Нескончаемый поток электронных писем принято считать одним из главных врагов эффективной работы. Эксперт и автор книг по самоорганизации и продуктивности Клэр
Разбирайте письма сериями
Клэр предлагает отвести два или три промежутка в день специально для проверки электронной почты. Отвечая на письма одно за другим в специально отведенный период, вы используете время максимально эффективно.
Напротив, когда вы проверяете почту сто раз в день и отвечаете на письма хаотично, до 40% времени тратится впустую — на переключение между задачами. Также Клэр предостерегает — не переусердствуйте. Если писем слишком много, не обязательно отвечать на все за один раз. Лучше запланировать несколько проверочных серий.
Следите за продуктивностью
Эксперт подчеркивает: настоящая продуктивность — это управление энергией, а не временем. Когда ваша энергия на пике, разумно направить ее на решение самых сложных задач и проектов, требующих концентрации внимания. Проверка почты редко относится к этой категории.
Именно поэтому не стоит проверять почту первым делом с утра. На свежую голову лучше заняться наиболее важными или творческими делами. Проверку почты логичнее отложить до того момента, когда ваша энергия будет на спаде.
Сортируйте почту
Клэр напоминает — не все письма одинаково полезны. Для эффективного управления потоком писем нужно научиться сортировать их по категориям важности.
Первая категория — письма дня. Эта категория включает письма по действующим проектам, которые требуют пристального внимания, быстрых действий, срочной помощи или дополнительной информации. Сюда же относятся письма, способные изменить вашу жизнь, — перспективные коммерческие возможности или предложения от средств массовой информации. Также Клэр предлагает включить в эту группу письма от ближайшего окружения — от друзей и клиентов, которые вдохновляют вас и заряжают энергией.
Отвечайте на такие письма прямо в день получения. Но будьте осторожны — не заносите все рабочие проекты в эту группу. Если проект не относится к числу приоритетных направлений или запланирован только в отдаленном будущем, не нужно уделять ему чрезмерного внимания.
Вторая категория — письма недели. Обычно они связаны с планами других людей и не требуют от вас немедленной реакции. Сюда относятся просьбы о помощи, ординарные предложения о работе или вопросы, на которые не нужно срочно отвечать.
На письма из этой категории, скорее всего, нужно ответить, но не обязательно делать это немедленно, иначе у вас просто не останется времени на работу. Клэр предлагает отправлять такие письма в специальную папку и разбирать их раз в неделю. По такому же принципу можно организовать папку для полезных и вдохновляющих рассылок, например, таких как наша.
Третья категория — письма без ответа. Эти письма не требуют внимания и
Клэр подчеркивает, что ее подход помогает уберечься от перегрузки, которая неизбежна, когда вы отправляете единичные ответы с мобильного телефона и параллельно пытаетесь закончить работу.
Источник: fastcompany.com.
Подпишитесь
на рассылку Мегаплана
Или следите за нашими обновлениями в Telegram>