Почему подчиненные ненавидят совещания и как это исправить

Совещания — один из главных элементов современной корпоративной культуры. И один из самых нелюбимых работниками. Большинство работающих в корпорациях ненавидят регулярные планерки, но вынуждены на них ходить: это такая же неизбежность, как час пик в 8 утра.

На совещаниях мы почти физически ощущаем, как тратим свое время на пустые разговоры. Особенно не везет тем, чьи руководители любят поболтать.

Словоохотливый руководитель может быть одной из причин, по которым мы ненавидим совещания. Но даже если претензий к разговорчивости руководителя нет, мы все равно чувствуем, что могли бы провести этот час-полтора, а то и два с большей пользой для дела.

Эта статья будет полезна всем, кто ценит свое время и время своей команды и устал терять его на бесконечных совещаниях.

Дело в том, что долгие совещания, как правило, не приводят к результатам: можно болтать сколько угодно, но так и не принять ни одного решения. Участники — не только руководитель — могут оказаться дезорганизованными: всегда найдется коллега, который отвлекается на посторонние темы, спорит по пустякам, глупо шутит, а уж перебивать друг друга и вовсе умеем мы все.

Ну, короче

Совещания были бы менее мучительны, если бы они были более короткими, чем это сейчас принято. Практика показывает, что эффективнее всего те планерки, что длятся около 30 минут. В этом случае у сотрудников остается больше времени на то, чтобы выполнять свои задачи: совещание, которое длится меньше часа, не успевает за это время их деморализовать.

Проблема в том, что на совещания в крупных компаниях часто собирают всех подряд, даже тех сотрудников отделов, которые, возможно, не имеют отношения к сути вопроса или не имеют полномочий принимать решения.

Сотрудники компаний тратят на таких совещаниях по два часа, но, после того как эти масштабные мероприятия заканчиваются, они даже не могут объяснить, о чем шла речь.

Дмитрий, маркетолог:

Как-то я работал в довольно крупной компании и один из ТОПов был фанат планирования. В итоге мы детально планировали год и всё это планирование заняло 4 месяца. Но когда пришли инвесторы и спросили где результат, он просто развёл руками. После чего он и половина его отдела сразу были уволены. естественно годовой план компания не выполнила.

И напрасно авторы мотивационных статей и книг советуют руководителям следовать «правилу двух пицц» Джеффа Безоса: он считает, что на совещание нужно приглашать то количество людей, которое можно накормить двумя пиццами, то есть не больше восьми человек. В России в крупных корпорациях считают хорошим тоном требовать, чтобы все сотрудники компании принимали участие в обсуждении глобальных вопросов, то есть тратили время зря.

Как же избавиться от привычки тратить время на пустые разговоры? Попробуйте сделать следующие 7 вещей.

Обязательно определите цель встречи

Это звучит как совет от Капитана Очевидность, но мы не можем его не дать. Дело в том, что четко указав, зачем вы проводите совещание, вы сразу сузите круг тем, которые нужно будет обсудить. А это значит, что вы не позволите коллегам соскочить куда-нибудь в смежную область и начать растекаться мыслию по древу.

Поставив перед людьми конкретную задачу, руководитель совещания создает у его участников ощущение, что они несут ответственность за свои слова, и они сами не позволят себе отвлечься.

Поставив перед собой определенную цель, ведущий совещания и сам должен будет следить за тем, чтобы ораторы не отклонялись от темы, — это защитит всех присутствующих от траты времени на ненужные разговоры.

Назначайте совещание на вторую половину дня

А вот этот совет уже не столь очевиден. Казалось бы, логично устраивать встречи утром, чтобы обсудить планы и приступить к работе. Но на самом деле это совсем не так.

Наталья, аккаунт-менеджер в IT-компании:

Никто не заставлял руководителя нашего проекта мучить специалистов в течение двух часов, которые отнимает еженедельное совещание. Тем не менее именно это мероприятие нельзя пропускать почти ни под каким предлогом.

Никакой четкой цели посиделки не имеют, каждый член команды (всего 15 человек) зачем-то должен рассказать всем что-то, что он считает важным и что, конечно, никто никогда в таком формате этого не скажет. Все сидят, уткнувшись в телефоны и ноутбуки, которые можно брать с собой. Один раз такие посиделки длились почти 4 часа! Никто уже не помнит, что там обсуждалось, но негативный опыт сделал из этого мероприятия отличный демотиватор. После таких совещаний очень сложно собраться с мыслями и начать работать.

И все бы ничего: раньше совещания проводились в среду после обеда и вдвое сокращали продуктивный рабочий день, потому что оставшиеся 2–3 часа люди просто приходили в себя. Но сейчас наш руководитель решил проводить эти совещания по утрам. И это совсем плохо. Собраться с силами, почувствовать мотивацию и приступить к работе после бессмысленно проведенного на совещании времени очень непросто.

