Системы управления проектами

Любая система управления проектами (СУП) выполняет конкретные функции и подразумевает определенный набор модулей, которые обеспечивают выполнение задач по планированию, мониторингу и анализу. Кроме того, современная система управления проектами — это хороший инструмент для координации действий сотрудников компании, что исключает срыв сроков и другие форс-мажорные обстоятельства, которые обычно бывают вызваны человеческим фактором.

Как управлять проектами и клиентами одновременно, если договоренности с заказчиком ведет один сотрудник, а за выполнение отвечает целая команда? Для этого нужно связать клиентскую работу с проектными задачами: сохранять требования, назначать ответственных и отслеживать сроки в общем рабочем пространстве. Тогда продажи не заканчиваются передачей заказа исполнителям, а продолжаются согласованной работой над результатом для клиента.

Каким требованиям должны отвечать современные системы управления проектами

Эффективная система управления проектами невозможна без обширного функционала, который делает такое ПО универсальным инструментом для выполнения различных задач. Поэтому, если выбираете какую СУП внедрить в компании, обратите внимание на ее прикладную ценность.

Требования к системе управления проектами, которым должен соответствовать по-настоящему качественный продукт:

1. Одновременное ведение разных проектов.
2. Возможность интеграции со сторонними сервисами.
3. Отсутствие ограничений по выставляемым для сотрудников задачам и загружаемым документам.
4. Наличие гостевого доступа, если привлекаете подрядчиков к работе.
5. Четкая и понятная структура, удобный интерфейс.
6. Отсутствие лимитов по одновременному использованию программы разными сотрудниками.
7. Возможность настройки доступа к информационной базе.
8. Эффективные инструменты для аналитики и прогнозирования.
9. Назначение ролей при постановке задачи.

Функционал ПО — один из наиболее веских факторов, влияющих на итоговый выбор системы управления проектом. Этот аспект определяет, приживется ли программа, внедренная в повседневную работу компании, и насколько эффективно она будет справляться с поставленными задачами.

Как управлять проектами и клиентами одновременно: система

При выборе решения проверьте, можно ли связать клиента, сделку и проект. Важно, чтобы отдел продаж передавал исполнителям не только сумму заказа, но и согласованный объем работ, сроки, документы и особые требования. Если CRM и система управления проектами используются отдельно, заранее определите, какие данные должны передаваться между ними и кто отвечает за их актуальность.

Как управлять проектами и клиентами одновременно: инструменты

Составьте список действий, которые команда выполняет каждый день: фиксирует обращения, готовит предложения, ставит задачи, согласовывает материалы и сообщает заказчику о ходе работы. Затем проверьте, какие инструменты нужны для каждого действия: клиентская карточка, воронка сделок, список задач, календарь, хранилище документов или отчет по проектам. Это поможет выбрать функционал под рабочий процесс, а не под количество возможностей в описании программы.

К чему приводит внедрение системы автоматизации и управления проектами

Если выбор системы управления проектами был сделан правильно и с учетом реалий, внедрение неизбежно скажется на результатах и качестве работы. Прежде всего, интеграция профильного ПО отражается на сроках реализации отдельных и комплексных задач.

Согласно данным портала TAdviser, среди всех сегментов бизнеса, где используются различные CRM, в большей степени такое программное обеспечение распространено в сфере IT. И по стечению обстоятельств именно в этой отрасли наиболее задействован проектный принцип работы. По данным за два последних года, IT-компании занимают первую строчку рейтинга по внедрению CRM-систем, опережая торговые и финансовые организации.

Когда внедрена автоматизированная система управления проектами, рабочее время сотрудников расходуется с большим эффектом — они избавлены от повседневной рутины, связанной с документооборотом. Помогает и такой функционал, как уведомления. Благодаря этому не приходится тратить время на звонки, когда задача передается от одного отдела в другой — СУП обеспечивает бесшовный переход проекта от одного этапа к другому без срыва сроков и потери информации.

Помимо экономии времени, система управления проектами в организации помогает добиться:

• снижения затрат;
• точного прогнозирования сроков и необходимых ресурсов;
• повышения качества итогового результата;
• уменьшение риска.

Еще один момент, на котором сказывается внедрение системы управления проектом, — это качество менеджмента. С помощью СУП руководитель видит всю картину целиком, что помогает ему принимать управленческие решения, основываясь на объективной информации, а не на субъективных оценках.

Аналитика, которая проводится с помощью системы управление проектом, помогает вовремя выделить задачи, не приносящие компании должной выгоды, а только отнимающие ресурсы. Поэтому, используя СУП, руководитель может быстро определить рентабельность того или иного направления.

Как управлять проектами и клиентами одновременно для бизнеса

Начните с описания пути заказа: от первого обращения до сдачи результата. На каждом этапе определите ответственного, необходимые сведения и условия передачи работы дальше. Такой порядок связывает управление продажами с исполнением обязательств перед заказчиком.

Следующий шаг — автоматизация бизнеса на тех участках, где правила уже понятны. Например, после согласования заказа можно настроить создание задач по шаблону, а перед контрольной датой — уведомление ответственному. Конкретные сценарии зависят от возможностей выбранной системы и настроенных интеграций.

Кому будет полезна система управления проектом

Разумеется, в первую очередь комплексная система управления проектами полезна для представителей руководящего звена — с ее помощью можно узнать о работе компании все, вплоть до эффективности отдельного сотрудника. Но СУП полезны и информативны, не только когда речь идет об удобстве работы директорского состава.

Начальники подразделений и отделов тоже получают эффективный инструмент для решения локальных задач. В этом случае система управления проектами на предприятии помогает выбрать исполнителя, который лучше подходит для выполнения конкретной задачи, или мотивировать сотрудника, предоставив ему объективные данные о продуктивности его работы. К плюсам можно отнести и простой контроль за работой подчиненных.

