Как сменить зарубежную CRM и не сойти с ума

Переход с одной системы на другую — трудоемкая работа. Нужно сделать много всего: проанализировать потребности, выбрать подходящий сервис, собрать и выгрузить данные компании, загрузить их в новую систему, настроить и протестировать, обучить сотрудников.

На перенос данных с одного сервиса в другой может уйти немало сил, нервов и времени. Поскольку учебный центр Мегаплана регулярно проводит успешные внедрения, мы собрали несколько рекомендаций: на что стоит обратить внимание, чтобы «переезд» прошел гладко.

Один из первых вопросов при смене сервиса — сколько времени занимает внедрение CRM. Чтобы оценить срок, сначала определите границы проекта: нужно только перенести клиентскую базу или также настроить сделки, права доступа, документы и интеграции. Отдельно запланируйте обучение и проверку работы команды в новой системе.

Выбирая CRM для бизнеса, составьте список обязательных сценариев. Новая система управления клиентами должна поддерживать повседневную работу: сохранять обращения, помогать планировать контакты и передавать задачи между сотрудниками. Если нужна автоматизация продаж, включите ее настройку и тестирование в план переезда.

Кому поручить задачу?

Человеку, который хорошо разбирается в процессах компании, знаком с потребностями вашего бизнеса или имеет полномочия, чтобы оперативно подключать таких сотрудников.

Для проекта перехода полезно назначить одного координатора. Он собирает требования, согласовывает решения и следит, чтобы вопросы по данным, доступам и интеграциям не оставались без ответа.

С чего начать?

В первую очередь проверить, какие возможности есть для экспорта ваших данных из существующей системы. Самый универсальный формат — таблица Excel. Еще есть способ миграции данных с помощью API, реализовать его вам поможет разработчик.

Затем стоит составить карту сущностей процессов вашей компании и чек-лист с данными, которые важно перенести.

На этом этапе проверьте не только выгрузку, но и пробную загрузку небольшого набора данных. Важно убедиться, что новая CRM-система сохраняет нужные поля и связи: например, между компанией, контактным лицом и сделкой.

Какие данные обязательны к переносу?

Как правило, ключевой информацией является база клиентов и контрагентов.

Ведь цель CRM — помочь бизнесу в работе с клиентами путем сохранения важной информации, чтобы не приходилось по нескольку раз беспокоить их одним и теми же вопросами.

Второй по важности является база услуг и товаров.

Не забудьте также про корпоративную документацию: регламенты работы, должностные инструкции. Особое внимание стоит уделить настройке процессов, оргструктуры компании, правам доступа к информации.

А вот историю по закрытым задачам переносить в новую систему не нужно, такая информация бесполезна.

При этом решение об архиве стоит принимать отдельно: проверьте, нужны ли закрытые задачи для действующих договоров, гарантийных обязательств или восстановления договоренностей. Если переносить их в рабочую систему не планируется, определите, где будет храниться доступный архив.

Чем поможет специалист по внедрению CRM?

Специалисты по внедрению помогут:

• составить план внедрения и затрат;
• организовать перенос данных;
• настроить процессы;
• протестировать и отладить работу системы;
• обучить сотрудников.

* В Мегаплане аудит стоит до 8 000 рублей за 2 часа, обучение пользователей – от 5 000 рублей/час, индивидуальная настройка и отладка силами учебного центра – до 40 000 рублей.

Что придется сделать самим?

• Экспортировать и подготавливать данные компании;
• Настраивать интеграции с внешними сервисами: например, для рассылок, бухгалтерии, IP-телефонии.

До начала работ согласуйте разделение ответственности с исполнителем. Зафиксируйте, кто готовит выгрузку, проверяет данные, предоставляет доступы и принимает результат настройки. Это поможет избежать ситуации, когда каждый участник ждет действий от другой стороны.

Сколько времени занимает «переезд»?

