Как происходит управление командой проекта в CRM

Эффективное управление командой проекта невозможно без сопутствующих инструментов, к числу которых можно отнести и CRM. Особенно такие решения востребованы сейчас, когда формат удаленной работы стал как никогда популярен. В таком случае управление деятельностью команды проекта оказывается не привязано к одному офису, и переносится в виртуальное пространство — поэтому важно отслеживать выполнение задач, отслеживая прогресс.

В 2021 году венчурный фонд HR&ED-tech провел исследование, которое выявило увеличение частоты таких запросов, как «Автоматизация HR» и «Автоматизация HR-процессов» по сравнению с показателями 2020 года на 69% и 57% соответственно.

CRM подходит и для разовых проектов, и для использования на регулярной основе, когда одна масштабная задача сменяет другую. Такое программное обеспечение обеспечивает должный уровень прозрачности работы. Так, например, в Мегаплане можно увидеть, кто из сотрудников прочел комментарий по задаче — у исполнителя не получится аргументировать срыв дедлайна тем, что он якобы не заметил вводные данные.

От чего зависит успешное выполнение проекта

Чтобы реализация проекта не застопорилась и завершилась успехом, важно учитывать ряд факторов, которые могут повлиять на итоговые результаты. Прежде всего, организация управления командой проекта должна учитывать количество исполнителей, вовлеченных в процесс изначально. Особенно, когда руководителю приходится набирать персонал под конкретные задачи. Это упростит адаптацию новых сотрудников и их притирку друг к другу. Когда речь идет о работе в уже сложившейся команде, таких проблем, как правило, не возникает – в таком случае коллеги хорошо знают друг друга.

Все этапы выполнения проекта должны быть прописаны заранее с учетом сроков — в большинстве случае исполнители подключаются по мере перехода задачи из одного статуса к другому. Поэтому важно понимать кто, когда и при каких условиях будет привлечен к работе. В зависимости от масштаба проекта, срок от начала разработки до финального тестирования или упаковки может занять не один месяц.

Нанимая сотрудников со стороны, важно понимать желаемый уровень квалификации и критерии, по которым HR-менеджер будет проводить отбор соискателей. Это точно сэкономит время на подготовительном этапе и может упростить дальнейшее взаимодействие с новыми сотрудниками.

Еще один важный момент при ведении проекта — наделение сотрудников доступом определенного уровня. Это разграничит рабочее поле для каждого исполнителя. Так, дизайнеру не обязательно видеть задачи, которые будут поставлены бухгалтеру или менеджеру по продажам. Поэтому CRM, которую собираетесь использовать для управления командой, должна быть настраиваемой.

Особенности управления командой проекта на примере разработчиков программного обеспечения лучше всего покажет многослойность выполнения таких масштабных задач.

На каждом из указанных здесь этапов привлечены специалисты разного профиля — и это касается не только сферы разработки ПО. В каждой отрасли, вне зависимости от специфики, присутствует такая «наследственность», когда задачи переходят от одного отдела к другому. И каждый из этих этапов должен быть прозрачен для руководителя, который несет ответственность за итоговый результат. Поэтому к директору или менеджеру, отвечающему за выполнение проекта, предъявляются особые требования. Он должен выполнять спектр задач:

• контроль за каждым этапом;
• прогнозирование возможных форс-мажорных ситуаций;
• координация действий сотрудников;
• создание эффективного информационного поля;
• составление списка задач и полномочий для персонала;
• анализ соответствия проводимых работ плану проекта;
• мотивирование персонала;
• обеспечение сотрудников нужными ресурсами;
• составление отчетов.

Это лишь некоторые из задач проект-менеджера, набор обязанностей может меняться в зависимости от компании. И в их выполнении поможет CRM. С помощью этого инструмента можно составить нужные отчеты, провести видеоконференцию, посмотреть на уровень загруженности сотрудников и даже спрогнозировать расходы и доходы. При этом все взаимодействие по проекту происходит в рамках одной платформы — всегда можно вернуться к сообщениям в переписке или нужному файлу, помещенному в облачное хранилище.

Вопросы и ответы

Для каких проектов можно использовать CRM?

CRM эффективно используют для реализации любых проектов в разных сферах – от строительства до коммерческих сделок. Каждый проект, подразумевающий очередность из задач, можно выполнить с помощью CRM.

Какие аспекты работы можно отслеживать с помощью CRM?

Это могут быть сроки выполнения задач, эффективность каждого сотрудника, оперативность реагирования исполнителя. Кроме того, можно выводить отчеты по экономическим показателям, соблюдению дедлайнов. Полный список аналитических направлений зависит от CRM, которая используется для реализации проекта.

Может ли заказчик посмотреть за ходом работ через CRM?

При необходимости можно предоставить гостевой доступ заказчику, если хотите показать прогресс в работе. Кроме того, такой же доступ можно дать подрядчику, чтобы все задачи велись в рамках одной платформы.

Может быть интересно:

• Что такое CRM система
• Стоимость CRM системы
• Как внедрить CRM систему