Рядовые исполнители также относятся к тем, кто получает выгоду от внедрения СУП. В их распоряжении оказывается инструмент, который исключает из списка регулярных задач такую рутину, как оформление документов и составление отчетов. Эти процесс автоматизирован в большинстве систем управления проектами, которые есть на российском рынке. Кроме того, СУП облегчает работу с контрагентами и клиентами — все контактные данные, как и история взаимодействий, хранятся в базе.

Как управлять проектами и клиентами одновременно для малого бизнеса

В небольшой компании менеджер может одновременно принимать обращения, согласовывать условия и следить за исполнением заказа. Чтобы не держать все в памяти, начните с минимального набора: карточка клиента, связанный с ней проект, задачи с ответственными и сроками, история договоренностей.

Отдельно определите, кто сообщает заказчику о ходе работы. Тогда клиенты будут знать, к кому обращаться с вопросами, а исполнители — от кого получать согласованные требования и изменения.

Какую СУП выбрать

Рынок подобного программного обеспечения достаточно развит, поэтому не обязательно испытывать дискомфорт, пользуясь зарубежными продуктами — не все владеют иностранными языками в должной мере. Любая российская система управления проектами предоставляет доступ к необходимому функционалу. Остается выбрать продукт, который будет полностью соответствовать пожеланиям и выполняемым задачам.

Еще один вариант — разработка системы управления проектами с учетом нужд компании. Но обычно это решение неизбежно влечет повышенные затраты и оправдано только в случае предельно эксклюзивных пожеланий руководства. Как показывает практика, более чем с 97% задач, с которыми приходится сталкиваться компаниям из различных отраслей, справляется качественно разработанная универсальная СУП.

Мегаплан и Collabis: для клиентских проектов и командной работы

Если после продажи начинается работа над заказом, важно сохранить связь между договоренностями с клиентом и задачами исполнителей. Мегаплан объединяет CRM, задачи и проекты: менеджер может вести клиентскую базу и сделки, а команда — распределять работу, назначать ответственных и контролировать сроки. Например, при разработке сайта в системе можно сохранять историю общения с заказчиком и документы, а выполнение работ организовать в проекте с отдельными задачами для дизайнера и разработчика.

Collabis подойдет для совместной работы над материалами проекта. В нем можно хранить технические задания, инструкции и заметки, вместе редактировать документы, а задачи планировать в таблицах, календаре или на канбан-доске. Например, команда может собрать в одном пространстве описание проекта, рабочие материалы и базу знаний, чтобы участникам было проще находить актуальную информацию. Если при этом требуется полноценное ведение клиентской базы и сделок, эту потребность стоит отдельно учесть при выборе CRM.

Как управлять проектами и клиентами одновременно: пошаговая инструкция

Если вы определяете, как управлять проектами и клиентами одновременно пошагово, проверьте выбранную систему на одном реальном заказе.

1. Создайте карточку клиента. Сохраните контакты, запрос и договоренности.
2. Зафиксируйте условия заказа. Укажите результат, стоимость, сроки и порядок согласования.
3. Создайте связанный проект. Проверьте, что участникам доступны необходимые сведения о заказе.
4. Разделите работу на задачи. Для каждой назначьте ответственного, срок и ожидаемый результат.
5. Определите порядок общения. Договоритесь, кто отвечает клиенту и где фиксируются его решения.
6. Отслеживайте изменения. Если заказчик меняет требования, оцените влияние на объем работ и сроки до подтверждения новых условий.
7. Завершите проект. Зафиксируйте передачу результата, итоговые документы и оставшиеся обязательства.

Как управлять проектами и клиентами одновременно с примерами

Представим, что студия разрабатывает сайт. Менеджер сохраняет пожелания заказчика и согласованный состав работ. Руководитель проекта создает задачи для дизайнера и разработчика, а также определяет даты промежуточных согласований.

Если заказчик просит добавить новый раздел, менеджер фиксирует запрос. Команда оценивает дополнительную работу, после чего с клиентом согласовывают стоимость и сроки. Затем изменения вносят в проектный план. Так договоренности с заказчиком не остаются отдельно от задач исполнителей.

Вопросы и ответы

Можно ли использовать одну и ту же систему управления проектами в разных сферах?

Можно. В большинстве случаев стандартные этапы проектов не различаются по своей специфике. При необходимости функционал СУП можно адаптировать под особенности отрасли, в которой она используется.

Сколько нужно платить за пользование системой управления проектами?

Размер абонентской платы, как правило, зависит от количества сотрудников, получивших доступ к СУП. Кроме того, можно выбрать такой вариант, как коробочная версия, а не облачная — в этом случае вы будете избавлены от ежемесячной абонентской платы.

Требует ли работа с СУП дополнительного обучения?

В большинстве случаев работа с системой управления может быть интуитивно понятной. Но при необходимости можно воспользоваться помощью разработчика. Так, например, в Мегаплане, есть собственный учебный центр, специалисты которого обучают персонал компаний-абонентов работе в системе управления.

Как управлять проектами и клиентами одновременно — как организовать передачу работы между сотрудниками?

Определите, что именно передается на следующем этапе: требования заказчика, документы, результат выполненной задачи или запрос на согласование. Назначьте ответственных за передачу и прием работы, а также зафиксируйте условия, при которых следующий участник может приступать к своей задаче. Для повторяющихся заказов подготовьте шаблон проекта с этапами и контрольными точками.

Полезные ссылки:

• Купить CRM систему для управления проектами
• Что такое CRM система и как она управляет проектами