Блог

Просмотрено 116

Автоматизированные системы управления проектами

Любая автоматизированная система управления проектами разрабатывается, чтобы упорядочить рабочие процессы на предприятии или в организации. При этом большинство АСУП можно рассматривать как универсальные решения. Система для управления проектами подходит представителям различных сфер и отраслей – от бюджетных учреждений до коммерческих компаний.

Разумеется, специфика таких платформ подразумевает ведение в организации проектов различного масштаба – это отражено уже в названии продукта. Поэтому любой обзор систем управления проектами будет включать продукты, функционал которых учитывает потребности средних и крупных предприятий, — пользователи получают доступ к инструментам, улучшающим результаты работы.

Что обычно содержат автоматизированные системы управления проектами

Автоматизированная система управления проектом создает единое информационное пространство, в котором могут работать сотрудники различных отделов и подразделений — это помогает координировать их действия и избегать потерь времени. Если говорить про функционал любой АСУП, обязательно будут присутствовать следующие модули:

система управления проектами в организации


  1. Календарь. Планирование – основа любой управленческой работы, поэтому такой функционал в СУП присутствует всегда.
  2. Инструменты для согласования. Если в компании практикуется многоуровневое заверение документации, важно свести затраты времени к минимуму. А еще лучше — видеть, на каком этапе возникают задержки. В идеале все согласования проходят внутри системы для управления проектами, как и ведется прочий документооборот.
  3. Почта. В зависимости от разработчика она бывает встроенная или интегрированная. В любом случае важно иметь доступ к письмам в рамках одной платформы, а не тратить время на переходы в сторонние сервисы.
  4. Отчеты. Любая система управления проектами – это и аналитический инструмент. Поэтому руководитель любого уровня должен иметь возможность получать отчетность, чтобы своевременно реагировать, если результаты «проседают».

Набор опций, которые предлагает каждая система управления задачами и проектами, продиктован спецификой сферы, для которой она была разработана. О разновидностях АСУП мы поговорим чуть ниже, а пока подробнее остановимся на преимуществах таких платформ.

Какие задачи решает система управление проектами

Все функции системы управления проектами направлены на достижение понятной каждому цели — мы говорим про экономию. Это может быть снижение затрат времени или уменьшение расходов на реализацию проекта. Любая эффективная система управления проектами дает именно такой результат. Но способы его получения различаются.

система управления проектами и какие задачи она решает


Внедряя АСУП, любой руководитель вправе рассчитывать на оптимизацию многих рабочих процессов. Обычно положительный эффект касается следующих моментов:

  1. планирование (в том числе и финансовое);
  2. документооборот;
  3. аналитика;
  4. прогнозирование;
  5. обмен данными;
  6. контроль над выполнением задач.

Это основные процессы, на которые влияет современная система управления проектами на предприятии. Для работы по каждому направлению в любой АСУП есть набор инструментов, но часто разработчики стремятся к универсальности. Для этого практикуется интеграция со сторонними сервисами через API, что позволяет не зацикливаться на отраслевых решениях и делать функционал системы управления проектом максимально полноценным.

Проводя сравнение систем управления проектами, стоит учитывать специфику каждого продукта и сферы, для которой он был создан. Правильно выбранная АСУП сэкономит время уже на этапе внедрения.

При выборе СУП важно обращать внимание и на соотношение функционала программы с масштабом предприятия. В ряде случаев обилие опций может оказаться не только избыточным, но и усложнить интеграцию платформы — простота интерфейса зачастую является одним из основных факторов.

Системы управления проектом: какие разновидности бывают

Если вам нужна лучшая система управления проектом, ориентируйтесь на потребности организации — универсальных решений здесь не бывает. Условно все решения на этом рынке можно разделить на две части: профессиональные и непрофессиональные. К СУП первого типа можно отнести платформы, разработанные с учетом специфики конкретных сфер, например, строительства или инвестирования. Второй тип — это любая комплексная система управления проектами. В силу массовости этого сегмента на нем стоит остановиться подробнее.

