Как применять тайм-менеджмент: от теории к практике

Тайм-менеджментом называют набор приемов и техник, которые помогают планировать действия и достигать наибольшей эффективности. Это проверенный способ самоорганизации, который находит применение не только в работе, но и в личной жизни.

Управление временем практикуют многие — этот подход помогает рационально распределять время и концентрировать внимание на приоритетных задачах. Основные принципы контроля времени были заложены еще в середине ХХ века, поэтому за прошедшие десятилетия планирование рабочего времени не только основательно укоренилось в различных сферах деятельности, но и получило программное воплощение. Теперь для распределения дел не нужно брать в руки блокнот и ручку — достаточно установить тайм-трекер или другое ПО с опцией планирования. Такие функции есть и в CRM-системах, в частности в Мегаплане.

Говоря об эффективности планирования рабочего графика, стоит подробнее остановиться на приемах управления:

1. Составление списка дел. Этот базовый подход помогает упорядочить задачи, которые предстоит выполнить, но его нельзя назвать эффективным.
2. Календарное планирование. В этом случае задачи привязаны к конкретным датам, а значит, помогают строить планы на любой срок. Во многом благодаря такому подходу в свое время получили распространение перекидные календари. Теперь их место заняли планировщики — электронный календарь с функцией напоминания есть в каждом смартфоне.
3. Планирование по приоритетам. В этом случае человек ориентируется не только на дату, но и на важность дел. И этот этап планирования уже сложнее — он объединяет два предыдущих подхода, совершенствуя их.

Разнообразные техники тайм-менеджмента подтвердили, что продуктивность сотрудника на работе — это не талант, а навык. И этот навык можно развивать, используя простые приемы.

С чего начать внедрение тайм-менеджмента

Использовать принципы тайм-менеджмента в работе просто, если внедрять их системно, строя свой еженедельный график по определенным правилам. Так, заниматься планированием рекомендуется в воскресенье, а не в понедельник утром, как делают многие. Обдумывание дел на неделю поможет снизить стресс от перехода от выходных к будням.

Планируя дела, не стоит входить в режим стахановца. Намного приятнее перевыполнить план, чем не дотягивать до его выполнения. Поэтому не старайтесь максимально заполнить рабочую неделю задачами. Не самые срочные задачи можно отложить, чтобы они не мешали выполнению приоритетных.

Если ваша работа подразумевает возможность делегирования, обязательно используйте ее. Прежде всего это касается срочных, но не самых важных задач. Более того, от несрочных и неважных дел вообще можно отказаться, чтобы не тратить время.

Важно регулярно проводить аудит. Это как время от времени заходить в банковские приложения, чтобы взглянуть на диаграмму, иллюстрирующую ежемесячные траты. Ко времени нужно относиться похожим образом. Выделите неделю, чтобы фиксировать, сколько часов или минут занимает каждое дело, а вечером в пятницу оцените результаты. Делать такой аудит можно с помощью блокнота, но намного удобнее использовать рабочую программу для тайм-менеджмента.

Чем полезны программы для тайм менеджмента

Не все используют приложения для управления временем на работе или в повседневной жизни — приоритеты легко расставить в голове или на бумаге. Но есть и другой лагерь — это люди, которым проще найти подходящее ПО для тайм-менеджмента и скачать его. Поэтому вопрос о том, нужна ли тайм менеджмент-программа на компьютере или нет, остается открытым. Это личное дело каждого.

Тем не менее, стоит подробнее остановиться на плюсах, которые обеспечивает онлайн планер:

• Синхронизация устройств: список дел будет доступен и на смартфоне, и на компьютере. Это очень удобно.
• Автоматизация. Не стоит воспринимать такие приложения как стандартный планировщик. Элементы тайм-менеджмента встречаются в различном программном обеспечении, и с его помощью можно избавить себя от рутины. Это может быть сортировка писем по категориям, автоматическое составление отчетов или заполнение документов.
• Голосовое управление. Если используете подобное приложение на мобильном телефоне, можете поручить составление списка дел голосовому ассистенту. Достаточно сказать команду, чтобы задача появилась в планировщике. Это то самое технологичное развитие тайм-менеджмента, от которого не стоит отказываться.
• Учет рабочего времени. В некоторых CRM, которые используются компаниями, есть такая опция, как фиксация времени, потраченного на выполнение задачи. Воспользуйтесь ей, даже если не нужно ни перед кем отчитываться — программа покажет, сколько часов вы тратите на работу.
• Разделение больших задач на мелкие. С помощью некоторых программ можно сегментировать масштабные проекты на набор мелких задач. Это упрощает работу. Кроме того, такой пример тайм-менеджмента основан на эффективном методе, который применяется давно — о нем речь пойдет дальше.

