Как ставить задачи

Нормальным людям, а не роботам

  • 16948
Ни один сотрудник не считает себя машиной по выполнению задач.

Каждый — умный, думающий, творческий и ответственный
человек. Если это не про ваших сотрудников — значит, вы что-то делаете не так. При должном уважении к собственным
способностям любой сотрудник даст отличный результат.

Я нащупал метод, чтобы с каждой новой задачей сотрудники чувствовали себя окрыленными и свободными. Пользуюсь им
в работе. Возможно, он пригодится и вам.

Проблема, а не приказ

Какую из этих задач вы бы хотели получить?

Приказ Проблема
Сходи в «Звездочку», купи хлеба У нас есть борщ, но кончился хлеб
Позвони своему клиенту Пока тебя не было, звонил клиент
Подготовь отчет о продажах Мне нужно понять, сколько твой отдел продавал в прошлом квартале
Нарисуй рекламный макет Нужно привлечь внимание гостей к новой услуге

Правильно поставленная задача — это проблема, которую сотрудник должен решить оптимально и творчески. Это не
приказ и
не прямая инструкция.

Задачи-приказы

Задачи-приказы подразумевают тупое выполнение строго в поставленных рамках. Это тупиковый путь.

Сказано подготовить отчет — человек подготовит отчет, без мысли о том, как его потом будут использовать и зачем он
нужен. Часто сделает абы как.

Задачи-приказы грозят неприятными последствиями:

Сотрудник отвечает только за то, что ему формально поручено. Если результат нельзя
использовать дальше, это не его забота. Неправильно поставлена задача. «Я не виноват».

У сотрудника накапливается ощущение, что начальник — идиот. Потому что сотрудник «лучше
знает, что нужно делать», а начальник поручает ему ненужную и неинтересную работу. «Я работаю с клиентом, а он меня
отрывает и заставляет писать какой-то формальный отчет».

Постепенно сотрудник теряет волю и интерес к работе, деградирует и становится одним из тех,
кому для работы нужна палка. У сотрудника складывается ощущение, что это и есть работа — тупо выполнять нудные
неинтересные поручения за зарплату. На следующем месте работы все повторяется. Уныние, тлен, планктон.

slaves

Задачи-проблемы

Задачи-проблемы подразумевают, что сотрудник самостоятельно выбирает конкретный способ решения, отвечает за свой
выбор и за весь результат. Это путь роста и развития.

Если начальнику нужны цифры о продажах, сотрудник может предложить не только отчет. Может быть, начальнику нужно
всего два числа, и сотрудник сам впишет их в таблицу. А может быть, этот процесс вообще нужно автоматизировать.

Решая проблемы, сотрудник все время развивается:

Так как он сам выбирает способ решения, он отвечает за результат и думает о других
участниках процесса. Он становится хозяином своих решений, своей работы, своей карьеры и жизни. Он становится
свободным.

Где свобода, там и ответственность: если его решение не подходит коллегам, это уже сфера
ответственности сотрудника, и он сам скорректирует работу.

Сотрудник понимает смысл своей работы в масштабе компании, осознает собственную пользу.
Даже если приходится делать что-то монотонное и трудное — теперь это выбор сотрудника, и он знает, насколько эта
работа важна. Он видит связи между своей задачей и судьбой компании. Он не жалуется, что работа неинтересная. Он сам
себе супергерой.

downey

Обратите внимание: дело не в кардинальных переменах в корпоративной культуре. Дело в том, как
руководитель формулирует задачу. Дело в словах.

Правильная задача

Задача-проблема состоит из типовых элементов, которые помогают сотруднику найти правильное решение.
Вот они:

ПРЕДЫСТОРИЯ

Объясните сотруднику, откуда эта задача берется и что из нее следует. Можно коротко:

Я приготовила борщ.

Звонил твой клиент из Мурманска, спрашивал тебя.

Послезавтра совет директоров, мне нужно презентовать результаты работы
филиала.

А можно и обстоятельно, если сотрудник плохо знаком с темой:

Каждый день к нам на сайт приходят 100 000 человек, чтобы купить
билеты. Мы запустили для них классную услугу — страхование. К сожалению, только 0,01% посетителей
заказали эту услугу за 2 недели. Конкуренты продают такую же услугу каждому пятому клиенту.

Такое описание требует времени, но только так сотрудник увидит смысл своей работы в масштабах
бизнеса.

СУТЬ И УСЛОВИЯ ЗАДАЧИ

Опишите результат, который вы хотите получить. Если нужно — условия и ограничения. Не забудьте
о сроках и количественных показателях. Пока что не прописывайте конкретные шаги.

Нужно сделать так, чтобы каждый четвертый посетитель сайта
оформлял 
у нас страховку.

При этом мы не можем своими силами переделать главную страницу или
переписать код. Все, что у нас есть — это блок «новости» и раздел с рекламой.

ЦЕПОЧКА

Обязательно опишите, что произойдет с результатами работы человека на следующем этапе и кто за него
отвечает.