Дело в том, что в начале дня люди приходят на работу с собственным уже готовым планом действий. У них есть задачи, которые они должны решать. И вот человек наливает кофе, открывает компьютер, пишет первое предложение. И вдруг хлоп — планерка. Если она еще и растягивается на час, то на рабочее место сотрудник возвращается злым, голодным и уже уставшим, и единственное, чего он хочет, — это поскорее пойти обедать. Стоит ли говорить, что в этом случае первая половина дня оказывается совершенно убитой?

Если утро оставить для сотрудников свободным, то к вечеру, сделав насущные дела, они уже будут способны обсуждать другие вопросы. И даже успеют подготовиться к встрече. И здесь пора перейти к следующему пункту.

Попросите участников совещания заранее подготовиться

Чтобы совещание было коротким и эффективным, имеет смысл попросить его участников заранее написать, что бы они хотели сказать и какие вопросы им нужно задать. При этом ведущему совещания тоже необходимо подготовиться, а именно составить примерный план встречи, который не позволит отклониться от намеченной цели. План можно разослать всем участникам заранее — это поможет понять, о чем идет речь, заранее изучить вопрос и подготовить свои предложения.

Так, кстати, проходят планерки в редакциях крупных изданий: на летучки редакторы являются с заранее приготовленными заявками — темами, которые они планируют осветить. Для большей эффективности сотрудники могут заранее обсудить свои планы, чтобы на редколлегии не тратить время на пустые дискуссии. Есть лишь один печальный момент: если у ведущего планерки нет намерения сделать встречу короче, то каждая заявка будет провоцировать поток разглагольствований на самые разные темы. Увы, это не лечится, остается спасаться только игрой в Angry Birds и не вступать в ненужные дискуссии с коллегами из других отделов.

Давайте высказаться всем

Часто бывает, что некоторые сотрудники на совещании чрезвычайно бодры и активны, а другие находятся в тени и помалкивают, хотя им тоже есть что сказать. Так получается, что некоторые хорошие идеи оказываются просто неуслышанными, а все потому, что они пришли в голову интроверту.

Не позволяйте этому случиться на своем совещании: встреча не станет дольше, если дать сказать несколько слов сотруднику, который стесняется выдвинуть дельное предложение из-за не в меру активного коллеги. Кстати, тут придут на помощь записи, которые участники совещания сделают заранее: по ним можно сверять, удалось ли всем выдвинуть свои предложения и насколько сказанное на встрече соответствует тому, что было написано.

Выработайте общие правила

Для того чтобы люди не отвлекались во время встречи, нужно четко обозначить границы и выработать свод правил, которые помогут сконцентрироваться на текущем вопросе. Правила могут быть следующими:

• 1. Приходить без ноутбуков: смотреть в экран компьютера во время чужого выступления — значит прослушать все, что говорит коллега.
• 2. Не показывать презентаций в PowerPoint: это ненужные эффекты, которые давно должны уйти в прошлое, да и время на их подготовку можно потратить с большей пользой.
• 3. Внимательно слушать каждого — это означает не перебивать, делать выводы и отвечать по сути вопроса.

Делайте записи от руки

Когда мы пишем от руки, мы лучше запоминаем то, что записываем, — так работает моторная память. Да и как еще мы будем делать записи, если не принесли с собой ноутбуки?

Можно выбрать одного из участников совещания, который будет вести своего рода протокол, записывая самые важные тезисы и принятые решения. Позже протокол можно будет разослать всем сотрудникам, у которых перед глазами окажется список принятых решений.

Проводите совещания стоя, а не сидя

Наверное, не стоит и объяснять, почему совещание, на котором люди не сидят, а стоят, не может длиться более получаса: всем участникам встречи хочется поскорее уже договориться по сути вопроса, вернуться на свое место и спокойно сесть. И это идеально в случае, если в коллективе есть тот, кто любит на планерке рассказать историю из своей жизни: вальяжно разглагольствовать легко, развалившись на стуле, но вот делать это стоя, оказывается, крайне неудобно.

К тому же, когда вы стоите, вы не отвлекаетесь на другие дела. Вы не переписываетесь в чате, не читаете новости и — признайтесь, вы занимаетесь этим на совещаниях — не играете в игры на смартфоне. Да, на долгих тоскливых планерках ленты соцсетей и игры могут оказаться единственным способом не сойти с ума, но принять решение по волнующему вопросу они не помогут.

Текст: Анна Виноградова, Иллюстрации: Константин Амелин
Фото: Photo by Campaign Creators on Unsplash