система управления проектами это профессиональные и не профессиональные системы

Неспециализированные СУП дают доступ к спектру инструментов — это универсальное ПО, созданное для применения в различных сферах, от торговли до производственной деятельности. Но это не значит, что его нельзя применять в том же строительстве. Часто при разработке системы управления проектами учитывается профильная специфика, поэтому достаточно выбрать соответствующее отраслевое решение, чтобы адаптировать АСУП под работу с конкретными задачами.

Перечислять все системы управления проектами, присутствующие на российском рынке, бессмысленно — скорее всего, вы и так хорошо их знаете. Но у каждой из этих платформ свои особенности, поэтому для начала стоит сопоставить задачи, которые хотите выполнять с помощью АСУП, и предлагаемый функционал.

Минусы внедрения систем управления проектами

В большинстве случаев обзоры систем управления проектами акцентируют внимание на плюсах внедрения, но важно упомянуть и минусы, с которыми можно столкнуться. К негативным последствиям можно отнести следующие:

  1. Даже с учетом высокой стоимости СУП нет гарантии, что интеграция сразу принесет эффект. Любое ПО требует точной настройки в соответствии с потребностями организации.
  2. Потери времени при выполнении мелких задач из-за необходимости проставления статусов.
  3. Усложнение работы. Особенно это касается применения системы управления в проектах и задачах, которые обычно не подразумевают существенных затрат времени.

Такие последствия — результат изначально неправильного сформированного отношения. Каждая система управления проектами в организации разрабатывается для упрощения работы, а не как очередной дамоклов меч для сотрудников. Поэтому важно правильно подойти и к выбору СУП, и к ее настройке.

Информационная система управления проектами: как выбрать и начать работу

Информационные системы управления проектами, как и любое ПО, требуют правильного подхода. В противном случае гарантированы сожаления о затратах на продукт, который не оправдывает ожидания и только мешает работать. Поэтому, еще до того, как приступите к выбору автоматизированной системы, сформулируйте цели, которых хотите достичь. И желательно после коллективного обсуждения, так как управление проектами в организации — задача не только для руководителя. Это поможет понять, каким функционалом должна быть оснащена АСУП.

При выборе платформы для управления процессами важно учитывать технические моменты. Коробочная или облачная версия это будет, кому поручить внедрение – такие моменты нужно понимать заранее, чтобы поиск был адресным. Обратите внимание и на уровень сервисной поддержки от разработчика.

Многие разработчики предоставляют пользователям ПО на тестовый период — не пренебрегайте им. Это позволит сравнить несколько продуктов, чтобы понять, какой из них обеспечивает самое комфортное управление проектами организации.

Даже новая обувь требует времени, чтобы комфортно сесть по ноге. Что уж говорить о программе, помогающей управлять проектами в организации! Поэтому будьте сразу готовы к тому, что некоторые привычные рабочие моменты изменятся сразу после внедрения. Стоит разработать план, чтобы интеграция ПО была системной. Включите в него не только сроки установки программы и уровни предоставления доступа, но и время, которое займет обучение сотрудников.

Избегайте следующих ошибок при составлении плана внедрения:

  1. Проигнорировано описание целей и способов их достижения.
  2. Внедрение начали проводить не поэтапно, а массово — «ковровая» интеграция может не только затруднить работу над проектом, но и вызвать сбой в технических процессах. Внедряя АСУП постепенно, вы снизите вероятность возникновения форс-мажорных ситуаций. Особенно когда речь идет об интеграции системы со сторонними сервисами — внедрение не всегда происходит гладко.
  3. Изначально не обеспечена техподдержка на должном уровне. Обычно такое происходит в компаниях, которые пытаются внедрить АСУП собственными силами.

Не нужно забывать, что любая система управления проектами на предприятии – это, прежде всего, методичность. Поэтому стоит проявить соответствующий подход при внедрении, чтобы избежать затруднений в дальнейшей работе и получить желаемый эффект.

Свежее
Популярное