Как Мегаплан помогает продавать время

Меня зовут Никита Бабиков, я менеджер проектов в компании «Смартфилд».

Мы выполняем различные поручения наших клиентов с помощью удаленных ассистентов. Это могут быть личные дела: записаться к врачу, найти авиабилеты, забронировать столик в кафе, — а могут быть деловые: обработать заявки, обзвонить клиентов, провести первичную бухгалтерию и многое другое. Это экономит время отдельным людям и целым компаниям. Благодаря нам клиенты могут уделять больше времени развитию бизнеса или, например, своей семье.

Всю свою работу мы уже 11 лет ведем в Мегаплане. А почему именно в нем? Меня и самого волновал этот вопрос. Поэтому, когда меня попросили написать статью о нашем опыте в блог компании «Мегаплан», мне было вдвойне интересно во всем разобраться.

Почему Мегаплан

В нашей компании ассистенты получают зарплату за отработанное время. Клиент оплачивает какое-то количество часов, а потом они выполняют его задачи в эти сроки. Но как это все фиксировать?

Сначала мы пытались работать в Word, Excel, пользовались электронной почтой. Когда мы начинали работать, еще не было современных мессенджеров и Google-документов. Звонили с IP-телефонии «Гравител». Но вести дела всем по отдельности было не очень удобно, поэтому решили перенести всю работу в CRM-систему.

По мнению руководства, удобная фиксация отработанного времени и стала главной причиной выбора Мегаплана. В те далекие времена (да и сейчас) немногие CRM могли предложить этот ключевой для «Смартфилда» функционал.

Начинали мы с облачной версии Мегаплана, с модуля «Совместная работа». Поначалу у нас даже были лимиты на количество сотрудников, одновременно работающих в системе. Спустя время перешли на коробочную версию, чтобы не зависеть от чужих серверов и интернет-соединения. И очень этим довольны.

Как Мегаплан нам помогает

Почитав статьи в блоге «Мегаплана», я обнаружил, что большинство компаний используют его только для внутренней работы — воронки продаж, сделок, встреч. У нас другая специфика: в Мегаплане мы работаем вместе с клиентами. Они могут ставить там задачи, писать комментарии, следить за потраченным на работу временем.

Нам важна каждая минута, поэтому, когда ассистенты выполняют задачу клиента, за все свои действия они отчитываются в Мегаплане: пишут краткий (или при необходимости развернутый) отчет и указывают время, затраченное на работу. После этого время списывается с баланса клиента. У всех наших клиентов есть доступ в Мегаплан, и они всегда могут посмотреть, как шла работа, сколько времени было затрачено на каждый этап, найти все медиафайлы, связанные с заданием. Так достигается абсолютная прозрачность, которой мы гордимся.

Менеджеру легко организовывать и контролировать работу ассистентов, клиенту — следить за результатами и ходом выполнения работ, а ассистенту удобно искать всю информацию по задаче в одном месте. Даже если сейчас какое-то поручение на паузе, к нему всегда можно легко вернуться благодаря Мегаплану: там будут все комментарии и итоги проделанной работы.

Какими функциями пользуемся

На самом деле, мы используем не так много функций: создание проектов и задач (и работа в них), работа с персоналом (список сотрудников, их должности и допуски), заполнение личных аккаунтов, информер с уведомлениями по задачам. Но самая главная функция — работа с затраченным временем. Мы можем посмотреть, сколько времени с точностью до минуты отработано по отдельной задаче, по целому проекту, отдельным сотрудником, сколько отработано в конкретный день — эта метрика для нас имеет ключевое значение. Исходя из отработанного времени, ассистенты и менеджеры получают зарплату, а дирекция следит за выполнением показателей.

Что нравится в Мегаплане

Я спросил у коллег, что им нравится в Мегаплане, какими функциями они чаще всего пользуются. Все менеджеры отметили, что есть очень удобная иерархия «проект — подпроект — задачи — подзадачи». Нам эта система подходит гораздо больше, чем популярные сейчас канбан-доски. Также в системе все наши сотрудники распределены по отделам, есть штатные (у них расширенный доступ в CRM) и внештатные специалисты (видят только те задачи, куда мы их добавили). Для клиентов предусмотрены свои настройки доступа и приватности.

Еще нам нравится, что даже те сотрудники, которые ранее не работали в CRM, легко вливаются в рабочий процесс с Мегапланом. У нас есть менеджер по обучению персонала, но ему не приходится тратить на это много времени — достаточно полутора часов устного обучения основным функциям, а также прочтения большой общей инструкции о том, как писать отчеты в Мегаплане. Тут должен отметить, что мы пользуемся старым интерфейсом системы (в Мегаплане есть возможность переключаться между старой и новой версиями. — Прим. ред.), так как в новой версии пока нет нескольких нужных нам функций, связанных с анализом отработанного времени.

Еще один плюс — это единое рабочее пространство. Были и другие варианты (например, вести задачи в бесплатном зарубежном таск-планере, отмечать время в Гугл-таблице, написав макросы под нее), но это неудобно. А тут в одном окне мы можем вести целый бизнес-процесс.

Есть и некоторые пожелания к разработчикам. Одно из них — иметь возможность устанавливать в задачах ограничения для отчетов по времени, например, чтобы нельзя было в графе с затраченным временем поставить значение более 1 часа. Это помогло бы получать более детальные отчеты каждый час.

Мегаплан вне «Смартфилда»

Некоторые наши сотрудники так привыкли к Мегаплану, что используют его в личных целях для организации своего времени и ведения ежедневных дел — учебы, покупок, ведения семейного бюджета. Еще у нас есть клиенты, которые тоже оценили удобство Мегаплана: опыт работы с нами повлиял на их выбор CRM-системы для себя. Мы рады, что помогаем клиентам и сотрудникам удобно организовывать свою жизнь и экономить самое ценное, что у нас есть, — время.