Должен ли работодатель обеспечивать сотрудников на удаленке оборудованием?

Дистанционная работа стала нормой. В прошлом году, когда все массово одним днем переходили на удаленку, почти никто из работодателей не понимал, как правильно действовать и какими нормами руководствоваться. Летом правительство разработало проект поправок в Трудовой кодекс РФ, который должен был расставить всё на свои места. Пакет поправок в спешке прошел все чтения в Госдуме, в декабре был одобрен, а с января 2021 года вступил в силу. Вот уже несколько месяцев работодатели и сотрудники имеют дело с «официальной удаленкой» и пожинают плоды плохо проработанных законодательных инициатив.

Если сотрудник, работая из дома, поскользнется и сломает руку, это будет считаться травмой на производстве? Как сотрудникам на удаленке обмениваться кадровыми документами и отчетами о работе? Вопросов накопилось много. Мы постарались ответить на самые частые и те, с которыми столкнулись сами. Статья будет полезна, если вы трудитесь дистанционно или по гибридному графику, хотите избежать конфликтов на работе и претензий со стороны налоговых органов и Трудовой инспекции.

Термин «дистанционная работа» существует в российском законодательстве с 2013 года. Что изменилось в этом году?

Федеральный закон от 08.12.2020 N 407-ФЗ дополнил главу 49.1 ТК РФ об особенностях регулирования труда дистанционных работников. Поправки скорректировали существующие нормы: вместо пяти статей стало девять. Дистанционной работой по-прежнему считается работа вне места нахождения работодателя или вне зоны его контроля, с использованием интернета или других сетей общественного доступа.

Новые поправки поставили знак равенства между удаленной и дистанционная работой – теперь это синонимы. Удаленного сотрудника приравняли к офисному, поэтому условия предоставления ежегодного отпуска и отпуска по временной нетрудоспособности остались прежними. Снизить зарплату, потому что человек работает из дома, тоже теперь не получится.

Если раньше сотрудник мог работать удаленно только по соглашению сторон, теперь работодатель может отправить его на удаленку без согласия. Речь идет о временной дистанционной работе в случае форс-мажора и в исключительных обстоятельствах: к таким как раз относятся эпидемии.

Нужно ли указывать в кадровых документах, что сотрудник работает дистанционно?

Если вы принимаете сотрудника на дистанционную работу, то это условие сразу прописывают в трудовом договоре. Если перевод на удаленку временный, но носит регулярный характер, его также прописывают в договоре с указанием периода: например, «на время сбора урожая зерновых – с 1 по 15 августа – бухгалтер работает удаленно». То же самое со смешанной удаленкой, когда сотрудник несколько дней работает в офисе, а несколько – из дома. Ограничений по срокам в этом случае никаких нет.

Когда сотрудника переводят на удаленку разово и в трудовом договоре такой перевод не предусмотрен, с ним подписывают дополнительное соглашение. Например, «в связи с заменой электрооборудования в офисе сотрудников на месяц отправляют работать из дома». Через оговоренный срок сотрудники возвращаются в офис. Временный перевод не может длиться больше шести месяцев, но таких периодов может быть сколько угодно.

Вы можете зафиксировать факт дистанционной работы не только в договоре и допсоглашении. Это можно сделать в трудовом соглашении, когда речь идет о разовом переводе с четкими сроками, и в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). А вот рабочие часы в документах прописывать необязательно — работник может самостоятельно регулировать рабочий график. Но если необходимо, чтобы он был на связи в определенные часы или иногда приезжал в офис, лучше это тоже прописывать в локальных нормативных актах. Они более «гибкие», условия в них менять легче, чем в трудовом договоре или соглашениях. Достаточно будет такой фразы: «По пятницам с 15 до 18 часов сотрудник в офисе делает доклад о результатах работы за неделю».

Распространяется ли новое законодательство на трудовые отношения прошлого года?

Многие работодатели сомневаются в законности режима дистанционной работы, введенного в прошлом году. Получается, что удаленку они вводили при одних нормах, а сейчас действуют другие. Например, при переводе на дистанционную работу, по статье 312.9, нужно издать соответствующий акт, при этом дополнительного соглашения с работниками заключать не нужно.

Спешим вас успокоить: закон обратной силы не имеет. Если вы в 2020 году заключили с работниками дополнительное соглашение о временном переводе на дистанционную работу до снятия режима повышенной готовности в регионе, оно продолжает действовать, если такой режим сохраняется. Более того, вам не нужно издавать никакого акта. Однако это справедливо только для новых случаев введения дистанционной работы.

Как обмениваться документами и какие инструменты разрешено использовать для взаимодействия по рабочим вопросам?

В 2021 году работник и работодатель получили право обмениваться документами в электронном виде и подписывать их с помощью электронной подписи. Порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника определяет статья ТК РФ 312.3. Пока электронный документооборот не стал повсеместным, кадровики советуют критически важные документы, к которым относятся трудовой договор, дополнительное соглашение, договор о материальной ответственности, дублировать в бумажном варианте.