За сайт у нас отвечает Миша. Он будет реализовывать твое решение. Узнай
у него, в каком формате он хочет получить от тебя решение.

ОБЪЯСНЕНИЕ СРОКОВ

Ставить сроки просто так, с потолка, бесполезно. У всех есть дела поважнее. Чтобы ваша задача
поднялась в приоритете, объясните срок:

Нужно успеть внедрить и протестировать решение к 1 сентября. 2 сентября
начинается спецпроект, который принесет нам в два раза больше клиентов. Если они тоже не купят
страховку, мы недополучим миллион.

Не забудь, что нужно не только придумать решение, но и внедрить его
с Мишей и протестировать эффективность на текущих посетителях, не менее двух недель. Для этого твое
решение должно быть готово в пятницу.

МОТИВИРОВКА

Если у сотрудника есть коллеги такого же уровня, у него может возникнуть вопрос: «Почему я?».
Не из вредности, а из здорового любопытства. Отвечайте на него так, чтобы сотрудник гордился
собой:

После того, как ты в прошлый раз поднял конверсию сайта на 7%, я могу
доверить эту задачу только тебе.

Теперь сотрудник не сомневается, что он тот самый человек, который должен это сделать.

ВАРИАНТ РЕШЕНИЯ

В самом конце, когда задача поставлена и сотрудник чувствует себя хозяином ситуации, можно предложить
свое видение решения. Но не представляйте его как единственно верное:

Я думаю, это можно сделать с помощью рекламы на главной и внутренних
страницах. Но люди мало откликаются на рекламу, поэтому нужно думать еще.

В жизни

Попробуем «собрать» описание задачи из этих компонентов. Проследите, как части складываются
в целое.

НОВАЯ УСЛУГА

Саша! Каждый день клиенты спрашивает нас об услуге удаленного обслуживания.
Очевидно, что им это нужно, и мы можем на этом заработать.

Что мы с этим можем сделать? Ты как руководитель проектного отдела лучше
всех знаешь наши возможности.

Я хочу, чтобы ты рассказал об этой идее на совете директоров в пятницу.
Обычно на таких встречах нужно рассказать о  конкурентах, наших возможностях и перспективах;
представить план на три месяца и команду.

На совете будет Белинский, он занимался удаленным обслуживанием в своей
предыдущей компании.

Прилагаю к задаче мою презентацию по пилотному проекту с Архангельском.
Можешь использовать эти наработки. Но вообще дело не в презентации, а в том, чтобы хорошо знать
тему.

Полная совместимость

Красота метода в том, что по этой схеме можно поставить любую задачу, и в каждом случае исполнитель
будет чувствовать себя свободным.

В то же время, это не ультралиберальная корпоративный культура со свободным графиком. Вы ставите
такие же сроки, требования и ограничения. Ответственность сотрудника возрастает. Ответственность
руководителя тоже: спрашивать придется еще более строго. Сотрудники развиваются. Компания идет
вперед.

