Блог

Просмотрено 987 Комментарии 3 минуты

CRM система для тендеров

Изначально CRM для тендеров не предназначены: для автоматизации в этой сфере существуют специальные решения. Они всем хороши, кроме того, что бывают неоправданно сложны во внедрении – и стоят дорого, и обучить сотрудников нужно, и дополнительную цифровую инфраструктуру создавать придется (например, автоматизировать контроль запасов товара или сырья).

Что делать, если у вас нет настолько серьезной потребности в управлении закупками, они происходят лишь периодически и не в таких больших объемах? Использовать ПО, которое уже есть: например, Мегаплан.

Функционал CRM системы

для чего нужна crm система при проведение тендеров

Технически закупки – как и любой другой бизнес-процесс – можно разделить на несколько ключевых задач:

  1. определение потребности в товаре/услуге: что вам нужно и в каком объеме;
  2. формирование заявки: определение характеристик закупаемого товара/услуги, сроков поставки, бюджета – всех параметров контракта;
  3. исследование рынка: например, разослать поставщикам коммерческие предложения, собрать их ответы и проанализировать;
  4. выбор поставщика, заключение договора о сотрудничестве;
  5. непосредственно заказ, оплата и поставка.

Плюс дополнительный этап – это оценка сотрудничества по факту: всем ли вы удовлетворены.

Теперь для каждой стадии оформления закупки нужно назначить ответственного сотрудника, который выполнит необходимые работы, а потом организовать взаимодействие между всеми занятыми в проекте специалистами. Всё, что для этого нужно, вы уже используете в повседневной работе через планировщик задач Мегаплана.

Постановка задач в CRM

постановка задач в crm системе для тендеров

Для тендеров процесс распределения задач между сотрудниками будет выглядеть так же, как для других проектов:

  1. Создаете общую задачу: «Закупить офисную бумагу».
  2. Понимаете, что решать ее будут три сотрудника:
    1. руководитель отдела по работе с клиентами – бумагой в основном пользуются они, поэтому могут определить потребность;
    2. менеджер: он знает, какая бумага нужна, может провести исследование рынка и собрать предложения;
    3. бухгалтер: возьмет на себя заключение договора и оформление закрывающих документов.
  3. Вы добавляете этих сотрудников в карточку задачи и оставляете комментарии, что кому нужно сделать.
  4. Они приступают к работе, обновляя статус задачи по мере прогресса.

Всё взаимодействие, в том числе обмен документами, происходит в CRM, – вы всегда можете держать руку на пульсе, ничего не потеряется. Любые вопросы сотрудники тоже смогут задать прямо в карточке проекта, а вам придет уведомление об этом.

Так что, если в вашей организации снабжение не отличается высокой сложностью или масштабом – либо вовсе происходит стихийно (иногда месяцами ничего не нужно, а потом одна-две закупки) – CRM для тендеров будет вполне достаточно. Попробуйте!


Полезный материал про внедрение CRM

Как сэкономить
при внедрении CRM:
10 советов от экспертов

Для тех, кто хочет:

  • внедрить CRM систему просто и без ошибок
  • проверить, как вы внедрили CRM и что можно улучшить
  • понять, как сэкономить время и деньги, используя проверенные советы от экспертов
Получить бесплатно

Вопросы и ответы

Есть ли в Мегаплане специальный функционал для тендеров?

Вы можете использовать для однотипных задач планировщик, его возможностей вполне достаточно. А для более сложных – создать проект с подзадачами или расписать рабочий процесс: этапы, последовательность, сроки.

Сколько человек могут участвовать в одной закупке?

Столько, сколько потребуется: вы можете назначить сколько угодно соисполнителей и аудиторов задачи или проекта, но ответственным всегда будет только один сотрудник.

Можно ли сохранить данные по закупке, чтобы использовать их в будущем?

Да, CRM-система сохраняет архив по всем проектам, к нему останется доступ у всех участников задачи ил проекта.

Может быть интересно:



Вам понравилась статья?

0