Электронная трудовая книжка против бумажной: что удобнее работодателю

же более двух лет в России действуют электронные трудовые книжки (ЭТК). Они ведутся на каждого сотрудника. Мегаплан разобрался, какие есть плюсы и минусы у цифрового документа для работодателя. Рассказываем, в чем он удобнее бумажной трудовой и какую информацию о кандидате там не найти.

Когда появились электронные трудовые

1 января 2020 года все россияне, у которых есть трудовая книжка, получили возможность перейти на электронную версию этого документа. В июне 2022 года в Пенсионном фонде заявили, что на электронную трудовую перешло 9 млн россиян.

Система такая: работодатели ведут электронные трудовые книжки на всех сотрудников. Но работник может решить, сохранить ли ему еще и бумажную версию. Если работник выбирает только ЭТК, то работодатель отдает сотруднику бумажный документ на руки и, соответственно, больше не несет за него ответственность.

Однако те, кто впервые трудоустроился в 2021 году, выбирать уже не могут: им ведут книжки только в электронном виде.

Плюсы электронной трудовой

1. Меньше ошибок

Основное преимущество электронной трудовой книжки — это удобство. Оно проявляется в нескольких аспектах. Во-первых, при заполнении электронной трудовой меньше риск допустить ошибку, что часто встречается в бумажных вариантах. Во-вторых, электронную книжку не надо нигде хранить. Соответственно, нет издержек на то, чтобы вести кадровый документооборот. И в-третьих, ЭТК невозможно потерять, что хорошо как для работника, так и для работодателя.

2. Легче трудоустроить дистанционно

В январе 2022 года сервис «Работа.ру» выяснил, что более половины россиян (56%) хотели бы работать удаленно в этом году. Среди плюсов дистанционки работники чаще всего называли то, что такая работа дает им возможность самостоятельно контролировать свой график и экономить время на дорогу до офиса и обратно.

Электронная трудовая облегчает процесс дистанционного трудоустройства. Передать ЭТК можно, например, по e-mail. Однако оригиналы договора и приказа о принятии на работу все еще нужно подписывать лично или же пересылать документы по обычной — не электронной — почте.

3. Это честнее

Некоторые работники раньше делали так: поработал в одном месте пару месяцев, выгнали за прогулы, а потом пошел и купил новую бумажную трудовую. Такая лазейка позволяла работнику, например, скрыть причины увольнения или нерелевантный трудовой стаж. Документ чистый, поэтому работодатель об этой хитрости не узнает.

Теперь работодатель может проверить в ЭТК сведения, которые предоставляет ему кандидат на должность, — например, продолжительность последней работы, указанной в резюме.

Минусы электронной трудовой

1. Неполная информация

Основная претензия к электронному документу состоит в том, что до 2020 года в нем отображается только краткая информация о трудовой деятельности: где и когда человек работал.

В прошлом году правительство разрешило включать и более ранний стаж, однако это ответственность работника. Ему надо подать заявление в Пенсионный фонд либо подтвердить предыдущий стаж по старинке — бумажным документом. Если человек этого не сделал, то работодателю может показаться неполной информация, предоставленная сотрудником.

Кроме того, в электронной трудовой нет информации о награждениях работника и некоторых особенностях его работы — например, если он трудился сезонно или вахтовым методом. Для некоторых работодателей эта информация важна.

2. Двойная нагрузка

Несмотря на то что электронные трудовые книжки работодатели ведут уже более двух лет, к системе привыкли далеко не все. Согласно исследованию сервиса по поиску работы SuperJob, проведенному в январе 2022 года, 35% кадровиков "="">испытывают сложности с ведением электронных трудовых. Основная проблема заключается в увеличившемся количестве работы, ведь теперь им необходимо вести обе версии трудовых книжек — и цифровую, и бумажную.

Участники исследования указали еще на несколько проблем. HR-менеджер не имеет доступа к ЭТК специалиста, поэтому он не может быстро проверить подлинность указанной в резюме информации. Есть сложности с тем, чтобы рассчитать стаж работы для оплаты больничного. Также не исключены сбои в IT-системах Пенсионного фонда.

Участники опроса также отмечали, что введение электронных трудовых книжек отразилось на поведении работников: теперь, вместо того чтобы написать заявление об увольнении, они просто не приходят на работу. Ведь трудовую-то забирать не надо.

Однако специалисты говорят, что просто не прийти на работу нельзя. Работник должен написать заявление на увольнение, без него человека нельзя уволить по собственному желанию. Если работник не приходит, то его увольняют за прогул и вносят эту информацию в электронную трудовую.

3. Риск хакерских атак

В начале весны некоторые госорганы пострадали от хакерских атак: сайты Министерства культуры, Минцифры, Федеральной антимонопольной службы, Росстата, ФСИН и Роскомнадзора.

Пенсионный фонд уверяет, что сбои и взломы его информационных систем почти невозможны. В ведомстве отмечают, что информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, это исключает риск того, что данные будут потеряны. Однако, вероятно, полностью исключать проблемы с кибербезопасностью нельзя.

Сергей Козлов, генеральный директор Мегаплана

Электронный документооборот, конечно, упрощает жизнь бизнесу. Чем меньше бумажной волокиты – тем лучше. Но и сотрудников, которые хотят вести трудовую по-старинке, можно понять. У них есть страх, что случатся какие-то сбои, утечки или хакерские атаки, и все данные пропадут. Конечно, это опасения больше иррациональные. Но с документом на руках как-то спокойнее. Поэтому мы за электронный документооборот, но понимаем тех, кто пока еще подстраховывается»

Текст: Анастасия Добровольская. Иллюстрация на заставке: Светлана Светликова