А вот локальные нормативные акты, результаты работы и отчеты можно передавать в корпоративном чате, через мессенджеры, в Мегаплане или другой управленческой системе. Способов взаимодействия масса, компания вольна выбирать любые, главное – их легализовать, то есть прописать в соответствующем локальном нормативном акте и всегда придерживаться. Устное взаимодействие тоже никуда не исчезло, но то, что задачи, данные устно, равнозначны письменным, тоже стоит закрепить документально. Если этого не сделать, вам будет сложно доказать свою правоту при проверках в суде, если возникнет конфликт, да и просто легально осуществлять управленческие задачи, пресекая злоупотребления.

Обязан ли работодатель обеспечивать сотрудника на удаленке оборудованием?

Ответ однозначный – обязан. Причем обеспечивать нужно не только оборудованием, но и профессиональными программами, антивирусом, а также специальными инструментами и канцтоварами, которые необходимы в работе. Дистанционный работник может самостоятельно купить или взять в аренду технику – работодатель должен будет компенсировать эти расходы. При передаче техники подписываются соответствующее допсоглашение и акт приема-передачи материальных ценностей в двух экземплярах.

Специалисты по кадрам рекомендуют разработать обоснования необходимого оборудования, иных средств труда и расходов под каждую должность или отдел. Обычно такие документы готовят руководители отделов, которые лучше всех знают, чем пользуются их сотрудники. При этом стоит прописывать, что оборудование передается во временное пользование и работодатель имеет право пересмотреть его перечень. Также не забывайте подписывать дополнительные соглашения к договорам, чтобы в бухгалтерии не возникло проблем с отнесением затрат и компенсаций на себестоимость.

Как быть с сотрудниками, которые постоянно работают из-за рубежа: нужно ли работодателю увеличивать ставку налога?

Если гражданин РФ совокупно по результатам календарного года на дату выплату дохода находится в другой стране более 183 дней, он перестает быть ее резидентом, а нерезиденты платят НДФЛ 30% вместо 13% или 15%. Однако у сотрудников нет обязанности сообщать, откуда они работают и в какой стране проживают, если рабочее место не закреплено в трудовом договоре и там же не прописано обязательство сообщать о смене места работы. Если налоговая служба получит информацию о нерезидентах среди сотрудников, например от таможенных служб, она пришлет уведомление о переводе сотрудника на повышенную ставку налога.

Если такое произойдет, у ваших сотрудников есть выбор: уменьшить зарплату на 30% налога или зарегистрировать ИП и продолжить работать у вас в статусе ИП. Возможно, оценив налоговую нагрузку в стране, из которой сотрудник работает (например, наличие налоговых каникул для получивших вид на жительство резидентов в Португалии в течение первых десяти лет), у него получится извлечь для себя определенные выгоды.Во время пандемии многие страны и города предлагают бонусы для удаленных работников: упрощенные визовые режимы и специальные тарифы на проживание, как в старинных городках Тосканы с высокоскоростным интернетом и низкой арендной платой.

Считается ли несчастным случаем на производстве травма сотрудника, работающего дистанционно?

Обязанности по охране труда с переводом сотрудников на удаленку у работодателей сохраняются. Они перечислены в статье 312.7 ТК РФ, к ним среди прочих относятся расследование несчастных случаев и проведение инструктажа при работе с оборудованием и средствами, предоставленными работодателем. Другими словами, работодатель несет ответственность за безопасные условия труда своих работников, даже когда они работают из дома.

Роструд рекомендует прописывать в локальном нормативном акте обязанность работников сообщать о получении травмы незамедлительно. Так проще понять, произошла ли она в рабочее время и установить ее вид: бытовая и производственная. В любом случае расследование несчастного случая по-прежнему лежит на плечах работодателя. Напомним, что работник, получивший производственную травму, имеет право на пособие по временной нетрудоспособности, страховые выплаты, а также компенсацию расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию. С 1 февраля 2021 года все эти выплаты были проиндексированы.

Основные выводы

В марте 2021 года Мегаплан проводил исследование и выяснил, что конфликты в период удаленки, из-за которых работники были вынуждены обратиться в Трудовую инспекцию, возникали у 36,9% опрошенных. Однако 22,6% удалось уладить ситуацию с руководством компании в итоге самостоятельно.

Чтобы уменьшить число конфликтов в ваших компаниях и не провоцировать судебные разбирательства, следуйте несложным рекомендациям.

1. Старайтесь прописывать все нюансы взаимодействию с дистанционным сотрудником: начиная с оборудования, которое будете передавать ему на руки, заканчивая способами взаимодействия по рабочим вопросам.

2. Для фиксации детальных условий работы лучше использовать локальные нормативные акты: их проще менять, актуализировать и дополнять.

3. Помните, что закон обратной силы не имеет. Поправки, вступившие в силу в этом году, не распространяются на случаи прошлого года.

4. Постарайтесь дублировать на бумаге только критически важные документы, остальные переводите в цифровой формат. Электронный документооборот позволит вам не только идти в ногу со временем, но и экономить много нервов и сил на оформлении документов.

Автор: Любовь Шарова, юрист, специалист по международному праву. Иллюстратор: Константин Амелин