Что такое Scrum-доска и как она помогает командам

Если хочется больше узнать, что такое скрам-доска, эта статья для вас. Простыми словами расскажем об этом полезном инструменте для управления задачами: кому он подходит, а кто не оценит его достоинства. Узнайте больше о Scrum-подходе и о том, в каких случаях он эффективен.

Что такое Scrum

Методология ориентирована на поэтапную работу над проектом, при этом продолжительность этапов не меняется. Суть подхода в том, чтобы сделать рабочий процесс гибким, прозрачным и адаптивным к требованиям заказчика. Команда проекта ежедневно встречается, чтобы поделиться наработанным материалом, планами и возникшими сложностями.

Такой подход появился в сфере разработки программного обеспечения как ответ на неповоротливые методы управления, требующие постоянного составления техзаданий и согласований, из-за чего много времени обычно уходит впустую. Эта отрасль повлияла и на терминологию – все основные понятия звучат для непосвящённых как «что-то на программистском». Поэтому постараемся перевести их на общедоступный язык.

Основные принципы методологии Scrum

Команды, работающие по скрам-принципам, разбивают каждый проект на отдельные этапы, длящиеся несколько дней или недель, что зависит от масштабов поставленной цели. Задача заключается в том, чтобы после каждого этапа постепенно улучшать результат, проходя путь от сырой демоверсии до продукта, максимально соответствующего требованиям заказчика. Поэтому клиент всегда участвует в обсуждениях, которые происходят после каждого этапа. Этот метод – страховка от доработок, которые случаются, когда процесс разработки оказывается не таким прозрачным.

Роли в команде Scrum

Скрам-методология подразумевает разделение на роли, у каждой из которых свои задачи.

• Разработчики. Это исполнители, которые создают продукт, ориентируясь на пожелания заказчика. Не стоит понимать название этой роли буквально – в такую группу могут входить дизайнеры, операторы, юристы или представители любых других профессий. Основной критерий принадлежности к роли – работа над функционалом проекта.
• Владелец продукта. Обычно это руководитель компании или заказчик. Человек в этой роли следит за тем, чтобы работа над проектом шла в соответствии с требованием к финальному результату.
• Мастер. Переходное звено, помощник, организатор, учитель. Этот человек выступает посредником между разработчиками и владельцем продукта. Он отвечает за встречи группы и соблюдение методологии.

Согласно методу Scrum, группу под каждый проект собирают с нуля. В ней не должно быть больше 9 человек, чтобы не усложнять общение между участниками.

Артефакты Scrum

Артефактами называют объекты, которые обеспечивают прозрачность, контроль над прогрессом и фокусируют разработчиков на ценностях продукта. К числу основных относится три артефакта, у каждого из которых своя цель.

• Ожидание от проекта (Product Backlog). Это список задач для улучшения финального результата. За него отвечает владелец продукта.
• Ожидание от этапа (Sprint Backlog). Так называют описание работы, которую команда планирует выполнить в ближайшее время.
• Прирост (Increment). Это часть общей работы по достижению финальной цели.

Желаемые результаты первых двух артефактов команда определяет на собраниях, и они зависят от специфики проекта. Цель артефакта Increment называют Definition of Done, или Критерии готовности. Это оценка выполненной задачи, чек-лист.

Кроме артефактов, команда, работающая по принципу Scrum, использует специальную доску. О ней поговорим дальше.

Что такое Scrum-доска

Доской Scrum называют простой, но эффективный инструмент визуализации предстоящих, начатых и выполненных задач. При этом все дела относятся к конкретному этапу работы над проектом. На ней нет каких-то масштабных задач – только то, над чем придётся трудиться в ближайшей перспективе. Именно поэтому хватает одного взгляда на доску, чтобы понять степень прогресса.