Статья Максима Ильяхова

comments powered by HyperComments
Антон
2014-03-01 11:39:57
Думаю это то, что нужно...! Спасибо.
Tom
2014-03-17 06:27:32
Фантастика!
daria
2014-04-11 15:47:57
Я работала в компании где начальство использовало именно такой подход для постановки задач. Это реально было круто и интересно для нас, для сотрудников.
Андрей
2014-04-19 17:15:27
Важно отметить, что в принципе и прозвучало в статье, что такой подход к решению задач и достижению цели должен быть элементом ПРАВИЛЬНОЙ корпоративной культуры. Т.е. каждый в компании должен чувствовать, что он не исполняет должностную инструкцию в течение рабочего дня, а делает свою компанию лучше. Компания должна формироваться из таких людей, которые понимают эту культуру и принимают её. Если кто-то считает что любой сотрудник будет охотнее выполнять задачу, сформулированную в качестве рассуждения на тему"..." - ошибается. Без элементов конкретики данный подход может стать утопическим. Важно не только дать описание проблемы, но и четко сформулировать желаемый результат, а вот способы его достижения - это может быть творческий процесс.
Анна
2014-04-21 00:46:35
В нашей IT-компании такой же формат постановки большей части задач. И это реально круто - таким образом в развитии компании и продукта участвуют абсолютно все сотрудники: от руководителей проектов до программистов и офис-менеджеров! И что не менее важно, благодаря такому подходу в нашей компании "приживаются" только те сотрудники, которые готовы развиваться и творчески и ответственно подходить к решению задач, что формирует очень сильную команду единомышленников.
Александра
2014-04-21 18:27:43
"Уныние, тлен, планктон" – обожаю ваши тексты за такие вот вставки. "В то же время, это не ультралиберальная корпоративный культура со свободным графиком" – а досадные опечатки простительны)
Сергей
2014-05-10 14:56:02
В целом - методы описаны правильные, но способы достаточно туманные. В нашей компании обрисовывают идеальный результат, который хотят получить и ставят срок. Не выполнил - 90% = не понял что от него хотят:)
Михаил
2014-06-15 10:33:28
Добрый день! Насколько я понял тему и суть статьи - этот способ постановки задач полностью вписывается во всем известную аббревиатуру SMART и является просто частным случаем постановки цели по этим правилам. Есть две крайности в этом вопросе - чёрное и белое, твёрдое и газообразное - они наглядно определены рафинированными примерами в самом начале статьи. (Но, честно, ребята, когда я еду с работы домой и мечтаю о борще, усталый и ещё думающий по инерции о своих проектах, я предпочитаю чтоб мне просто сказали: "Купи хлеба", чем в этот момент надеялись на мою сообразительность, инициативу и прочее, а творческий подход в такой ситуации вообще опасен и может дать непредвиденный последствия!!! :) ). Цель должна быть понятно сформулирована, с конкретными формулировками результата: * купи хлеба - цель; * нам нужен хлеб - потребность; * у нас нет хлеба - ситуация - а может он и не нужен? или пирог с капустой - и так ужин даже вкуснее будет? Цель должна быть достижимая. Частные цели должны быть в одной упряжке с общими, сиюминутные - с глобальными. Чтобы была понятна позитивная связь между тем, чего я хочу, и тем, что от меня требуют. Ну и, само собой, срок: без него цель - не цель. Каждый из этих параметров - это ползунок на пульте настройки цели, который можно двигать в диапазоне "Жёстко - Мягко", регулируя тем самым свободу творчества и интенсивность приказных ноток. Каждая настройка индивидуальна для различных сотрудников, для разных ситуаций и для целей различного типа. Кто затвердел в одной позе - тот проиграл. Умейте доверять сотрудникам решение проблем, но также умейте иногда приказать. С уважением к автору и собеседникам, Михаил.
Влад
2014-09-26 16:12:57
Я люблю тебя - рассылка мегаплана!
seoonly.ru
2014-10-12 12:09:47
Все по полочкам) Четко) Только вот железного человека не надо вставлять было, приелась уже эта фотка
Хак
2014-11-20 13:41:45
"Ни один сотрудник не считает себя машиной по выполнению задач. Каждый — умный, думающий, творческий и ответственный человек. Если это не про ваших сотрудников — значит, вы что-то делаете не так. При должном уважении к собственным способностям любой сотрудник даст отличный результат." Ваш способ представлен единственно верным. Это не так. Как ставить правильно задачи? А правильно ставить задачи нужно исходя из особенностей каждого человека команды. Кто-то хочет просто делать работу и получать деньги, потому ему нужно сказать "копать здесь" - при этом он мегакрутой специалист, и его не интересует предыстория. Кто-то же хочет знать все о задании - ему нужна абсолютно вся информация. Кто-то ленив - нужно пинать до посинения, пока он сделает задачу. Потому универсального способа нет. Нужно к каждому подходить индивидуально. И в разрезе этого - статья "не совсем верно расставляет акценты". Потому статью "фтопку".
Алена
2014-12-31 09:47:05
Статья рассчитана на руководителей, которые ждут, что кто-то прочитает их мысли. "Я приготовила борщ" - и что? что я должна сделать? достать парадный сервиз? сказать, какая ты молодец? позвать на борщ соседку тетю Машу? купить сметаны? поставить борщ в холодильник? И еще. Сотрудники делают то, за что им платят. Читать мысли руководителя и думать за него, почему же клиенты не покупают страховки - входит в должностную инструкцию?
юля
2015-01-17 00:26:18
Алена, это как раз статья для руководителей. а ваши рассуждения и тон - человека, тыкающего на заданные кнопки за оклад. скучно, но каждому свое ) такие тоже нужны и даже чаще, чем креативно перспективные с перепадами вдохновения несистемностью.
Оксанушка
2015-03-23 09:35:00
Начну практиковать )) Благодарю .
Максим
2015-03-27 15:42:02
Очень доходчиво, спасибо.
Руководитель
2015-07-29 16:29:53
Полная противоположность правильно поставленным задачам! Статья учит тому - как развалить за пару лет любую компанию или превратить её в хаотично движущуюся, ленивую массу, КПД которой будет = 35-50%.
Дина Бабаева
2015-07-29 16:45:15
Руководитель, а как правильно ставить задачи, по вашему мнению? Поделитесь)
Постановка задач подчиненным: 5 заповедей – Твой план
2016-04-05 08:54:09
[…] Как ставить задачи — пошаговое руководство, учитывающее психологию сотрудника […]
Передайте, пожалуйста | Large business
2016-11-26 19:17:51
[…] Описывайте проблему и ставьте задачу, но без необходимости не навязывайте сотруднику конкретный способ решения. Позволяйте подчиненным самостоятельно выбирать, как решить задачу. Подробнее об этом — в нашей статье «Как ставить задачи». […]
Как мы работаем в ITEM — ITEM WIKI
2017-02-16 18:34:27
[…] Как ставить задачу […]