Как сменить зарубежную CRM и не сойти с ума

Переход с одной системы на другую — трудоемкая работа. Нужно сделать много всего: проанализировать потребности, выбрать подходящий сервис, собрать и выгрузить данные компании, загрузить их в новую систему, настроить и протестировать, обучить сотрудников.

На перенос данных с одного сервиса в другой может уйти немало сил, нервов и времени. Поскольку учебный центр Мегаплана регулярно проводит успешные внедрения, мы собрали несколько рекомендаций: на что стоит обратить внимание, чтобы «переезд» прошел гладко.

Кому поручить задачу?

Человеку, который хорошо разбирается в процессах компании, знаком с потребностями вашего бизнеса или имеет полномочия, чтобы оперативно подключать таких сотрудников.

С чего начать?

В первую очередь проверить, какие возможности есть для экспорта ваших данных из существующей системы. Самый универсальный формат — таблица Excel. Еще есть способ миграции данных с помощью API, реализовать его вам поможет разработчик.

Затем стоит составить карту сущностей процессов вашей компании и чек-лист с данными, которые важно перенести.

Какие данные обязательны к переносу?

Как правило, ключевой информацией является база клиентов и контрагентов.

Ведь цель CRM — помочь бизнесу в работе с клиентами путем сохранения важной информации, чтобы не приходилось по нескольку раз беспокоить их одним и теми же вопросами.

Второй по важности является база услуг и товаров.

Не забудьте также про корпоративную документацию: регламенты работы, должностные инструкции. Особое внимание стоит уделить настройке процессов, оргструктуры компании, правам доступа к информации.

А вот историю по закрытым задачам переносить в новую систему не нужно, такая информация бесполезна.

Чем поможет специалист по внедрению CRM?

Специалисты по внедрению помогут:

• составить план внедрения и затрат;
• организовать перенос данных;
• настроить процессы;
• протестировать и отладить работу системы;
• обучить сотрудников.

* В Мегаплане аудит стоит до 6 000 рублей, обучение новых пользователей – до 8 000 рублей, индивидуальная настройка и отладка силами учебного центра – до 30 000 рублей.

Что придется сделать самим?

• Экспортировать и подготавливать данные компании;
• Настраивать интеграции с внешними сервисами: например, для рассылок, бухгалтерии, IP-телефонии.

Сколько времени занимает «переезд»?

Конечно, всё индивидуально и зависит от запроса и объема работ. Самая частая длительность внедрения именно нашей CRM — неделя.

Что вам поможет?

• Карта сущностей процессов компании и её структуры.
• Чек-лист того, что требуется перенести.
• Вовлеченность в процесс: вникать, задавать вопросы персональному менеджеру, принимать участие в тестировании.
• Обязательное обучение всех сотрудников работе в системе.

Что самое сложное?

Кажется, что при организации перехода на новый сервис, вся сложность заключается именно в технических аспектах переноса данных. Однако это не так. Есть неочевидный фактор, который давит морально, — сопротивление сотрудников.

Дело в том, что у людей годами формировались определенные профессиональные привычки, которые теперь необходимо скорректировать всего за несколько дней. Из-за этого всем руководителям приходится иметь дело с недовольством. Сотрудникам тяжело и дискомфортно перестраивать поведение. На первых порах в работе возникает больше ошибок из-за «стресса замены».

Каким способом можно уменьшить такой стресс? Организовать обязательное обучение.

Выделите несколько часов рабочего времени и отправьтесь на вебинары. Это сильно ускорит процесс адаптации. Даже если CRM-система кажется простой, перед тем, как запускать в нее людей, — обучите их.

И будьте готовы к снижению их производительности первое время после перехода. Осваивать новое всегда непросто. Нужно принять этот факт и помочь людям перестроить рабочий процесс. Со своей стороны, Мегаплан всегда готов прийти на помощь. Мы с радостью ответим на любые вопросы, которые касаются возможностей нашей CRM, общих и персональных настроек.

У нас есть уютный и дружественный телеграм-чат для неформальной взаимопомощи: https://t.me/ClubMegaplan. Там наши сотрудники и клиенты обмениваются опытом работы в Мегаплане. Иногда ответить на ваш вопрос там сможет непосредственно руководитель разработки или коммерческий директор.

Желаем вам гладких «переездов»!

*Заказать аудит и внедрение Мегаплана можно на нашем сайте: https://megaplan.ru/vnedrenie-crm-sistemy/