Для чего нужна программа распределения задач

Качественная программа для распределения задач незаменима в работе любой компании — ежедневно руководство и сотрудники выполняют десятки дел, информацию о которых нужно фиксировать. Даже человек с хорошей памятью в такой ситуации не сможет запомнить все, что нужно. Это объясняет широкое распространение программ распределения задач между сотрудниками. Они активно применяются в компаниях, работающих в разных отраслях.

Во многих компаниях используется не одна программа распределения задач, а несколько. Это подтверждают данные, опубликованные платформой Finances Online. Так, результаты исследования показали, что 64% команд используют несколько планировщиков задач.

Основной функционал понятен из характеристики подобных программ — распределение задач между исполнителями. И многие бесплатные приложения именно такими функциями и ограничиваются. Но для выполнения серьезных задач нужно соответствующее ПО. Поэтому многие разработчики стараются предоставить пользователям максимально насыщенный функционал. Так, кроме распределения задач, программы подобного типа пригодятся, если хотите:

• Планировать проекты с учетом загруженности сотрудников.
• Собирать аналитику по различным направлениям.
• Автоматически формировать отчеты о работе сотрудников и компании в целом.
• Следить за дедлайнами.

Практика показывает, что подобное программное приложение не только комфортно в использовании, но и в ряде случаев обеспечивает улучшение результатов — сотрудники начинают работать эффективнее, когда у них перед глазами список дел, которые нужно выполнить. Кроме того, иногда программное обеспечение оказывает более весомую помощь, чем стандартное информирование о новых задачах.

Какую программу распределения задач выбрать

Несмотря на обилие программ-планировщиков, рекомендуем остановить выбор на CRM. Это более функциональный продукт, который, кроме распределения задач между сотрудниками, пригодится и для других целей:

• Ведение клиентской базы.
• Комфортная работа с подрядчиками и контрагентами — можно предоставить гостевой доступ.
• Интеграция различного ПО в одно рабочее пространство.
• Прозрачная работа над проектами.

Разумеется, предназначены такие программы и для распределения задач. Например, в CRM Мегаплан можно не только назначить исполнителя, но и предварительно посмотреть на его загруженность, а также узнать насчет запланированного отпуска или отгула — ПО автоматически покажет, если выбранного сотрудника не будет на рабочем месте в это время.

Особенно удобно использовать CRM в качестве программы для распределения задач при работе над проектами. Обычно в подобных случаях задействовано несколько сотрудников и даже отделов, поэтому такое решение упрощает ситуацию.

Программа для распределения задач между сотрудниками обеспечивает полную прозрачность — в ряде случаев с ее помощью можно даже посмотреть, сколько времени было затрачено на определенный этап проекта. При этом, если результат не соответствует ожиданиям, можно отправить задачу на доработку — соответствующее уведомление придет исполнителю.

Оповещения — простой, но очень важный элемент функционала CRM. Они могут приходить через браузер, СМС, мобильное приложение или на электронную почту. Благодаря своевременному информированию сотрудники всегда знают о новых задачах, комментариях и приближающемся дедлайне.

При выборе программы желательно учитывать весь функционал, который может пригодиться в работе. Использовать многофункциональное ПО только для распределения задач — это все равно, что купить красивую одежду, но надевать ее только дома. Важно понимать, что CRM, как и любое другое ПО, является рабочим инструментом. И то, насколько этот инструмент будет эффективным, зависит от вас.

Каким критериям при выборе программы пользователи уделяют больше внимания:

• Простота использования.
• Набор функций.
• Размер абонентской платы.
• Количество пользователей, получающих доступ.
• Качество работы техподдержки.

Стоит отметить и универсальность. Это важный фактор — не каждая программа подходит для использования без учета специфики сферы. В этом случае стоит обращать внимание на ПО, ориентированное на применение в конкретной сфере бизнеса, или те программы, в функционале которых предусмотрены отраслевые решения, автоматически адаптирующие набор опций под нужды и процессы компании.

В чем преимущества Мегаплана

Если выбираете программу для распределения задач, обратите внимание на Мегаплан. Это популярная CRM, которая полностью соответствует всем важным критериям, начиная от универсальности и заканчивая качеством технического обслуживания. Наиболее важные для большинства пользователей преимущества:

• Комфортное распределение задач с возможностью контроля за их исполнением.
• Интеграция со многими сервисами, от IP-телефонии до продуктов 1С.
• Чат и видеоконференции.
• Автоматизация рутинных рабочих процессов, от заполнения счетов до составления отчетов.

Важным преимуществом Мегаплана многие пользователи считают понятный интерфейс — чтобы научиться пользоваться CRM на базовом уровне, достаточно потратить всего несколько часов. Если требуется углубленное изучение, можно воспользоваться помощью специалистов из Учебного центра Мегаплана — такая услуга доступна всем клиентам. При этом, всем новым пользователям на две недели предоставляется бесплатный доступ ко всем возможностям CRM-системы — это позволяет быстро понять, подходит она вам или нет.

Вопросы и ответы

Могу ли я поменять исполнителя задачи при необходимости?

Да, такая возможность существует. Кроме того, в Мегаплане можно назначить несколько исполнителей — такая возможность есть не в каждой программе.

Будет ли видна задача, поставленная одному сотруднику, другим?

Нет. Можно настроить права доступа таким образом, что каждый сотрудник будет видеть только свои задачи. Это максимально рациональное решение, благодаря чему рабочее пространство не засоряется посторонними данными.

Как узнать, кто из сотрудников не выполняет задачи вовремя?

Просроченные задачи показываются пользователю с правами администратора или руководителя. Кроме того, можно настроить автоматическое формирование отчета, в котором будут отмечены просроченные задачи за неделю, месяц или любой другой период.

Может быть интересно:

• CRM системы: что это такое
• стоимость CRM системы
• внедрение CRM системы