Это далеко не полный список преимуществ приложений для эффективного распределения дел по времени. Не тратьте силы на поиск программы, которая собрала бы все эти плюсы. Используйте разное ПО, чтобы извлечь максимум выгоды из тех возможностей, которые оно предоставляет.

Какие методы тайм-менеджмента полезно использовать на практике

Ранее мы уже упоминали о том, что планировать дела на неделю лучше заранее, чтобы равномерно распределять нагрузку по часам и дням и концентрироваться на приоритетных задачах. Но это не единственный метод, применяемый в системе тайм-менеджмента.

Дедлайны

Любые технологии контроля времени подразумевают назначение срока выполнения каждой задачи. Даже если нет контроля со стороны, проще собраться и реализовать запланированное, когда изначально поставлен дедлайн. Особенно это касается не самых срочных дел — именно они чаще всего становятся жертвами прокрастинации.

Правило лягушки

Это один из самых популярных методов эффективного тайм-менеджмента. Его авторство приписывают и Марку Твену, и и именитым бизнес-тренерам, и даже французскому фольклору. Суть его заключается в том, что, если первым делом «съесть лягушку», остаток дня не будет отравлен мыслями о том, что это лишь предстоит сделать. Лягушка в этом случае выступает метафорой для важного, но неприятного дела.

Матрица Эйзенхауэра

Как можно понять по названию, этот прием регулярно использовал американский генерал и политический деятель Дуайт Эйзенхауэр. Матрица помогает распределить задачи по категориям, чтобы впоследствии делать акцент на самых важных делах.

Выполнение мелких задач

Метод выступает антиподом для правила лягушки, и подходит для людей, которым перед «подвигом» требуется раскачка. В этом случае нужно начать с простых задач, чтобы войти в ритм. Лишь потом стоит браться за важное дело. Тогда достигается одна из целей тайм-менеджмента — исключение рутины из круговорота рабочих задач. Но такое справедливо лишь в том случае, когда раскачка не занимает полдня.

Сегментирование больших дел

Когда одна большая задача разбита на ряд маленьких, работать становится проще. Такой метод часто применяется в CRM, когда речь идет о проектной работе. Любой, даже самый масштабный проект можно разделить на этапы, после чего задача уже не выглядит глобальной и такой пугающей.

Канбан

Еще один метод тайм-менеджмента, который нашел отражение в программном обеспечении для бизнеса. Благодаря канбан-доскам сотрудники и руководители наглядно видят динамику бизнес-процессов, глядя на карточки, которые передвигаются между столбцами, когда задача переводится на следующий этап. Этот же метод используют многие бесплатные программы для тайм-менеджмента, поэтому не обязательно вешать настоящую доску на стене офиса.

Интервалы времени

Суть метода заключается в том, что перерывы в работе делаются не хаотично, а через определенные промежутки времени. Интервалы выбираете вы — это может быть 30 минут работы и 5 минут отдыха или 2 часа труда и 30 минут передышки. И не придется скачивать программы для тайм-менеджмента на Android, Windows или iOS — достаточно использовать обычный будильник на телефоне.

SMART

Метод SMART подходит людям, которые столкнулись с большой и не очень понятной задачей. Он помогает внести больше конкретики, чтобы исполнителю было проще приступить к работе. Для этого нужно определить пять ключевых критериев, которые важны для выполнения дела.

Прием SMART стоит рассматривать только в разрезе рабочей деятельности — такой подход оказывает влияние и на повседневную жизнь. Так, исследование, проведенное психологами Эдвином Локком и Гэри Лэтэмом, показало, что люди, которые ставят перед собой конкретные, но не завышенные цели, в 90% случаев добиваются желаемого.