Структура Scrum-доски

В приоритете сочетание простоты и информативности, поэтому на доске должно быть от 3 до 6 колонок. Необходимый минимум – это пункты «Сделать», «В работе» и «Сделано». Иногда к ним могут добавляться разделы «Тестирование» и «Заблокировано». Если важно видеть конечную цель этапа, можно добавить колонку с карточками, на которых указаны ожидаемые результаты.

Типы Scrum-досок

В зависимости от способа реализации доски, которые используются в Scrum-группах, делятся на два типа. Принципиальных различий между ними нет.

Физические доски

Это классический вариант, когда карточки с задачами приклеиваются к обычной доске. При необходимости её можно заменить полосками скотча, наклеенными на стену так, чтобы получилось нужное количество колонок. Это просто и наглядно, но есть минусы: отсутствует история предыдущих этапов и такой способ фиксации задач сложен для команд, работающих удалённо.

Цифровые доски

В этом случае используется любая из программ, обеспечивающих облачный доступ к виртуальной доске. И такой вариант оптимален для дистанционной работы – он автоматизирован, при этом даёт возможность интегрироваться с другими сервисами. Минус цифровой доски в том, что неопытному пользователю придётся учиться работать с таким софтом.

Зачем нужна Scrum-доска

Разделение карточек на категории полезно в рабочем процессе. Это простой и надёжный способ показать положение дел по проекту. Доска обеспечивает мотивацию и контроль, делая рабочий процесс прозрачным. Она полезна всем участникам команды.

Преимущества использования Scrum-досок

У скрам-досок есть ряд неоспоримых преимуществ, благодаря которым они не только вошли в офисный обиход, но и распространились из сферы разработки программного обеспечения на другие отрасли. Такие доски избавляют от многих «хронических болячек» офисной работы, повышая её эффективность. Далее расскажем за счёт чего так происходит.

Улучшенное сотрудничество и коммуникация

Список задач, висящий на всеобщем обозрении, делает обсуждения продуктивнее. Особенно если учитывать тот факт, что ежедневные 15-минутные собрания проходят рядом с ним. Благодаря этому отпадает необходимость в долгих совещаниях – достаточно посмотреть на доску, чтобы понять, как идут дела, и не задавать лишних вопросов.

Прозрачность и наглядность работы

Не нужно поднимать какую-то глубокую аналитику, опрашивать работников. Просто посмотрите на доску!

Эффективное управление задачами

Методология Scrum обеспечивает отличный уровень мотивации, если в коллективе нет проблем. Скопление карточек в колонке «Сделать» лучше любых слов действует на персонал. Эта система вносит порядок в рабочий процесс и заставляет команду самоорганизоваться просто потому, что количество карточек на стене наглядно показывает, насколько сотрудники справляются со своей работой.

Гибкость и адаптируемость в проектах

В любом масштабном проекте вводные могут меняться. Сегодня заказчик хочет фиолетовый квадрат, а завтра – зелёный круг. Скрам – это страховка от подобных ситуаций. Все изменения приходят постепенно, с каждым общим обсуждением, которым заканчивается рабочий цикл. Сделали главную страницу сайта – обсудили. Сделали ещё три внутренних раздела – снова поделились мнением. Поэтому Scrum неплохо защищает проект от заказчиков-самодуров, которые любят всё менять на ходу.

Как правильно пользоваться Scrum-доской

Чтобы правильно применять этот инструмент, важно соблюдать рекомендации. Пренебрежение принципами методологии может привести к плачевным результатам.

Настройка Scrum-доски

Настраивая доску, важно определиться с количеством колонок – это зависит от особенностей работы над проектом. Затем сделайте карточки с задачами. Обычно на них пишут название задачи, имя исполнителя и дедлайн.

При необходимости можно выделить цветом специфику задачи – в классическом варианте разноцветные карточки означали устранение ошибок, улучшение функционала и работу над какой-либо необычной характеристикой продукта.

Затем нужно установить правила. Это может быть предельное количество карточек на одного сотрудника или критерий, при котором поручение будет считаться выполненным.

