Системы управления проектами

Любая система управления проектами (СУП) выполняет конкретные функции и подразумевает определенный набор модулей, которые обеспечивают выполнение задач по планированию, мониторингу и анализу. Кроме того, современная система управления проектами — это хороший инструмент для координации действий сотрудников компании, что исключает срыв сроков и другие форс-мажорные обстоятельства, которые обычно бывают вызваны человеческим фактором.

Каким требованиям должны отвечать современные системы управления проектами

Эффективная система управления проектами невозможна без обширного функционала, который делает такое ПО универсальным инструментом для выполнения различных задач. Поэтому, если выбираете какую СУП внедрить в компании, обратите внимание на ее прикладную ценность.

Требования к системе управления проектами, которым должен соответствовать по-настоящему качественный продукт:

1. Одновременное ведение разных проектов.
2. Возможность интеграции со сторонними сервисами.
3. Отсутствие ограничений по выставляемым для сотрудников задачам и загружаемым документам.
4. Наличие гостевого доступа, если привлекаете подрядчиков к работе.
5. Четкая и понятная структура, удобный интерфейс.
6. Отсутствие лимитов по одновременному использованию программы разными сотрудниками.
7. Возможность настройки доступа к информационной базе.
8. Эффективные инструменты для аналитики и прогнозирования.
9. Назначение ролей при постановке задачи.

Функционал ПО — один из наиболее веских факторов, влияющих на итоговый выбор системы управления проектом. Этот аспект определяет, приживется ли программа, внедренная в повседневную работу компании, и насколько эффективно она будет справляться с поставленными задачами.

К чему приводит внедрение системы автоматизации и управления проектами

Если выбор системы управления проектами был сделан правильно и с учетом реалий, внедрение неизбежно скажется на результатах и качестве работы. Прежде всего, интеграция профильного ПО отражается на сроках реализации отдельных и комплексных задач.

Согласно данным портала TAdviser, среди всех сегментов бизнеса, где используются различные CRM, в большей степени такое программное обеспечение распространено в сфере IT. И по стечению обстоятельств именно в этой отрасли наиболее задействован проектный принцип работы. По данным за два последних года, IT-компании занимают первую строчку рейтинга по внедрению CRM-систем, опережая торговые и финансовые организации.

Когда внедрена автоматизированная система управления проектами, рабочее время сотрудников расходуется с большим эффектом — они избавлены от повседневной рутины, связанной с документооборотом. Помогает и такой функционал, как уведомления. Благодаря этому не приходится тратить время на звонки, когда задача передается от одного отдела в другой — СУП обеспечивает бесшовный переход проекта от одного этапа к другому без срыва сроков и потери информации.

Помимо экономии времени, система управления проектами в организации помогает добиться:

• снижения затрат;
• точного прогнозирования сроков и необходимых ресурсов;
• повышения качества итогового результата;
• уменьшение риска.

Еще один момент, на котором сказывается внедрение системы управления проектом, — это качество менеджмента. С помощью СУП руководитель видит всю картину целиком, что помогает ему принимать управленческие решения, основываясь на объективной информации, а не на субъективных оценках.

Аналитика, которая проводится с помощью системы управление проектом, помогает вовремя выделить задачи, не приносящие компании должной выгоды, а только отнимающие ресурсы. Поэтому, используя СУП, руководитель может быстро определить рентабельность того или иного направления.

Кому будет полезна система управления проектом

Разумеется, в первую очередь комплексная система управления проектами полезна для представителей руководящего звена — с ее помощью можно узнать о работе компании все, вплоть до эффективности отдельного сотрудника. Но СУП полезны и информативны, не только когда речь идет об удобстве работы директорского состава.

Начальники подразделений и отделов тоже получают эффективный инструмент для решения локальных задач. В этом случае система управления проектами на предприятии помогает выбрать исполнителя, который лучше подходит для выполнения конкретной задачи, или мотивировать сотрудника, предоставив ему объективные данные о продуктивности его работы. К плюсам можно отнести и простой контроль за работой подчиненных.

Рядовые исполнители также относятся к тем, кто получает выгоду от внедрения СУП. В их распоряжении оказывается инструмент, который исключает из списка регулярных задач такую рутину, как оформление документов и составление отчетов. Эти процесс автоматизирован в большинстве систем управления проектами, которые есть на российском рынке. Кроме того, СУП облегчает работу с контрагентами и клиентами — все контактные данные, как и история взаимодействий, хранятся в базе.

Какую СУП выбрать

Рынок подобного программного обеспечения достаточно развит, поэтому не обязательно испытывать дискомфорт, пользуясь зарубежными продуктами — не все владеют иностранными языками в должной мере. Любая российская система управления проектами предоставляет доступ к необходимому функционалу. Остается выбрать продукт, который будет полностью соответствовать пожеланиям и выполняемым задачам.

Еще один вариант — разработка системы управления проектами с учетом нужд компании. Но обычно это решение неизбежно влечет повышенные затраты и оправдано только в случае предельно эксклюзивных пожеланий руководства. Как показывает практика, более чем с 97% задач, с которыми приходится сталкиваться компаниям из различных отраслей, справляется качественно разработанная универсальная СУП.

Вопросы и ответы

Можно ли использовать одну и ту же систему управления проектами в разных сферах?

Можно. В большинстве случаев стандартные этапы проектов не различаются по своей специфике. При необходимости функционал СУП можно адаптировать под особенности отрасли, в которой она используется.

Сколько нужно платить за пользование системой управления проектами?

Размер абонентской платы, как правило, зависит от количества сотрудников, получивших доступ к СУП. Кроме того, можно выбрать такой вариант, как коробочная версия, а не облачная — в этом случае вы будете избавлены от ежемесячной абонентской платы.

Требует ли работа с СУП дополнительного обучения?

В большинстве случаев работа с системой управления может быть интуитивно понятной. Но при необходимости можно воспользоваться помощью разработчика. Так, например, в Мегаплане, есть собственный учебный центр, специалисты которого обучают персонал компаний-абонентов работе в системе управления.

Полезные ссылки:

• Купить CRM систему для управления проектами
• Что такое CRM система и как она управляет проектами