Корпоративные системы управления проектами

Корпоративные системы управления проектами (КСУП) – один из основных инструментов, позволяющих одновременно снизить издержки и повысить доходы организации. Результаты работы компании – в том числе финансовые – напрямую зависят от того, насколько эффективно вы этой компанией управляете.

Именно на уровне управления принимаются ключевые решения:

1. Сколько ресурсов организация потратит на тот или иной проект.
2. Какие именно это будут ресурсы: трудовые, материальные.
3. На что конкретно будут выделены ресурсы: на какие задачи, в какое время.

Чем быстрее и точнее решаются эти вопросы, тем выше отдача с каждого вложенного в бизнес рубля. Соответственно, выгодно повышать результативность управления проектами – с этим и помогает КСУП.

Чтобы компания успешно справилась с каким-либо проектом, нужно выполнить два основных условия:

1. Привлечь к проекту менеджеров, у которых есть нужные для руководства знания и компетенции.
2. Предоставить этим менеджерам необходимые инструменты: аналитические данные, методологию, средства коммуникации с командой.

С первым пунктом все понятно: компетентные кадры – основа всего, но даже профессионал не может работать вслепую и с голыми руками. Вступает в силу второй пункт – комплект организационных, технических, методических, программных и информационных средств. Это и есть корпоративная система управления проектами.

Какие потребности компании закрывает КСУП

Если детализировать эффект от внедрения такой системы, организация получит следующие выгоды:

1. Четко определенный свод правил, методов и инструментов, который упрощает контроль над каждым проектом компании.
2. Прозрачные механизмы распределения полномочий: всегда ясно, кто за что отвечает.
3. Свежие, актуальные и подробные данные по каждому проекту – позволяют руководителям максимально быстро включаться в решение задач.
4. Удобные механизмы координации участников проекта: доски задач, проектные чаты.
5. Структурированные данные по всем выполненным ранее проектам, сотрудники смогут опираться на накопленный опыт.

В итоге проектные команды – а значит, и вся организация целиком – начинают работать быстрее, эффективнее и с меньшими затратами.

По данным FinancesOnline, в среднем эффективность использования инвестиций повышается на 11.4%. Рост эффективности труда руководителей составляет от 10 до 50% (зависит от сферы деятельности компании и специфики принятых в ней процессов), повышение результативности работы сотрудников – 12%, а сокращение затрат на обеспечение работы оценивается в среднем в 24%.

Что нужно для внедрения корпоративной системы управления проектами

Первое, что важно понимать: КСУП – это комплексный продукт. Обычно в его составе выделяют три больших блока:

1. Методология и нормативно-регламентная база. Это корпоративные стандарты: подробное описание основных процессов, методик, шаблоны документов – все то, на чем строится работа менеджеров.
2. Кадры. Компетенции сотрудников и руководителей в сфере управления проектами: насколько хорошо понимают процессы принятия решений, насколько грамотно пользуются методологией и технической базой компании.
3. Информационно-техническая часть. Чаще всего под «корпоративной системой управления проектами» подразумевают именно этот элемент – программное обеспечение, которое дает нужные для контроля над работой организации функции.

Без любого из этих трех пунктов о построении единой КСУП говорить не приходится, однако важно понимать правильную последовательность действий: начинать нужно «с конца».

Почему интеграция КСУП стартует с выбора ПО – и что должна уметь выбранная программа

В большинстве случаев компании задумываются о внедрении корпоративной системы управления проектами на этапе перехода от стихийного роста к более организованному ведению бизнеса. К этому моменту уже есть некий кадровый резерв и понимание основных процессов, однако:

1. Методология не структурирована, данные хранятся хаотично и разрозненно, многие процессы дублируются и пересекаются.
2. Компетенции сотрудников не всегда соответствуют актуальным потребностям, нет единой системы обучения и общих стандартов.

Чтобы справиться с этими проблемами, нужен фундамент, на котором вы выстроите новый подход к управлению проектами – этим фундаментом и становится специализированное ПО.

На примере Мегаплан вы получаете:

1. Единую клиентскую базу, упорядоченную и удобную в использовании.
2. Систему распределения задач между сотрудниками и контроля за их выполнением.
3. Проектный календарь и систему корпоративной переписки: вся информация хранится в одном месте.
4. Шаблоны документов, сценарии сделок, автоматизацию задач методологии.

То есть внедрение CRM – это оптимальный первый шаг к построению полноценной системы управления проектами. Пользуясь функциями Мегаплан, вы сможете улучшить работу с кадрами и методологией, повысить эффективность управления проектами и увеличить прибыль.

Вопросы и ответы

Насколько быстро можно начать пользоваться Мегаплан?

На первичное развёртывание решения в среднем уходит от получаса до рабочего дня: всё зависит от объёма текущих данных, которые нужно внести в систему. Мы готовы помочь вам в решении этой задачи.

Можно попробовать Мегаплан бесплатно?

Да, наша пробная 14-дневная версия предоставляет вам неограниченный доступ к полному функционалу Мегаплан.

Насколько сложно научиться пользоваться Мегаплан?

Наше решение спроектировано так, чтобы все основные функции были интуитивно понятны и не требовали объяснения. Если же вы хотите быстро освоить все 100% доступного функционала и полностью раскрыть потенциал ПО, мы готовы провести для вас и ваших сотрудников профессиональные курсы.