Если вы пользуетесь Scrum-приложением, настройте автоматизацию, чтобы карточки самостоятельно переносились в следующую колонку при выставлении определённого статуса. Можно настроить шаблоны для повторяющихся циклов или задач – это сэкономит время.

Планирование спринта

Каждый рабочий этап в методике скрам называют спринтом. И эти циклы должны быть спланированы. Перед началом каждого спринта проводится встреча команды, к которой нужно:

1. Проверить все задачи на актуальность, при необходимости изменить их.
2. Подготовить статистику предыдущих рабочих циклов, чтобы понять скорость работы и что нужно было выполнить.
3. Собрать всю группу, в том числе заказчика или его доверенного лица.

Во время встречи участники обсуждают предстоящие задачи, при необходимости сегментируя их. Владелец продукта объясняет, какие бизнес-ценности должны быть достигнуты. В результате группа приходит к пониманию цели спринта, составляет список задач с оценками и определяет, кто за что отвечает. Затем мастер обновляет карточки и начинается работа в новом цикле.

Ежедневные стендапы и обновления

Работая над проектом, группа встречается не только для обсуждения планов и результатов спринта. Помимо этого, проводятся ежедневные короткие встречи. Проходят они рядом с доской, чтобы все участники команды видели прогресс по задачам. Такие стендапы помогают сделать работу гибкой – каждый сотрудник может поделиться возникшей проблемой или предложить идею. В результате план могут «перекраивать» на ходу, и именно эта пластичность – одно из основных преимуществ метода Scrum.

Ретроспективы

Ретроспективой называют встречу команды после каждого спринта. Она нужна для анализа рабочего процесса и определения того, что можно улучшить. С её помощью группа выявляет эффективные практики, а также договаривается о каких-либо изменениях в работе, если они нужны.

Как проводится ретроспектива:

1. Каждый участник группы анонимно пишет заметки о положительном и негативном опыте.
2. Записки группируют по направлениям.
3. Команда голосует, выбирая удачные предложения.

Отличия Scrum от Kanban

У этих двух внешне похожих методов существенные различия. Их можно увидеть на таблице ниже.

Кому можно использовать Scrum-доски

Метод зародился в сфере ИТ, поэтому в этой отрасли его можно применять без каких-либо ограничений. Но скрам-принципы могут быть полезны в других отраслях:

• образование;
• маркетинг;
• производство;
• инженерия;
• дизайн.

Такой подход применим в большинстве компаний, работающих над проектами. Это универсальный инструмент для любого, кто хочет наглядно управлять задачами и работать в режиме циклов.

Часто задаваемые вопросы

У специалистов, которые ещё не сталкивались с работой по принципам Scrum, могут возникать вопросы. Обычно они касаются сферы применения и нюансов методологии.

Можно ли использовать Scrum-доску для не-software проектов?

Да, доска подходит и для компаний, не связанных с разработкой. Достаточно адаптировать её, заменив технические термины более понятными обозначениями и переименовав колонки, выбрав актуальные названия.

Как часто обновлять Scrum-доску?

Это зависит от специфики проектов, но есть общие правила. Карточки между колонками желательно передвигать сразу при выполнении задачи, потому что прозрачность и информативность – основа методологии. Полное обновление карточек допускается в начале или конце спринта, а также при масштабном пересмотре цели проекта. Важно избегать пустой колонки «В работе» и ситуаций, когда карточки долго остаются без движения. Scrum-панель – динамичный инструмент, и чем чаще её обновляют, тем понятнее общая картина.

Заключение

Если хотите попробовать методологию Scrum, обратите внимание на Мегаплан. Это удобная платформа, помогающая внедрить принципы этого подхода. Она подойдёт и офисным сотрудникам, и командам, работающим в дистанционном формате. Вы получите не только современную CRM-систему, но и обширный набор бизнес-инструментов, делающих работу проще и удобнее.