команда работает в других программах, придется постоянно мониторить новые события и сообщения.

Образ имеет значение

Команды, которым не обойтись без совещаний, сегодня в большинстве случаев проводят их онлайн. И этот формат диктует свои условия.

1. Быстрый бесперебойный интернет. Без него немыслимо комфортное онлайн-общение. Ваши заикания и серия неудачных фотокадров вместо плавной ясной речи и живой мимики разозлят одних и позабавят других, при этом никто не запомнит, о чем вы говорили. Вряд ли воображаемый Степан Кузнецов хотел бы представиться новым коллегам Паном Куцовым.

2. Пунктуальность. Подключайтесь вовремя. Готовьтесь заранее, особенно к утренним летучкам: включите компьютер хотя бы за 20 минут до начала конференции и проверьте соединение. Так больше шансов не опоздать на собрание, даже если с утра тормозит интернет или виснет компьютер.

3. Внешний вид. Позаботиться о нем и выглядеть так, как если бы вы пришли в офис, — значит проявить уважение к коллегам. Дресс-код на работе, пусть и удаленной, никто не отменял.

4. Фон. Перед началом конференции проверьте, что увидят коллеги у вас за спиной. Никому не интересно, как выглядит ваше постельное белье или плитка в ванной, как вы сушите одежду или что варите на обед.

5. Уровень шума. Пока идет конференция, с вашей стороны экрана должно быть тихо, когда вы слушаете других. Крики детей, собачий лай, шуршание пачки чипсов — на такое звуковое сопровождение коллеги точно не рассчитывают. Если же избавиться от звукового сопровождения невозможно, используйте специальные плагины вроде RTX Voice, подавляющие фоновые звуки, в том числе у собеседников.

Не взбалтывайте и не смешивайте

Рабочий день даже на удаленке начинается и заканчивается в строго определенное время. И это помогает в нужный момент включать в квартире режим «Я в офисе», а потом «возвращаться» домой. В свободное время и выходные беспокоить коллег по рабочим вопросам — по-прежнему плохой тон.

Могут быть исключения:

• у всех сотрудников разный рабочий график;
• коллега разрешает обращаться к нему в любой момент;
• произошло что-то экстраординарное.

Если случай рядовой, лучше отложить обсуждение до начала рабочего дня или недели. Также предупредите коллег, когда вам можно писать и звонить — чтобы потом не страдать от того, что кто-то просит, скажем, переделать отчет вечером в пятницу или включает видеосвязь утром в воскресенье с целью сверить цифры.

Подключившись к офисному «чату-болталке», не забывайте о нем. Участвуйте в неформальной жизни команды. При этом четко фильтруйте, что вы туда пишете. Запомните: между чатом, созданным для обсуждения рабочих моментов, и «болталкой» — водораздел. Не взбалтывайте и не смешивайте.

Заключение

В новых условиях удаленной работы офисные сотрудники по-прежнему взаимодействуют и строят отношения. Однако делают это с помощью новых инструментов, диктующих свою этику общения и поведения. Влиться в коллектив и завоевать расположение команды помогут простые правила.

Представляйтесь, когда выходите на связь с новым человеком — если нет возможности познакомиться со всей командой сразу на общей онлайн-конференции. Так ваши новые коллеги быстрее узнают о вас и ваших обязанностях.

Просите и давайте обратную связь. Используйте отзывы коллег о вашей работе как возможность для роста. Комментируя действия других, не переходите на личности. Покажите, что вы профессионал, который готов развиваться и работать на общий результат.

Будьте на связи. Настройте приложения и программы, подключитесь к чатам и сервисам вроде Мегаплана, которые помогут координировать работу команды. Регулярно проверяйте и не игнорируйте уведомления. Это поможет вам вовремя узнавать о важных событиях и совещаниях в компании.

Готовьтесь заранее. Если вам предстоит регулярно общаться с новыми коллегами онлайн, позаботьтесь о качественном интернете, своем внешнем виде и обстановке вокруг. Проблемы со связью, неряшливый вид, неподходящее место и шум на фоне могут негативно сказаться на вашем имидже в компании.

Соблюдайте границы. Обращайтесь к коллегам с деловыми вопросами в нерабочее время только в исключительных случаях. В других ситуациях отложите обсуждение до начала очередного рабочего дня или недели. Если решили просто поболтать, делайте это в специальном чате, не в том, где обсуждаются рабочие вопросы.

Текст: Татьяна Турбал. Иллюстрации: Константин Амелин