Автоматизация документооборота в компании

Автоматизация работы с договорами является способом повысить результативность работы бизнеса со сравнительно небольшими вложениями. Рассказываем о том, как переложить оформление и пересылку договоров на компьютер.

Что такое автоматизация работы с договорами

Договоры аренды, оказания услуг, осуществления поставок – в любой организации еженедельно заполняется много типовых бумаг, в которых чаще всего меняются только реквизиты. Проблемы, которые при этом возникают:

1. Сотрудники тратят много времени на рутинную и однообразную работу, которая не требует квалификации – нужна только внимательность.
2. Договоры приходится пересылать вручную, а иногда и распечатывать для этого. Снова дополнительные траты времени.
3. Люди ошибаются: появляются опечатки в реквизитах, пропускаются слова, допускаются неточности. Договоры приходится внимательно вычитывать, но ошибки все равно появляются.
4. Договоры хранятся неупорядоченно в разных местах, на сбор архива тратятся силы.
5. Иногда один и тот же документ дублируется в нескольких версиях, и позже уже сложно разобраться, какая из них правильная.

Кроме того, к бумагам может получить доступ кто угодно, что влияет на безопасность работы. Автоматизация – это способ решить перечисленные проблемы при помощи одной CRM-системы.

Как работает автоматизация работы с договорами в организации

Вам не нужно сразу тратиться на индивидуально разработанное решение или большие, дорогие продукты. Установите CRM, поддерживающую ведение документооборота – например, Мегаплан. Такое решение:

1. Позволит оформлять документы в одном окне, в единой базе данных.
2. Автоматически заполнит поля данными из базы: найдет реквизиты организации по названию.
3. Сделает это безошибочно, вы будете уверены, что все заполнено верно.
4. Предоставит доступ к договору только тем сотрудникам, которым этот доступ действительно нужен – и покажет актуальную версию документа.
5. Позволит согласовывать бумаги в один клик, либо быстро и легко оставлять комментарии, которые сотрудники сразу увидят.

Также Мегаплан делает процесс работы с договорами прозрачным для руководителя: вы видите, на какой стадии процесс по каждой сделке.

Что дает автоматизация работы с договорами в организации

Исследования Siemens Business Services показывают, что автоматизация работы с договорами и другими документами обеспечивает бизнесу следующие выгоды:

• Экономия 20-30% рабочего времени за счет часов, которые сотрудники ранее тратили на рутинный документооборот. Это время персонал может потратить на решение сложных и важных задач или на повышение собственной квалификации, что способствует увеличению экономической отдачи.
• Повышение продуктивности труда на 20-25%. Ускорение документооборота снижает временные затраты на всех этапах цепочки продаж, позволяя быстрее принимать заявки клиентов и обрабатывать их.
• Сокращение издержек на работу с договорами и иными документами на 60%. Больше не нужно будет в массовом порядке рассылать и печатать деловые бумаги, а также сможете сэкономить на курьерах или услугах почты.
• Снижение затрат на хранение документов в архиве на 80%. Автоматизация подразумевает хранение документов в электронном виде – больше не нужно использовать для этого арендованные площади.
• Повышение конверсии в работе с контрагентами. Автоматизация работы с договорами поставщиков, подрядчиков и заказчиков ускоряет процесс согласования – это позитивно сказывается на сроках выполнения заказов и готовности клиентов к сотрудничеству.
• Ускорение регистрации документов на 66%.
• Ускорение поиска документов на 60%.

Суммарная экономия рабочего времени сотрудников, занятых в подготовке и согласовании договоров, составляет до 60%. Это позволяет говорить о краткосрочной окупаемости автоматизации работы с договорами в организации.

Что касается непосредственной финансовой выгоды, результаты внедрения автоматизации документооборота напрямую зависят от особенностей процессов конкретно в компании. В качестве примера можем привести данные, представленные ВТБ24 на конференции TAdviser СЭД/ECM и BPM Day ещё в 2017 году: только на цифровизации архива (обязательная часть процесса автоматизации работы с договорами в организации) компания экономит 265 млн рублей ежегодно.

Дополнительные выгоды от автоматизации работы с договорами

Кроме указанных выше преимуществ вы получаете:

• Повышение уровня информационной безопасности. Автоматизированная система документооборота гарантирует, что доступ к договорам и другим документам получат только те сотрудники, которые имеют на них право.
• Рост эффективности управления. CRM отслеживает весь путь договора или другого документа: кем подготовлен, когда, когда был согласован, какие правки вносились.
• Популяризация корпоративной культуры. Автоматизация документооборота способствует профессиональному росту сотрудников, упрощает деловое взаимодействие с контрагентами и улучшает репутацию компании.

Согласно данным Forrester Research – 38% предприятий из рейтинга Fortune-500, а это крупнейшие и самые успешные компании мира – отмечают автоматизацию работы с договорами в организации как ключевой этап развития компании.

Присоединяйтесь к числу организаций, которые уже используют такие инструменты, и вы сразу отметите, насколько проще будет работать. Это бесплатно: используйте первые 14 дней, чтобы попробовать Мегаплан в деле!

Может быть интересно:

• CRM системы: что это такое
• стоимость CRM системы
• внедрение CRM системы