Конечно, всё индивидуально и зависит от запроса и объема работ. Самая частая длительность внедрения именно нашей CRM — от одного до двух месяцев. Срок конкретного переезда следует определять после аудита и согласования состава работ.

Сколько времени занимает внедрение CRM для бизнеса

Для оценки разделите проект на этапы: подготовка, перенос данных, настройка, интеграции, обучение и пробная работа. Укажите, какие действия можно выполнять параллельно, а какие зависят от завершения предыдущих.

Также договоритесь, что считается окончанием внедрения. Создание учетных записей, загрузка базы и полноценный переход команды на новый порядок работы — разные результаты. В плане должна быть понятная точка завершения каждого этапа.

Сколько времени занимает внедрение CRM для малого бизнеса

Оценивайте не только число сотрудников, но и сложность процессов. Небольшой команде тоже могут потребоваться перенос истории переписки, настройка нескольких воронок и интеграция с учетной программой.

Для первого запуска можно выделить необходимый минимум: клиентская база, активные сделки, ответственные, задачи и доступы. Дополнительные сценарии вынесите в следующий этап, если без них команда может продолжать работу.

Что вам поможет?

• Карта сущностей процессов компании и её структуры.
• Чек-лист того, что требуется перенести.
• Вовлеченность в процесс: вникать, задавать вопросы персональному менеджеру, принимать участие в тестировании.
• Обязательное обучение всех сотрудников работе в системе.

Сколько времени занимает внедрение CRM: пошаговая инструкция

Чтобы оценить, сколько времени занимает внедрение CRM пошагово, составьте календарный план с ответственными и результатом каждого этапа.

1. Определите цели. Зафиксируйте, какие процессы должны работать в новой системе к моменту запуска.
2. Проверьте экспорт. Выясните, какие данные и в каком виде можно получить из прежнего сервиса.
3. Подготовьте базу. Проверьте дубли, обязательные поля, актуальность контактов и связи между записями.
4. Согласуйте настройки. Опишите воронки, роли, права доступа, шаблоны и необходимые интеграции.
5. Выполните пробный перенос. Загрузите ограниченный набор данных и проверьте результат.
6. Проверьте рабочие сценарии. Пройдите путь от обращения клиента до завершения сделки.
7. Обучите сотрудников. Покажите каждому участнику действия, которые он выполняет ежедневно.
8. Проведите запуск. Установите дату перехода и порядок работы с изменениями, появившимися после выгрузки.
9. Соберите обратную связь. Зафиксируйте ошибки, необходимые исправления и задачи следующего этапа.

Не назначайте сроки только на технические работы. Включите в план время на согласования, проверку результата и участие сотрудников компании.

Сколько времени занимает внедрение CRM: цена и состав работ

Срок и бюджет нужно оценивать по одному и тому же перечню задач. Уточните, входят ли в предложение подготовка базы, перенос истории, настройка интеграций, обучение и поддержка после запуска.

Отдельно учитывайте стоимость подписки и внешних сервисов. Полные расходы на CRM могут включать не только оплату системы, но и внедрение, перенос данных, интеграции, обучение и дальнейшее сопровождение.

Что самое сложное?

Кажется, что при организации перехода на новый сервис, вся сложность заключается именно в технических аспектах переноса данных. Однако это не так. Есть неочевидный фактор, который давит морально, — сопротивление сотрудников.

Дело в том, что у людей годами формировались определенные профессиональные привычки, которые теперь необходимо скорректировать всего за несколько дней. Из-за этого всем руководителям приходится иметь дело с недовольством. Сотрудникам тяжело и дискомфортно перестраивать поведение. На первых порах в работе возникает больше ошибок из-за «стресса замены».

Каким способом можно уменьшить такой стресс? Организовать обязательное обучение.

Выделите несколько часов рабочего времени и отправьтесь на вебинары. Это сильно ускорит процесс адаптации. Даже если CRM-система кажется простой, перед тем, как запускать в нее людей, — обучите их.