Закон Парето

Его формулировка проста: 20% усилий приносят 80% результата, а 80% усилий дают 20% результата. Поэтому стоит проанализировать свою работу, чтобы определить ключевые 20%. Это помогает сконцентрироваться на действительно важных делах и не распыляться на непродуктивную активность.

Монозадачность

Все знают про умение Юлия Цезаря и Наполеона быстро переключаться между задачами, благодаря чему они могли надиктовывать одновременно по 7 писем. У большинства людей попытки включить режим многозадачности оканчиваются снижением продуктивности, поэтому не стоит экспериментировать — в каждый момент концентрируйтесь на одном деле.

ABCDE

Еще одно правило, на практике реализующее задачи тайм-менеджмента — распределение усилий в соответствии с приоритетами. Для начала составьте список задач, распределенных по пяти категориям:

• А — обязательные для выполнения.
• B — нужно сделать, но А важнее.
• C — было бы неплохо сделать, но ничего не случится, если не заняться этой задачей.
• D — лучше поручить кому-то.
• Е — вообще не стоит делать.

По сути, этот прием является аналогом матрицы Эйзенхауэра. Он подходит для тех, кому проще думается вне графической системы координат.

И напоследок можно упомянуть самый простой инструмент тайм-менеджмента — метод 30 секунд. Он заключается в том, чтобы за полминуты определить три самых важных дела, которые нужно сделать. Как показывает практика, этого времени хватает, чтобы расставить приоритеты.

Корпоративный тайм-менеджмент

Говоря об эффективном распределении дел по времени, неправильно обойти вниманием такую тему, как внедрение тайм-менеджмента в компанию. Потому что чем больше сотрудники отвлекаются на посторонние дела, тем ниже эффективность их работы. Без оптимизации временных затрат персонала неизбежны негативные последствия:

• увеличение числа экстренных задач;
• срыв сроков по проектам;
• нарушение системы приоритетов.

Конечно, иногда срабатывает самодисциплина, и, даже если в компании контроль времени внедрен лишь на базовом уровне, такие сотрудники будут выделяться из общей массы, демонстрируя эффективность. Но в большинстве случаев такая продуктивность долго не длится, и со временем отношение персонала к работе выравнивается.

Хорошего эффекта можно достичь, внедрив в компанию CRM, при разработке которой учтены элементы тайм-менеджмента. Так, руководители, которые пользуются Мегапланом, давно избавили сотрудников от составления отчетов — это автоматически делает программа, предоставляя объективные сведения об эффективности работы персонала.

Кроме того, CRM берет на себя много рутинных дел. Это касается и заполнения документов, и оформления карточек клиентов, и передачи информации о выполненных делах. Многие такие действия автоматизированы.

Очень удобной функцией в CRM является планировщик, с помощью которого можно не только устанавливать распорядок дня, но и отмечать приоритетность задач. В нужное время программа напомнит о запланированном деле.

Используя CRM как средство реализации принципов тайм-менеджмента, руководитель компании получает доступ к важной статистике — это учет времени, которое сотрудники тратят на выполнение каждой задачи. За счет подобных функций программа наглядно демонстрирует, насколько эффективно работает персонал компании. Но самое важное преимущество CRM — в том, что она очень быстро становится органичной частью рабочего процесса, и перестает восприниматься как решение, спущенное сверху. Использование такого программного обеспечения встречает со стороны сотрудников намного меньше сопротивления по сравнению с принудительным ежедневным составлением планов или установкой видеокамер в офисе. И не надо быть гуру менеджмента, чтобы понять: чем меньше у работников поводов для волнений, тем лучше их результаты.

Вопросы и ответы

Учет рабочего времени есть в каждой CRM?

Нет, эта функция зависит от типа и целей программы. Поэтому, если нужна CRM с учетом рабочего времени, уточните, входит ли планировщик в список опций.

Как сотрудник получит уведомление о дедлайне, если его нет на рабочем месте?

Способ доставки уведомлений можно выбирать в настройках. Так, при использовании Мегаплана можно дублировать сообщения из информера на электронную почту и в приложение мобильного телефона.

Как быть, если я привык пользоваться планировщиком на телефоне? Дублировать записи в CRM?

В этом нет необходимости. Во многих CRM, в том числе и в Мегаплане, предусмотрена интеграция с популярными календарями. Благодаря этому запись в планировщике на компьютере может дублироваться в мобильной версии календаря на смартфоне.