Зачем нужна система контроля поручений

СКИП – это система контроля исполнения поручений: программное обеспечение, которое помогает распределять задачи и следить за их исполнением.

Сложно переоценить важность контроля за выполнением поручений. Даже если отвлечься от вертикали «начальник-подчиненный», можно убедиться, какой вес имеет информирование о работе коллег. Так, по данным из опроса, который размещен на платформе Finances Online, 94% респондентов считают, что знание того, чем заняты сотрудники, повышает производительность и эффективность бизнеса.

Пользоваться таким ПО легко, результаты оно дает сразу же после внедрения, поэтому установка системы контроля поручений будет хорошим выбором для начала цифровизации вашей компании. Рассказываем про всё, что нужно знать в связи с этим.

Зачем бизнесу система контроля поручений

Распределение поручений между подчиненными – одна из основных задач руководителя, но она не единственная. Однако чем больше у вас штат, тем проще утонуть в бесконечном списке звонков, уточнений, согласований – в микроконтроле за поручениями, который приходится проводить вручную.

СКИП решает эту проблему. Внедрив систему контроля исполнения документов и поручений, вы автоматизируете большую часть рутины. Донесение задачи до сотрудника, обновления её статуса, промежуточный контроль – всё осуществляется через специальное ПО в один-два клика мыши. Экономический эффект от использования таких решений вы видите на графике выше.

Функции СКИП

Система контроля исполнения поручений создает для вас полноценную и очень удобную среду, в которой можно планировать всю деятельность компании. Процесс выглядит следующим образом:

1. Вы назначаете сотруднику поручение – например, обзвонить клиентов, когда-то заказавших определенный товар.
2. Сотрудник подтверждает, что принял поручение, и приступает к его выполнению.
3. Завершив поручение, он меняет его статус и создает отчет, прикладывая необходимые документы.

В системе контроля поручений от Мегаплана можно прикрепить несколько сотрудников к одной карточке, распределив между ними конкретные обязанности и зоны ответственности. При этом сервис автоматически разошлет все нужные уведомления, затребует отчет, напомнит о дедлайне задач. А вы сможете в любой момент посмотреть статус по всем поручениям, оценив работу сотрудников.

Как выбрать и внедрить систему контроля исполнения поручений

Главный фактор – это баланс между функциональностью СКИП и ее доступностью. Самые масштабные решения обычно требуют больших затрат времени и средств на интеграцию, а также на обучение сотрудников использованию нового ПО.

Мы рекомендуем Мегаплан: чтобы начать пользоваться этой системой, достаточно зарегистрироваться и выполнить первичную настройку. Если утром вы решите внедрить СКИП, во второй половине дня программа уже будет готова к работе.

Сотрудники разберутся, как работать с новым сервисом, за 5-10 минут – всё интуитивно понятно. При этом платформа станет хорошим фундаментом для расширения цифровой инфраструктуры в будущем: СКИП легко будет дополнить CRM и другими модулями.

Вопросы и ответы

Сколько времени внедряется СКИП?

Время внедрения зависит от конкретной системы контроля поручений. Мегаплан можно полностью развернуть и настроить за несколько часов.

СКИП подходит для всех видов бизнеса?

Да. Если ваша работа предполагает распределение поручений между сотрудниками, СКИП ее упростит.

Можно ли в СКИП назначить поручение нескольким сотрудникам?

В Мегаплане – да, вы просто добавляете в карточку задачи всех, кто будет участвовать в ее выполнении.

Может заинтересовать:

• CRM системы: что это такое
• стоимость CRM системы
• внедрение CRM системы