И будьте готовы к снижению их производительности первое время после перехода. Осваивать новое всегда непросто. Нужно принять этот факт и помочь людям перестроить рабочий процесс. Со своей стороны, Мегаплан всегда готов прийти на помощь. Мы с радостью ответим на любые вопросы, которые касаются возможностей нашей CRM, общих и персональных настроек.

Как Мегаплан помогает организовать переход

При переходе на Мегаплан можно обратиться к специалистам по внедрению. Работа начинается с аудита: команда анализирует процессы, помогает подготовить техническое задание и определить объем, стоимость и сроки. Затем специалисты настраивают систему под задачи компании, включая воронку продаж, и проводят обучение сотрудников.

До начала проекта соберите список обязательных сценариев и вопросов. Например: какие данные получится перенести из прежней системы, как сохранить связи между клиентами и сделками, какие интеграции потребуются и кто будет поддерживать настройки после запуска. Ответы помогут согласовать реалистичный план переезда.

Если компания планирует администрировать систему самостоятельно, в Мегаплане предусмотрено отдельное обучение администратора — по настройке прав, справочников, шаблонов и процессов.

Частые вопросы и ответы

Сколько времени занимает внедрение CRM при переходе с зарубежного сервиса?

Срок зависит от доступности экспорта, объема данных, необходимых настроек и интеграций. Сначала проверьте возможность выгрузки и проведите пробный перенос. Для стандартного внедрения Мегаплана на действующей странице указан ориентир от одного до двух месяцев, но конкретный срок определяется требованиями проекта.

Сколько времени занимает внедрение CRM для малого бизнеса, если нужна только клиентская база?

Такой проект нужно оценивать отдельно от комплексной автоматизации. Уточните число записей, состав полей, наличие дублей и необходимость сохранить связи между компаниями и контактами. Согласуйте срок после пробного импорта: он покажет, требуется ли дополнительная подготовка данных.

Сколько времени занимает внедрение CRM: с примерами разных задач?

Рассмотрим два условных сценария. В первом компания переносит контакты, создает одну воронку и обучает небольшую команду. Во втором — переносит сделки и историю общения, подключает телефонию и учетную программу, настраивает доступы нескольких отделов.

Во втором сценарии больше зависимых работ и проверок. Поэтому одинаковый срок для этих проектов назначать не стоит, даже если число пользователей совпадает.

Сколько времени занимает внедрение CRM — какой вариант выбрать: самостоятельный запуск или помощь специалистов?

Сначала оцените компетенции и доступное время команды. Для самостоятельного запуска назначьте сотрудника, который сможет заниматься данными, настройками, тестированием и обучением коллег.

Если нужны сложные интеграции или нет внутреннего специалиста, запросите план работ у исполнителя. Сравнивайте варианты по одинаковому составу задач, учитывая не только внешние расходы, но и время собственной команды.

Можно ли продолжать работу во время переезда?

В плане перехода предусмотрите, где сотрудники ведут текущие обращения до даты запуска. Отдельно определите, как будут перенесены новые и измененные записи, появившиеся после первоначальной выгрузки. Перед переключением проверьте активные сделки и доступы ответственных сотрудников.

Нужно ли переносить всю историю из старой системы?

Составьте перечень данных, необходимых для текущей работы и выполнения обязательств. Отдельно решите судьбу завершенных задач, старых документов и переписки. Если они остаются в архиве, проверьте, можно ли будет найти и прочитать нужную информацию после отключения прежнего сервиса.

Когда можно считать внедрение завершенным?

Заранее согласуйте критерии приемки. Например: необходимые данные перенесены и проверены, доступы настроены, обязательные интеграции протестированы, сотрудники прошли обучение и выполняют основные сценарии. Оставшиеся улучшения оформите отдельным списком с приоритетами и ответственными.

Желаем вам гладких «переездов»!

*Заказать аудит и внедрение Мегаплана можно на нашем сайте: https://megaplan.ru/vnedrenie-crm-sistemy/