CRM система для тендеров

Изначально CRM для тендеров не предназначены: для автоматизации в этой сфере существуют специальные решения. Они всем хороши, кроме того, что бывают неоправданно сложны во внедрении – и стоят дорого, и обучить сотрудников нужно, и дополнительную цифровую инфраструктуру создавать придется (например, автоматизировать контроль запасов товара или сырья).

Работа в сфере тендеров, напрямую связана с оформлением различных коммерческих предложений, и в этом тоже поможет CRM. Так, по данным, которые опубликованы на платформе Cflow, 36% опрошенных компаний уже автоматизировали составление коммерческих предложений.

Что делать, если у вас нет настолько серьезной потребности в управлении закупками, они происходят лишь периодически и не в таких больших объемах? Использовать ПО, которое уже есть: например, Мегаплан.

Функционал CRM системы

Технически закупки – как и любой другой бизнес-процесс – можно разделить на несколько ключевых задач:

1. определение потребности в товаре/услуге: что вам нужно и в каком объеме;
2. формирование заявки: определение характеристик закупаемого товара/услуги, сроков поставки, бюджета – всех параметров контракта;
3. исследование рынка: например, разослать поставщикам коммерческие предложения, собрать их ответы и проанализировать;
4. выбор поставщика, заключение договора о сотрудничестве;
5. непосредственно заказ, оплата и поставка.

Плюс дополнительный этап – это оценка сотрудничества по факту: всем ли вы удовлетворены.

Теперь для каждой стадии оформления закупки нужно назначить ответственного сотрудника, который выполнит необходимые работы, а потом организовать взаимодействие между всеми занятыми в проекте специалистами. Всё, что для этого нужно, вы уже используете в повседневной работе через планировщик задач Мегаплана.

Постановка задач в CRM

Для тендеров процесс распределения задач между сотрудниками будет выглядеть так же, как для других проектов:

1. Создаете общую задачу: «Закупить офисную бумагу».
2. Понимаете, что решать ее будут три сотрудника:
   1. руководитель отдела по работе с клиентами – бумагой в основном пользуются они, поэтому могут определить потребность;
   2. менеджер: он знает, какая бумага нужна, может провести исследование рынка и собрать предложения;
   3. бухгалтер: возьмет на себя заключение договора и оформление закрывающих документов.
3. Вы добавляете этих сотрудников в карточку задачи и оставляете комментарии, что кому нужно сделать.
4. Они приступают к работе, обновляя статус задачи по мере прогресса.

Всё взаимодействие, в том числе обмен документами, происходит в CRM, – вы всегда можете держать руку на пульсе, ничего не потеряется. Любые вопросы сотрудники тоже смогут задать прямо в карточке проекта, а вам придет уведомление об этом.

Так что, если в вашей организации снабжение не отличается высокой сложностью или масштабом – либо вовсе происходит стихийно (иногда месяцами ничего не нужно, а потом одна-две закупки) – CRM для тендеров будет вполне достаточно. Попробуйте!

Вопросы и ответы

Есть ли в Мегаплане специальный функционал для тендеров?

Вы можете использовать для однотипных задач планировщик, его возможностей вполне достаточно. А для более сложных – создать проект с подзадачами или расписать рабочий процесс: этапы, последовательность, сроки.

Сколько человек могут участвовать в одной закупке?

Столько, сколько потребуется: вы можете назначить сколько угодно соисполнителей и аудиторов задачи или проекта, но ответственным всегда будет только один сотрудник.

Можно ли сохранить данные по закупке, чтобы использовать их в будущем?

Да, CRM-система сохраняет архив по всем проектам, к нему останется доступ у всех участников задачи ил проекта.

Может быть интересно:

• CRM системы: что это такое
• стоимость CRM системы
• внедрение CRM системы